19/10/10 05:29 - Atualizado há 6 meses
Convocar uma assembleia corretamente é o primeiro passo – e talvez o mais primordial – para que a mesma transcorra sem problemas.
Como tudo referente à assembleia, é fundamental que a convocação respeite o que está na convenção do condomínio.
“A convocação é o primeiro contato que os condôminos terão com a assembleia. É importante não deixar brechas nesse momento, pois essas poderão levar até à impugnação da reunião como um todo”, ensina Vania Dal Maso, gerente de condomínios da administradora ItaBr.
E como a primeira impressão é a que fica, é fundamental que a convocação esteja muito bem estruturada, com a pauta bem definida.
“O mais básico é pensar e expressar muito bem o que deve estar na pauta de convocação”, aponta o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.
Isso porque apenas citar um assunto e não especificar as medidas que devem ser tomadas pode levar um assunto a ser apenas discutido – e não votado.
“Um tema que precisa ser votado deve ter isso claro na convocação”, explica Alexandre.
Se a convocação não seguir o que está na convenção ou na lei, a assembleia poderá ser facilmente impugnada judicialmente.
Um erro que é o ‘campeão’ das impugnações é quando nem todos os condôminos recebem a convocação.
Atualmente, é corriqueiro que os condôminos residentes recebam a convocação na portaria e assinem um protocolo de recebimento. Os não-moradores devem ser avisados via correio e pela administradora.
Esse é um ponto importante para a administradora: a parceira deve ter os dados sempre atualizados dos condôminos, justamente para poder avisá-los.
“O fundamental, aqui, é que se consiga comprovar futuramente que todos os condôminos foram convocados para a assembleia”, explica Alexandre. Isso porque se um, apenas um condômino, não for convocado, o mesmo pode pedir a impugnação de todas as decisões tomadas na assembleia.
Um problema pouco usual – mas que pode acontecer – é quando a convenção não menciona o período de tempo entre o recebimento da convocação e a própria assembleia.
“Há quem siga a antiga lei de condomínios, Lei nº 4591/64, que falava em oito dias. O mais importante é que todos os condôminos sejam convocados – e que seja possível uma futura comprovação disso. Se houver muitos proprietários morando em outro estado, por exemplo, oito dias pode ser pouco tempo para se organizar para comparecer à assembleia, deixando a tomada de decisões fragilizada”, argumenta Márcio Spimpolo, advogado especializado em condomínios.
Outro ponto que deve ser obedecido é o tempo entre a primeira e segunda chamada. A informação consta na convenção dos condomínios.
“Há quem acredite que o tempo entre uma chamada e outra é de 30 minutos ou 40 minutos. Mas a verdade é que só quem pode responder essa dúvida é a convenção de cada condomínio”, analisa Vania.
Ela conta que já atendeu condomínios com até três dias entre a primeira e a segunda chamada. “Mesmo assim, temos que ir nos dois dias e fazer todo o protocolo”, explica.
A assembleia só se inicia de fato em primeira chamada se contar com um quórum também explicitado na convenção.
Há convenções que determinam também o local onde deve ser feita a assembleia.
“Condomínios de veraneio, muitas vezes, em suas convenções constam que as assembleias devem ocorrer na cidade de São Paulo”, exemplifica Vânia.
Da mesma forma, muitos empreendimentos só permitem que as assembleias sejam feitas nas suas dependências.
“Há ainda condomínios que têm regras diferentes sobre locais e períodos entre a convocação e a assembleia para assembleias ordinárias e extraordinárias. Por isso sempre digo que é fundamental conhecer bem a convenção de cada condomínio”, argumenta ela.
O artigo 1350 do Código Civil explica:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1º Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§ 2º Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino
Ou seja: mesmo um condômino pode conseguir convocar uma assembleia. Mas, para isso, precisa procurar a Justiça.
Uma situação bastante corriqueira é quando as administradoras de condomínio convocam assembleias, sempre por procuração dada pelo síndico.
