Embora não se discuta mais, sendo ponto pacífico a importância de uma administradora no processo de gestão de condomínios, ainda são muitas as dúvidas no que se refere à suas funções e responsabilidades.
A assessoria profissional se faz sentir em todos os aspectos da vida condominial. Ao ser contratada, esse tipo de empresa tem como tarefa administrativa o controle da rotina financeira e contábil, desde a arrecadação financeira das cotas condominiais das unidades do conjunto ao pagamento de suas obrigações, passando pela apresentação das pastas contábeis mensais ao corpo diretivo do condomínio.
No rol de obrigações das administradoras também se incluem tarefas ligadas à área de recursos humanos, como a elaboração da folha de pessoal e os respectivos encargos trabalhistas, aliada às diversas obrigações tributárias com retenções previdenciárias, além de outros custos de responsabilidade dos condomínios na condição de tomador de diversos serviços com empresas e/o autônomos.
Ainda que para os síndicos essas tarefas burocráticas sejam consideradas básicas na lista de serviços a serem prestados pelas empresas contratadas, as mesmas precisam se estruturar e compor equipes especializadas nos mais diversos segmentos para que realize o atendimento de forma correta, com excelência.
Muito se engana, porém, quem acha que o trabalho da administradora condominial fique restrito a esses serviços. A diversidade da convivência comunitária e seus inevitáveis conflitos internos e/ou com agentes externos também tornam indispensável um apoio jurídico para a correta orientação na solução dessas questões.Esse cuidado é essencial para evitar a tomada de decisões equivocadas, que podem ocasionar em prejuízos e agravar ainda mais a situação. Os advogados dessas empresas, sejam eles próprios ou contratados, tornam-se os consultores dos síndicos em todas as questões que envolvem os empreendimentos, quer como réu ou como autor.
São processos que surgem em inúmeras ocasiões e que aos olhos dos leigos parecem simples, mas que, em uma execução falha, podem causar grandes problemas para os síndicos, gerando descontentamentos que culminem até mesmo em sua renúncia ou destituição. Isso, sem deixar de mencionar a iminência de vultuosos prejuízos financeiros, o que acontece com certa frequência.
Nesse contexto, uma ressalva se faz necessária. É preciso destacar que tais consequências ocorrem pelo desconhecimento dos síndicos de que as empresas profissionais contratadas não são diretamente responsáveis pelas deliberações tomadas na gestão. Assim dita o Código Civil, em seu Art. 1.348 § 1º:
Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação, o que não significa em hipótese nenhuma na transferência da responsabilidade das ações tomadas.
No mesmo artigo, o parágrafo seguinte reforça a não responsabilidade de empresas profissionais na condição de contratadas. Assim diz: § 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção. De tal forma que as funções administrativas não implicam em hipótese alguma em transferência de responsabilidade da gestão. As contratadas só deverão responder por eventuais ações falhas na execução dos processos de sua exclusiva responsabilidade, com ou sem dolo.
A responsabilidade que recai ao síndico, profissional ou voluntário, pelos eventuais danos causados em consequência da tomada de uma medida errada ou que contrarie a legislação ou a deliberação das assembleias, torna fundamental a detalhada descrição das funções no contrato no momento da contratação de cada empresa. E nesse complexo trabalho,se destaca mais ainda a necessidade de uma assessoria competente, em que o gestor possa confiar na delegação dos processos administrativos e no aconselhamento das medidas a serem executadasna rotina condominial.
A escolha e permanência da administradora condominial devem ser pautadas e avaliadas na qualidade dos processos e na confiabilidade de suas respostas. Ela, afinal, será a fonte de consulta do síndico para os diversos questionamentos que surgem diariamente com moradores, vizinhos, fornecedores e outros que passam pelo condomínio.
A experiência das administradoras na solução dos conflitos e na indicação do cumprimento da legalidade dos processos no atendimento das posturas municipais, estaduais e federais faz com que se tornem peças chaves na gestão condominial como executores das ações e orientadores das deliberações dos síndicos e membros do corpo diretivo.