Ciclo PDCA para síndicos administrarem condomínios

maior desafio em uma gestão é o cumprimento de metascontroles operacionais de maneira personalizada de acordo com a complexidade e necessidade de cada empreendimento. O ciclo PDCA pode ajudar nisso!

aumento de custos,insatisfação dos condôminos e isso não pode ocorrer em uma gestão de sucesso. 

práticas contínuasevitando desperdícios, falhas, retrabalhos e perda de produtividade.

não existe sorte ou o acaso, mas sim planejamento.

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Ciclo PDCA aplicado à gestão condominial

ferramenta de melhoria e controle operacional contínuo: o Ciclo PDCA.

visualização mais clara, prática e objetiva de tudo que precisa ser melhorado e/ou modificado.

Tal ferramenta é importantíssima para a gestão operacional que consiste em:

• Planejar;
• Executar.
• Checar;
• Agir;

Porém, é essencial seguir todos os passos para garantir a eficácia deste método.

importante para detectar e resolver problemas, com o intuito de obtermos maiores resultados nos projetos condominiais, e assim, alcançar de forma estratégica e inteligente os objetivos.

Benefícios da metodologia PDCA na gestão operacional de condomínios

melhorar consideravelmente os resultados obtidos pela gestão da qualidade.

não exige amplo conhecimento quanto a teorias ou ferramentas de administração sendo muito simples de utilizá-la .

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Sendo assim, com as estratégias estabelecidas, as metas podem ser alcançadas com mais facilidade. 

estimula a equipe, fazendo-os produzir mais em menos tempo e com qualidade elevada, pois os todos passam a desenvolver as atividades com maior foco, dedicação e engajamento. Ou seja, ter uma meta a ser alcançada é um incentivo muito positivo.

ter a consciência de que todas as ações da equipefocadas nos moradores.

Portanto, não se deve medir esforços na busca pela qualidade e melhoria contínua. É necessário aprimorar e inovar constantemente de modo a acompanhar as evoluções do mercado e do mercado condominial.

Como funciona o Ciclo PDCA na gestão de condomínios

quatro passos que formam um ciclo, sendo sempre repetidos na mesma ordem, um em seguida do outro. Após seu término, inicia-se todo o processo novamente, sempre buscando a melhoria continua.

Plan (Planejar)

levantamento das necessidades estabelecendo uma meta e um método que vai nortear a execução das atividades. 

estabeleça prazos e crie um roteiro faça uma lista com todos os processos que precisam ser monitorados e melhorados. Neste momento, pode-se iniciar os orçamentos para cumprir a meta. Veja que já está nascendo um projeto! 

Do (Fazer)

execução do projetoescolha a equipe que vai executar e implementar as mudanças.

É essencial dedicar tempo ao treinamento dos colaboradores envolvidos, permitindo assim, uma avaliação honesta e assertiva do plano.

não se esqueça de monitorar as atividades, a fim de garantir que obedeçam ao roteiro definido no planejamento. Portanto, estabeleça prazos para o cumprimento. 

Check (Checar)

verificação quanto ao funcionamento do plano, analisando a eficácia das atividades.

quais ações tiveram êxito e quais não deram certo.

Act (Agir)

momento para o síndico tomar decisões diante da checagem ou avaliação.

Verificar se o resultado foi positivo, se a meta foi alcançada e se o processo pode ser adotado como uma referência dentro da empresa.

busca a padronização, aperfeiçoamento e qualidade. Seguindo essa dinâmica, os processos serão aprimorados constantemente a partir dessas correções, mesmo que sejam pequenas.

possibilita um ambiente de constante mudanças, permitindo descobertas impactantes e inovações, o que contribui para manter a organização competitiva.

O síndico pode envolver os membros do conselho neste processo e apresentar os resultados em assembleia ou através de informativos. 

Essa prática pode evitar mal-entendidos, gerando transparência e inspirando confiança nos moradores, já que a gestão de um condomínio envolve um grande volume de informações. 

Em relação aos prazos, você pode utilizar a metodologia SLA que estabelece prazos para resposta e resultados por cores.

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(*) Leandro Souza é advogado, pedagogo e administrador, que atua no segmento condominial e imobiliário no estado do Rio de Janeiro há mais de 15 anos. É também diretor executivo na Empresa Sindix Administração de Condomínios e imóveis.