06/07/18 11:17 - Atualizado há 4 anos
Quem é síndico sabe que não é fácil garantir que tudo funcione nessa pequena — por vezes, nem tão pequena — cidade que é o condomínio.
Mesmo sendo complexa, a sua gestão não precisa lhe tirar o sono ou ser motivo de dor de cabeça. Ao contrário, desde que você inclua no seu plano de trabalho um zelador preparado e eficiente, a sua sindicância terá tudo para ser tranquila e ainda trazer a boa sensação de missão cumprida.
Não estamos falando de um profissional sempre ocupadíssimo, temido pelos funcionários ou que, desejando agradar todo mundo, acaba sendo o tipo que não impõe limites. Muito menos nos referimos ao zelador que passa o dia todo ligando para o seu celular.
O zelador com potencial para se tornar o seu braço direito é um profissional capacitado, responsável e muito focado no seu trabalho. Ao mesmo tempo, tem um olhar para a equipe e as necessidades do condomínio, com iniciativa e antecipando-se aos problemas numa atitude de prevenção.
“Gosto de dizer que conhecemos de verdade o zelador nas férias dele. O profissional que faz tudo direitinho entra em férias e nós nem percebemos que ele saiu. Só lembramos na hora em que estiver voltando e não houve problema, porque ele deixou cada coisa em seu lugar”, resume Nilton Savieto, síndico profissional, que atua há 25 anos na área.
O primeiro passo para estreitar o relacionamento e otimizar o desempenho deste profissional é conhecer suas principais atribuições:
Agora, imagine um chefe se relacionando com a sua equipe. Ele precisa transmitir o que espera de cada um individualmente e do grupo como um todo. Sem essa direção, os papéis se misturam e o risco do caos começa a rondar. Tudo o que a empresa não deseja. E tudo o que você não quer para a sua gestão.
O mecanismo é o mesmo, tanto no ambiente corporativo quanto no seu condomínio. O zelador vai exercer o mesmo papel de chefe. Ele tem que ser um líder, aquela pessoa que deixa claro quais são seus objetivos para cada funcionário e o incentiva.
Com bom senso, dará o famoso feedback, ou seja, o retorno sobre o desempenho e os resultados.
“É fundamental que o zelador tenha essa percepção. Não é chegar e falar ‘está tudo errado, está uma droga, faça novamente!’, e sim ‘não está bom, podemos melhorar’”, diz Savieto.
E, mais do que fazer a observação, o zelador deve ir além e dizer como o funcionário pode melhorar, seja procurando novos produtos, novos procedimentos, aprimorar o procedimento, enfim, apontar caminhos.
Dizem que o ser humano se acostuma a tudo e, nesse caso, não é menos verdade. Ninguém duvida da honestidade do zelador que trabalha, talvez, há mais de 10 anos no condomínio e que conquistou as pessoas com a simpatia e o tom prestativo.
Todas são qualidades importantes, claro! Entretanto, precisam se somar a outras. Ficar na zona de conforto é bem mais fácil do que contratar um profissional e treinar do zero. Mas você vai notar o quanto perdeu em termos de qualidade e até sono quando conviver com um bom profissional.
“Nós gerenciamos uma comunidade e é fundamental que o profissional à frente do dia a dia seja proativo em realizar ações preventivas. Se o zelador fizer isso de forma adequada, nós temos uma condição bem fácil e sem muitas surpresas”, destaca Savieto.
E é muito mais fácil antecipar-se antes que a bomba estoure tendo todos os detalhes sob controle.
Quanto mais se sabe sobre as características do condomínio e suas necessidades, os processos, o andamento do trabalho dos funcionários, mais clareza e rapidez terá para detectar dificuldades e possíveis problemas, antes que aconteçam, para tomar decisões. Alguns sozinho, outros com orientação e autorização do síndico.
A essa altura, já deu para perceber que, com tantas responsabilidades, o zelador não pode nem deve ser um funcionário qualquer, improvisado na função.
“É necessário que ele tenha, no mínimo, o ensino médio completo e boa capacidade de comunicação escrita e verbal. Além disso, é fundamental que tenha conhecimentos de elétrica, hiudráulica e mecânica e/ou experiência com manutenção, além de noções sobre segurança e limpeza”, analisa Fábio Fragoso, sócio-diretor da Aster Segurança e Terceirização.
Entenda a diferença de comportamento entre o bom e o mau profissional nesses dois exemplos abaixo:
Para Moacyr Schittino, gerente comercial da Nova Brasil, empresa especializada em terceirização e treinamento de recursos humanos para condomínios, o zelador tem um papel fundamental na gestão dos processos operacionais do condomínio.
“Ele detém uma responsabilidade muito grande, que é a fiscalização dos fluxos internos”.
Ele lista as competências mais importantes:
O zelador é um funcionário que, direta ou indiretamente, acaba participando da intimidade do condomínio, especialmente por circular por todas as dependências, segundo Fragoso.
“É natural que esse profissional tenha contato com pessoas, correspondências e objetos que não dizem respeito a ele. Por isso, é essencial saber manter a discrição com relação à vida particular dos condôminos, adotando um comportamento extremamente ético diante das pessoas e das propriedades alheias”.
