Como realizar cotações para o condomínio

Ao adquirir uma geladeira, você costuma comprar com a primeira empresa que aparece? Pouco provável. Nos condomínios, o processo de compras é ainda mais complexo, já que a   lista de produtos e serviços necessários é extensa   e fazer cotações é uma prática mais que necessária, porém, igualmente árdua para o síndico.

Existem algumas dificuldades pela frente que acabam travando o processo. É comum muitos gestores optarem pelo modo convencional, acionando empresas manualmente sem muito critério e organização.

E aí surgem os problemas, que podem tornar tudo mais desgastante e pior, prejudicial ao condomínio:

• Fornecedores ou orçamentos de baixa qualidade;
• falta de conhecimento ou respaldo técnico;
• propostas com escopos diferentes;
• ter que lidar com inúmeras propostas de diversos fornecedores.

Dados do Censo SíndicoNet 2021, realizado com mais de 5 mil pessoas em todo o país, mostram que:

• 61,2% dos síndicos entendem que encontrar bons fornecedores é a maior dificuldade ao fazer cotações de serviços prediais para o condomínio;
• 36% dos gestores sentem falta de um bom sistema de cotações;
• 23,3% dos participantes acreditam que planilhar orçamentos seja o maior problema.

Para atravessar estes e outros obstáculos na hora de realizar cotações para o seu condomínio, é preciso levar em conta alguns procedimentos básicos. Sendo assim, separamos 5 passos importantes para que seu processo seja ágil, certeiro e transparente. 

Nesta matéria você vai ler:

• 1º passo - Selecionando empresas a serem cotadas
• 2º passo - Descrevendo a cotação
• 3º passo - Fornecendo informações complementares
• 4º passo - Analisando orçamentos
• 5º passo - Encerrando o processo de cotação

1º passo - Selecionando empresas a serem cotadas

• Observar se a proximidade geográfica entre empresa e condomínio é relevante para o serviço ou produto cotado.
• Ver o site da empresa ou perfil no CoteiBem – plataforma gratuita de cotações para condomínios, do SíndicoNet, utilizada por mais de 100 mil síndicos, com mais de 5 mil fornecedores catalogados e 64 especialidades de produtos e serviços cadastrados. Normalmente são registradas diversas informações, especificações técnicas do que oferecem, garantias e referências, outros clientes, anos de atividade, entre outras.
• Checar a reputação da empresa no ReclameAqui e CoteiBem. No caso do CoteiBem, os fornecedores são avaliados por outros síndicos, mesmo que o negócio não tenha se concretizado. Ou seja, as avaliações são dadas pelo atendimento durante o processo de cotação. Como eles pagam para estar na plataforma - têm o poder de escolher ou não entrar na concorrência e estão sujeitos à avaliação -, as chances de ser melhor atendido aumentam.
• Se as informações acima não são fornecidas no site da empresa (ou perfil), deve-se averiguá-las junto à empresa, ou descartá-la.
• A qualidade do site também diz muito sobre a empresa. Considere isso.
• Selecionar pelo menos 4 empresas para serem cotadas. É muito comum que uma ou outra empresa não possa atender às exigências da cotação, por diversos motivos. Cotando com 4 empresas, caso uma não possa atender, ainda sobram pelo menos três, e assim não há necessidade de buscar novo fornecedor.
• No CoteiBem, há uma lista de empresas para cada categoria de produtos e serviços, na qual você poderá escolher as que desejar e receber até 4 orçamentos. É possível filtrar as concorrentes por nota de avaliação e visualizar os comentários feitos por outros síndicos. 
• Também no CoteiBem, você pode favoritar seus fornecedores preferidos e criar uma carteira prática, sem perder tempo procurando por eles.
• Esta matéria seleciona outros pontos importantes na hora de checar a integridade da empresa, confira.

