Como atender os condôminos

Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.

Para evitar que  a carreira do síndico comece mal, é possível identificar já na ata da sua eleição os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agir no momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.

Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.

Nem sempre, porém, o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.

Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.

Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali. Ele também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.

Internet

• Aplicativos para condomínios vem se tornando cada vez mais comuns. Neles, é possível integrar a comunicação do síndico com todos os condôminos para envio de comunicados e registro de ocorrências, por exemplo. Também é possível fazer reservas de áreas de lazer, controle de acesso da portaria, publicar atas, documentos e classificados, entre outros. 
• Algumas administradoras oferecem um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico. 
• A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências.
• O uso de informativos - online ou impressos - é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho.

Pessoalmente

• Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.
• É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semanas para conversar com os moradores.
• Também é indicado o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.

Ajuda

• Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. A ajuda do conselho também é importante nessas horas.
• Quando houver comitês, como de obras, os participantes também podem ajudar o síndico provendo os moradores de informações quando necessário.

Crianças e Adolescentes

• Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes - um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da “classe” para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.

Dica do leitor

• Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta que em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correnspondências e entrada de visitantes.
• Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.

Formas de comunicação

Assuntos não urgentes	Assuntos urgentes:
Livro de ocorrências ou Caixa de sugestão	Telefones
E-mails	Interfone
Quadro de avisos	-
Fórum de discussão, blog ou site do prédio	-

Acesso à documentação

• Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.
• Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.
• Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior. 
• Saiba mais sobre acesso dos condôminos à documentação do condomínio

Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores

1. Estipule regras
2. Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões
3. Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.
4. Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles
5. Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos
6. Comunique-se. O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes
7. Interfone só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos

Monte comunidados e "jornaizinhos" no seu condomínio

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Fontes consultadas: Valéria Lemonache, psicóloga e mediadora de conflitos; Rosely Schwatrz, professora do curso de adm de condomínios da FMU; Sérgio Meira de Castro Neto, diretor de condomínios do Secovi-SP; Marcio Bagnato, administradora Habitacional; Ana Paula Pellegrino, administradora Adbens