Em um condomínio com uma torre pequena, o zelador vai relatar se está tudo ok ou não. Se algo não estiver em ordem, ele anotará em um caderno ou bloco de notas. Uma coisa teoricamente simples, que não exige método.
Imagine se o prédio tem 20 andares. O zelador fará a checagem nos 20 e, ao chegar no segundo subsolo, já esqueceu o que aconteceu no terceiro andar. Por isso, quanto mais organização houver, tanto melhor. Pode ser em uma planilha eletrônica (ou impressa), site do condomínio ou aplicativo. É sempre melhor do que confiar na memória.
Um quadro branco também pode ser muito útil para lembretes, anotações gerais e também para desenhar fluxogramas.
Há dez anos, o zelador deixava um bilhete para o síndico. Hoje, a maioria dos zeladores ou gerentes prediais faz comunicação via WhatsApp.
Por ali, ele manda a foto do problema, ou descreve o problema em si, e assim vocês podem se comunicar com muita facilidade e rapidez, mesmo não estando no condomínio.
Também pode ser interessante orientar o zelador que ele passe aos funcionários procedimentos simples, principalmente com relação a questões de segurança pelo WhatsApp. A comunicação dele com seus funcionários também deve ser feita dentro do expediente para não gerar algum problema trabalhista. É fundamental deixar isso claro.
Ao incluir o WhatsApp na rotina do condomínio, o manuseio do celular pelos funcionários se torna permitido. Isso pode ser uma faca de dois gumes, virando brincadeira entre eles e tirando o foco das atividades. Para que isso não aconteça, o zelador precisa ser firme com a equipe e autorizar esse uso apenas para relatar situações específicas e sempre relacionadas ao trabalho.
As reuniões entre síndico e zelador são absolutamente importantes. Duas vezes por semana, sugere Savieto. Reserve um espaço de tempo e se sente com o zelador para ouvi-lo e, juntos, discutirem problemas, soluções, próximos passos, boas práticas, orçamentos.
Este é o momento da troca preciosa. E não importa se for no escritório, no salão de festa, na recepção do prédio, no hall de entrada. O que importante é dar atenção ao zelador.
Oriente-o a trazer suas anotações e você também leve as suas. Faça uma lista dos assuntos que quer tratar com ele.
Cabe a você, como síndico, refrisar algumas regras sempre. O seu papel é ver o que não está bom e ajudá-lo a melhorar. O que estiver bom deve ser elogiado para haver a motivação. Algumas coisas precisam ser elogiadas; mesmo que algo não esteja 100% bom, há alguns pontos que são bons. E o zelador fará o mesmo com os funcionários. Esse trabalho é contínuo.
DICAS PARA A REUNIÃO:
Os encontros com o zelador são fundamentais para tomar pé do que se passa no condomínio, alinhar os objetivos e traçar metas. Oriente-o a se organizar e preparar uma pequena pauta de rotina. Sugira algumas providências:
Para realizar o seu trabalho de modo eficiente — seja na revisão periódica e na manutenção preventiva, ou no reparo de problemas específicos —, o zelador vai precisar ter à mão uma série de itens, entre ferramentas e equipamentos de proteção individual, os EPIs.
Cabe a você, como síndico e, de certa forma mentor, orientá-lo na composição desse pequeno arsenal. Não se trata de quantidade ou sofisticação, e sim de itens que essenciais para a rotina do condomínio. Veja, a seguir, o checklist dos gêneros de primeira necessidade preparado por Nilton Savieto.
Para condomínios maiores, com demandas complexas, a lista é mais ampla. Se for o seu caso, confira as planilhas abaixo:
CAIXA DE FERRAMENTAS (principais itens)
EPIs (principais itens)
- Veja aqui fornecedores de EPIs
APARATOS (sugestões)
O zelador que vai realmente ajudá-lo na gestão do condomínio possui os seguintes atributos:
Por fim, são dois pontos: você, como síndico, dar liberdade para ele e também o orientar. Essa é a contrapartida. Haverá um zelador bom ou ruim conforme o síndico que faz a gestão do condomínio.
Se o síndico é centralizador e não fala nada para o zelador, se não estiver clara a função do zelador, se não estiver determinado até onde ele pode ir, o que ele tem de fazer, vai dar problema e haverá um zelador ruim — não tanto pela pessoa, mas pela orientação.
Investir na capacitação e no aperfeiçoamento desse profissional dá trabalho, requer tempo, paciência e dedicação. Em compensação, o retorno é enorme.
Comece por olhar o zelador com a importância que ele merece. Porque, no final das contas, ele o representará -- será os seus olhos e ouvidos, e fará as coisas acontecerem de acordo com o que você prioriza.
Quanto mais autonomia e orientação ele tiver, mais eficiente será a gestão. Vocês formarão uma dupla dinâmica e todo mundo ganhará com isso!
Fontes consultadas: Nilton Savieto, síndico profissional; Fábio Fragoso, sócio-diretor da Aster Segurança e Terceirização; Moacyr Schttino, gerente comercial da Nova Brasil Terceirização