O que fazer em caso de falência da administradora

A falência de uma empresa pode acontecer por diversos motivos. Segundo o SEBRAE, há dois fatores fundamentais: falta de planejamento prévio e má gestão empresarial. Na hora do desespero, fraudes e golpes podem ser práticas comuns numa tentativa injustificada de sair do buraco.

Assim, quando falamos da prestação de serviço das administradoras de condomínio, os síndicos precisam ficar atentos a todos essas situações.

Abaixo dois casos recentes de golpes de administradoras em condomínios: 

• Fevereiro/22: Sumiço de mais de R$ 120 mil de diversos condomínios na Praia Grande
• Agosto/20: Contador desviou R$ 300 mil de nove condomínios em São Paulo

Sinais que indicam que há algo de errado com a administradora do condomínio:

• Alta rotatividade de funcionários; 
• Atendimento (gerente da conta do condomínio) muda constantemente;
• Retenção de documentos ou não se apresenta os originais no momento do balancete;
• Contas do condomínio pagas com atraso;
• Fornecedores do condomínio reclamando de falta/atraso nos pagamentos; 
• Falta de atendimento adequado ao síndico e condôminos.

O que fazer quando a administradora do condomínio decreta falência?

Se o seu condomínio foi surpreendido por uma administradora que faliu é importante agir rápido.

Os especialistas ouvidos pelo SíndicoNet afirmam que quanto mais cedo o condomínio entrar com uma ação contra a administradora, maior é a possibilidade de se reaver o patrimônio.

Nesse momento, é importante que um advogado seja contratado para realizar o acompanhamento adequado do caso.

Para as contas urgentes do condomínio, o ideal é que seja convocada uma assembleia extraordinária para verificar a necessidade de um rateio extra, caso existam contas pendentes.

Salários de funcionários, contas de concessionárias (água e luz) e contratos de manutenção são as prioridades, então é importante o síndico conversar com todos os prestadores de serviços, explicando a situação e, se necessário, solicitando um prazo maior para quitar possíveis dívidas.  

Na assembleia extraordinária também pode ser discutida a contratação de uma nova administradora.

Dicas para garantir a segurança na prestação de serviço da administradora

1. Escolha da empresa

É quase impossível prever com toda a certeza a falência de uma administradora, mas existem alguns sinais que podem revelar ao síndico que a empresa é desorganizada e pouco confiável. São estes:

• Preço muito abaixo do mercado;
• Empresas "de um homem só” (é preciso ter uma equipe capacitada, que compreenda diversas áreas como gestão de pessoas, financeira, contábil, cobrança etc); 
• Empresas que não têm patrimônio para apresentar caso haja alguma ação judicial;
• Baixo capital social (é um lastro que pode fazer frente a algum ato de má gestão);
• Reputação baixa (use sites como ReclameAqui, CoteiBem e Serasa Experian, além de acessar os Tribunais de Justiça para consultar os processos em que a empresa esteve envolvida. Também vale checar se é filiada a entidades do setor, como Secovi, AABIC e ABADI);
• Falta de investimento no aperfeiçoamento dos funcionários;
• Pouca adesão a recursos tecnológicos;
• Infraestrutura precária;
• Referências negativas de outros clientes;
• Veja aqui mais dicas de como escolher uma boa administradora para o seu condomínio.

2. Contrato com administradora de condomínio

O documento deve:

• Ser curto e claro, para que todos entendam bem os deveres e direitos de cada parte;
• Constar o prazo para a rescisão do serviço (não deve ultrapassar 30 dias);
• Mencionar custos de despesas gerais como impressões, taxas bancárias, representação jurídica etc;
• Veja aqui tudo o que deve constar no contrato com a administradora do condomínio.

3. Balancetes mensais do condomínio

As pastas de prestação de contas devem:

• Seguir o mês comercial (início no dia 1 e término no dia 28, 30 ou 31). Caso seja feito de outra forma, fica mais difícil detectar fraudes;
• Ser assinadas por um contador; 
• Ser apresentadas ao síndico com comprovantes originais de que todos os pagamentos aos fornecedores estão sendo pagos em dia;
• Depois de analisadas pelo síndico, devem ser devidamente arquivadas (na administradora ou no condomínio) ou mesmo digitalizadas, para o caso de futuras consultas e comprovações.

