Certificação Digital

A partir de 1º de janeiro de 2012 todos os condomínios do país devem ter certificação digital. O prazo para que os síndicos reúnam toda a documentação necessária para obter esse certificado, no padrão ICP Brasil, expira no dia 31 de dezembro.

 

Por meio da assinatura eletrônica, os condomínios terão acesso ao “Conectividade Social”, um canal de comunicação via internet, no qual serão transmitidas as informações sobre a contratação de trabalhadores, declarações do Imposto de Renda, Registro de Pagamento de Autônomos (RPA), Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), INSS, Relação Anual de Informações Sociais (Rais), entre outros. O não cumprimento da obrigação pode acarretar em multas e processos judiciais na Justiça do Trabalho.

 

O presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC SP), Domingos Orestes Chiomento, alerta que vários serviços do atual sistema de certificação digital estão sendo descontinuados, e ficarão disponíveis somente por meio do novo canal, o ICP-Brasil.

 

 

No parecer do presidente do Conselho, as administradoras dos condomínios podem e devem oferecer suporte aos síndicos no que for preciso. “Por esse motivo, é imprescindível que as pessoas comecem, desde já, a preparar a documentação. Vale lembrar que, na última hora, pode haver um ou mais contratempos”.

 

Mas como providenciar a certificação do seu condomínio? Na teoria, o processo parece ser bem simples, mas a extensa lista de documentos pode acabar complicando. Para dar entrada no certificado digital, o síndico do condomínio deve procurar uma agente certificadora credenciada pela Receita Federal, apresentando original e cópia dos seguintes documentos: cartão de CNPJ do condomínio; convenção do condomínio; RG, CPF, duas fotos 3x4 e comprovante de endereço do síndico; ata de eleição; instituição e especificação do condomínio.

 

O custo varia de acordo com o prazo de validade, que pode ser de um a três anos, e costuma ficar entre R$ 350 e R$ 500. Chiomento explica que o maior problema desse processo é que, cada vez que for eleito um novo síndico, o condomínio precisará solicitar uma nova certificação, já que ela é totalmente vinculada com o CPF do síndico. “Por isso, é recomendável que os condomínios façam a certificação com prazo de apenas um ano”, afirma, salientando que mesmo os condomínios que não possuírem funcionários precisarão da certificação digital para transmitir informações sobre o Imposto de Renda e o RPA.

 

A certificação digital é uma espécie de chave eletrônica que identifica, na internet, uma entidade, seja ela empresa, pessoa física, máquina, aplicação ou site. Ela serve como um documento eletrônico, que permite ao usuário se comunicar e efetuar transações na web de forma mais rápida, sigilosa e com validade jurídica, comprovando a identidade e assegurando a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados. Há vários tipos de certificação, mas no caso dos condomínios, a mais indicada é o chamado e-CNPJ.

 

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