2º passo - Descrevendo a solicitação

• Este passo é essencial, mas muitas vezes negligenciado. Uma cotação bem solicitada evita muitos problemas e reduz muito o tempo de atendimento.
• Deve-se fornecer um escopo, detalhando ao máximo o serviço ou produto pretendido, mas sem perder a objetividade, ou seja, fornecer o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional. Assim, além de agilizar a cotação, torna o processo mais certeiro e qualificado.
• O CoteiBem otimiza um pouco esse trabalho. O envio de dados detalhados começa no cadastro da cotação, em que alguns campos são obrigatórios e foram pensados especificamente para a necessidade de cada categoria. São informações importantes, que influenciam na proposta e muitas vezes são esquecidas na hora de transmitir o escopo ao fornecedor. Por exemplo, ao cotar a recarga de extintores, devem ser informados quantos equipamentos existem no local, quais os tipos etc.
• Solicitar ou confirmar detalhes técnicos com o zelador.
• Se necessário, anexar à solicitação fotos ou documento com detalhes técnicos. O CoteiBem também oferece essa funcionalidade.
• No CoteiBem, há duas formas de realizar uma cotação: Direta e Inteligente. Na primeira, o solicitante escolhe o(s) fornecedor(es) para cotar determinado serviço ou produto e aguarda o retorno; enquanto na segunda, o algoritmo distribui automaticamente o pedido aos fornecedores de acordo com inúmeros critérios (disponibilidade, localização, nível de avaliação etc) e têm um prazo para enviar a proposta.
• E assim que uma nova cotação é publicada no CoteiBem, os fornecedores envolvidos recebem um e-mail e também uma notificação via WhatsApp (se o número estiver cadastrado no perfil), o que minimiza os riscos da empresa não responder ao pedido.

3º passo - Fornecendo informações complementares

• Definir o prazo ideal para receber os orçamentos. Cotações que exigem visitas técnicas devem ter um prazo de, no mínimo, 2 semanas
• No CoteiBem, se alguma empresa atrasar no atendimento do chamado, é possível solicitar que o suporte técnico cobre da empresa um pronto atendimento. 
• Agendar a visita de forma segura e que evite desencontros: solicitar RG e nome do técnico para visitas técnicas. O portal SíndicoNet tem um modelo de agendamento para visitas técnicas que você pode utilizar: Clique aqui.
• Localização: passar referências para o fornecedor ter fácil acesso ao local.
• Deixar telefone do zelador/portaria para esclarecimento de eventuais dúvidas por parte do fornecedor cotado.
• No CoteiBem, o solicitante pode enviar uma mensagem a qualquer momento para os fornecedores interessados, sem sair da plataforma, através de um chat, que conserva o histórico de conversas.
• A plataforma de cotações do SíndicoNet também envia ao solicitante uma notificação por e-mail assim que um fornecedor entra em contato, seja enviando orçamento ou mensagens. Assim fica mais fácil acompanhar as tratativas da cotação. 
• Deixar claras algumas condições básicas, exigências e/ou observações para a cotação. Por exemplo: visitas técnicas sem prévio agendamento não serão recebidas

4º passo - Analisando orçamentos

Com todas as propostas dos fornecedores participantes da cotação em mãos, chegou a hora de escolher a empresa que o condomínio irá contratar para realizar o serviço. 

“Com bastante cuidado, é importante acompanhar cada retorno e comparar não apenas o que está no orçamento, mas também prazos de pagamento e como o contrato deve ser feito”, explica a diretora da administradora ItaBr, Vania Dal Maso. 

• Não caia na tentação de fechar com preços muito baixos, ou de o preço ser o único critério de escolha
• É importante checar as referências da empresa e do produto solicitado
• Observar as garantias oferecidas
• Use a Planilha SíndicoNet Análise de Cotações para auxiliá-lo na exposição das contratações junto à assembleia
• Novo recurso do CoteiBem monta automaticamente uma planilha com todos os orçamentos recebidos, comparando preços, formas de pagamento e diferenciais de cada fornecedor. O arquivo gerado em PDF pode ser impresso e pronto para ser apresentado em assembleia, por exemplo.
• Observe como foi o atendimento da empresa durante o processo de cotação: se foi ágil, prestativo, etc. Procure sempre dar feedbacks, pois isso permite a melhora no atendimento. 
• No CoteiBem é possível acompanhar o andamento das cotações, filtrando por status, como "em andamento", "concluída", "mensagens não lidas", entre outros.
• Escolhida a empresa, é essencial ter um contrato de prestação de serviços e que ele defina todos os itens importantes.

 5º passo - Encerrando o processo de cotação

• Assim que definir a empresa, informar às outras sobre o encerramento do processo. É importante para não ter de lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento da sua gestão e do condomínio com as empresas do setor.
• O encerramento do processo não acontece apenas quando se define qual a empresa escolhida. Pode haver outros motivos, como desistência do condomínio em realizar o serviço ou adquirir o produto, ou o adiamento da contratação/aquisição.

Serviço

• Plataforma CoteiBem, com sistema para gerenciamento de cotações

Vania Dal Maso (diretora da administradora ItaBr) e conteúdo SíndicoNet.