4. Tributos

Há especialistas que entendem que, por questões de segurança, certos pagamentos deveriam ser efetuados pelo próprio síndico, como é o caso de tributos (previdência social, fundo de garantia e INSS). Dessa forma, a administradora seria responsável apenas por enviar as guias de recolhimento ao gestor.

Isso porque já houve casos em que administradoras fraudaram esses documentos, deixando os condomínios com uma enorme dívida trabalhista. 

O ideal é pedir as certidões de nada consta para a administradora a cada seis meses.

5. Checklist da saúde financeira

• Pedir as certidões negativas de débitos (CND) na Caixa Econômica Federal, Receita Federal e INSS da administradora e do condomínio (o próprio síndico pode verificar, basta informar o CNPJ) a cada seis meses. 
• Para obter a CND via internet, clique aqui. 

6. Gestão da empresa

É importante que a administradora passe periodicamente por auditorias, que atestam sua saúde financeira.

O próprio condomínio pode contratar esse serviço para analisar suas contas e se certificar de que a gestão do seu dinheiro está sendo feita de forma correta e sem desvios.

• CoteiBem: Faça uma cotação com empresas especializadas em auditorias para condomínios

Se a administradora tem certificados como ISOs, também é um bom indicativo, assim como as certificações de qualidade de entidades de classe, como o PROAD (Programa de Autorregulação das Administradoras), da AABIC e Secovi-SP, em São Paulo, e o Procondo (Programa de Autorregulação da Atividade de Administração Condominial), do Rio de Janeiro. 

Além disso, administradoras que aplicam o compliance dão ainda mais segurança para o condomínio. 

7. Contas pool

A conta pool é uma conta bancária que a administradora armazena e movimenta o dinheiro de vários condomínios por ela administrados. 

Como vantagem, esse tipo de conta permite a redução de gastos com taxas bancárias, desburocratização e agilidade operacional por parte da administradora. 

No entanto, há um maior risco de fraudes, pois não se pode controlar a movimentação pelos extratos, apenas pelo relatório emitido pela administradora.

Por conta disso, recomenda-se maior atenção quanto à solidez, tradição, capital social da empresa e, principalmente, quanto à transparência com que a movimentação financeira do condomínio é apresentada. 

Atualmente, diversos bancos já contam com a possibilidade de haver duas chaves eletrônicas para a mesma conta.

O ideal é que a administradora deixe os pagamentos agendados para a semana, e que os mesmos sejam efetuados apenas com a aprovação do síndico, que pode fazer isso pelo site do banco ou com assinatura dos cheques.

Se a administradora for a única responsável por efetuar os pagamentos, a atenção deve ser redobrada e o correto é que isso seja decidido em assembleia. 

9. Contas de fundos extras

Manter contas separadas para despesas ordinárias e extraordinárias é fundamental para a segurança financeira do condomínio.

Fundos de reservas, obras, de inadimplência, entre outros, devem estar em uma conta vinculada, a qual a administradora não tem permissão para movimentar.

Dessa forma, a visualização do quantia guardada e do que é dinheiro cotidiano é mais prática.

10. Trabalho independente

Por melhor que a administradora seja, não é salutar que a mesma exerça também o trabalho de síndico.

11. Seguros específicos

• Seguro- fidelidade: Pouquíssimas administradoras oferecem essa modalidade de seguro, que ainda é muito caro. Ele garante, porém, um mês de arrecadação do condomínio. É uma ferramenta para evitar surpresas como “a administradora faliu e não temos como pagar nada desse mês”;
• Seguro de responsabilidade civil: Qualquer empresa ou prestador de serviço pode contratar essa apólice, que garante reembolso por erros cometidos. Apesar de caro, vale a pena pedir para que esse documento esteja anexado ao contrato de serviço firmado entre as partes.

SAIBA MAIS: Como síndico e moradores podem acompanhar o trabalho da administradora

Fontes consultadas: Cristiano de Souza, advogado especializado em condomínios, Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora da EPD do curso de administração condominial, Cristiane Salles, gerente da administradora Protel e Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios e consultor SíndicoNet, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK, Omar Anauate, diretor da Aabic

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