Assembleia produtiva

 Por Daphnis Citti*

Apesar de fundamentais na gestão de um condomínio, as assembleias até hoje são mal vistas. Quando não são tediosas, indo até tarde da noite, terminam em discussão e até mesmo agressões físicas entre vizinhos. De acordo com Daphnis Citti de Lauro, sócio da CITTI Assessoria Imobiliária, os maiores problemas são a falta de objetividade e o tempo de duração dessas reuniões.

“As pessoas conversam entre si, discutem, falam todas ao mesmo tempo e até abordam coisas que nada têm a ver com o que está sendo tratado. Com isso, as assembleias se alongam, os participantes se cansam e vão se retirando pouco a pouco, com o firme propósito de não participarem da próxima”, afirma o especialista.

Segundo Daphnis, é possível, com algumas atitudes, tornar esses encontros mais atrativos, tranquilos e produtivos. “O ideal é que a assembleia tenha no máximo uma hora e meia, com a pauta sendo seguida à risca. Isso tornará o ambiente agradável e construtivo, facilitando a tomada de decisões.” Confira 7 dicas do especialistas: 1) Elaborar uma pauta curta: É melhor realizar mais assembleias durante o ano com, no máximo, três itens, do que uma anual com nove ou dez. Elas serão mais rápidas, não cansarão, e propiciarão maior objetividade e melhores resultados. 2) Não incluir assuntos gerais (sempre que possível): Pedidos, sugestões ou queixas podem ser feitas pessoalmente, por e-mail ou telefonema. Não é preciso esperar a assembleia para reclamar do hall do andar que está sujo, do vaso cuja planta está morrendo, do porteiro noturno que dorme, etc. 3) Não permitir debate das decisões da última assembleia: Em muitas ocasiões, os condôminos pensam ser possível rediscutir os assuntos da assembleia passada, quando na verdade é feita uma leitura apenas da redação que se ratifica ou altera. Isso acontece quando certo trecho não refletiu exatamente o que foi dito ou decidido ou, ainda, algo foi omitido. Alguns insatisfeitos com as decisões do encontro anterior aproveitam-se deste item para tentar alterá-las, o que não é possível nem deve ser permitido. 4) Distribuir a previsão orçamentária com antecedência: Desta forma, os condôminos poderão ler detalhadamente e decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo.  O síndico e a administradora encontram muita dificuldade em fazer com que os condôminos entendam o objetivo da previsão, que é definir pela manutenção ou aumento do valor da taxa condominial. Isso baseado em números das despesas e receitas. O problema é que muitas vezes os condôminos, nas assembleias, não entendem o objetivo da previsão orçamentária, fazem críticas pontuais aos valores constantes da previsão e desviando o foco. A discussão sobre medidas para diminuir as despesas não é a finalidade desse item. 5) Locar uma sala fora do condomínio para realização da assembleia: Em geral, as reuniões são realizadas no salão de festas. Estes espaços, além de terem eco, o que causam incômodo especialmente a moradores de andares próximos, geram um clima informal demais, incentivando mais a conversa do que a discussão e decisão de assuntos importantes. Existem muitas salas com preço razoável para locação, com cadeiras, mesa, equipamento de projeção e que tornam a reunião mais profissional. 6) Definir o tempo: Preferencialmente, incluir nas convocações o tempo para exposição do assunto e para os debates. Cinco minutos por pessoa é suficiente. É lógico que não será respeitado, mas ajudará o presidente da assembleia a colocar os assuntos logo em votação. 7) Escolher presidente um condômino que seja objetivo: Ele precisará controlar o andamento dos trabalhos de forma a não deixar que as discussões fiquem intermináveis. E que, após debates, coloque logo o assunto em votação.