“É fundamental que a empresa realmente tenha essa procuração antes de fazer a convocação, já que a falta do documento pode acarretar em impugnação posterior da assembleia”, ressalta Alexandre Marques.
Um ponto que pode gerar debate são as convenções anteriores ao Código Civil que porventura citem que o conselho fiscal pode convocar assembleia.
“Como isso não está no Código Civil, nesses casos o síndico deve convocar a assembleia a pedido dos conselheiros”, esclarece Márcio.
É importante haver um equilíbrio entre o que se precisa discutir e votar e o que realmente será discutido e votado em assembleia, já que a pauta não deve contemplar muitos assuntos.
“O ideal são, no máximo, cinco temas. Mais do que isso eu acredito que alongue a assembleia além do necessário”, pesa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Caso o condomínio tenha necessidade de discutir muitos temas, é melhor marcar uma assembleia para uma outra data.
“Isso porque não se pode deixar de deliberar um tema que está na pauta”, explica Márcio Spimpolo.
Se houver algum tema considerado mais “polêmico”, o indicado é diminuir ainda mais as pautas.
“Temas como destituição de síndico, aprovação de contas que já demonstraram ser problemáticas ao longo do ano, uma obra grande, portaria remota, tudo isso toma muito tempo da assembleia e deixa os presentes desgastados. É importante saber pesar isso quando se for montar a pauta”, analisa Spimpolo.
Essas chamadas ‘pautas polêmicas’ pedem um cuidado extra: devem estar plenamente explicitadas na convocação.
“Se houver uma possível destituição do síndico, o edital deve prever: solicitação de esclarecimentos sobre a gestão, possibilidade de renúncia, destituição do síndico do cargo e votação para eleição de síndico para mandato complementar”, ensina Alexandre.
Dessa forma, são respeitados os direitos do síndico de esclarecer dúvidas acerca da sua gestão, se o mesmo escolher renunciar, ou se essa decisão será da coletividade – sem esquecer, é claro, que o próximo síndico deve ser escolhido.
Também é interessante, em uma assembleia dessa natureza, que já conste na pauta a votação para eleição do corpo diretivo, caso um dos membros seja eleito para o cargo de síndico.
Outra votação considerada polêmica é a de aprovação para grandes gastos. Já na pauta deve constar não apenas a discussão sobre o tema, mas também a dos gastos envolvidos e também o quórum necessário para sua aprovação.
“Pode parecer besteira, mas já passei por situações em que condôminos indignados reclamaram que só a benfeitoria havia sido aprovada – mas não os gastos envolvidos. É importante estar atento a todos esses detalhes”, explica Gabriel Karpat.
Há assuntos que necessariamente precisam ser deliberados em assembleia ordinária ou extraordinária. É importante obedecer isso.
“É bom saber que é possível marcar as duas assembleias no mesmo dia, uma depois da outra”, aponta Vania.
As pautas de AGO não precisam, necessariamente, ser discutidas todas de uma só vez.
“É possível fazer uma assembleia no final do ano, para votar a previsão orçamentária, e em fevereiro, para a eleição de síndico e a prestação de contas”, ensina Márcio Spimpolo.
Quando a convenção não explicita a forma de convocação, é possível, sim fazê-la por e-mail.
“Nesse caso, porém, é importante que se consiga comprovar, futuramente, que todos receberam a convocação”, aponta Alexandre Marques.
A AGI só acontece uma vez. “É o momento para instalar o condomínio. Nessa assembleia, deve-se decidir temas como: tirar o CNPJ, ratificação ou escolha da administradora, previsão orçamentária para o período, eleição de síndico e conselho”, explica Vania Dal Maso.
A assembleia virtual deve ter os mesmos cuidados que uma assembleia convencional, no que tange a convocação.
“Da mesma forma, é fundamental que se consiga comprovar que todos os condôminos receberam a convocação”, aponta Alexandre Marques.
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno. § 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. § 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino. Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião. Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Fontes consultadas: Alexandre Marques (advogado), Gabriel Karpat (administradora GK), Márcio Spimpolo (advogado), Vania Dal Maso (administradora ItaBr)