18/09/24 08:51 - Atualizado há 61 dias
Neste artigo, discutiremos como identificar e gerenciar essas patologias na gestão, inclusive condominial, utilizando tecnologia e indicadores de forma estratégica.
Exploraremos exemplos práticos no mercado imobiliário, destacando como uma gestão eficiente pode ser alcançada através da integração de dados precisos e auditorias rigorosas, promovendo uma cultura organizacional mais saudável e preparada para os desafios.
Estruturar um negócio é uma tarefa árdua, e com um bom planejamento, gerí-lo torna-se menos trabalhoso. No mundo do empreendedorismo, onde cada detalhe pode determinar o sucesso ou o fracasso, a eficiência na gestão é fundamental.
Controlar os indicadores de desempenho é uma das chaves para uma administração bem-sucedida, mas escolher os indicadores corretos e mantê-los atualizados são desafios que muitos gestores enfrentam.
No mercado imobiliário, por exemplo, onde a competitividade é intensa, a tecnologia desempenha um papel crucial ao oferecer ferramentas avançadas para a otimização dos processos, desde a gestão de propriedades até a análise de dados de mercado.
No entanto, mesmo com essas ferramentas à disposição, muitas empresas ainda sofrem com as chamadas patologias da gestão — problemas crônicos que comprometem a eficiência operacional e a transparência.
A implementação inadequada de tecnologia, a falta de auditoria nos processos e a resistência à mudança são alguns dos fatores que agravam essas patologias.
Por isso, não basta apenas adotar indicadores e sistemas de gestão; é necessário um cuidado meticuloso com a coleta e a auditoria de dados para garantir que as informações sejam precisas e úteis para a tomada de decisões.
A escolha dos KPIs (Key Performance Indicators) é essencial para monitorar o desempenho da empresa e identificar áreas que precisam de melhorias. Aqui estão alguns indicadores financeiros, operacionais, de marketing e executivos que são fundamentais:
O ARR é um indicador financeiro crucial para empresas que trabalham com modelos de receita recorrente, como assinaturas. Ele ajuda a projetar a receita anual e entender o crescimento do negócio. Esse KPI é especialmente útil para avaliar a sustentabilidade e previsibilidade financeira da empresa ao longo do tempo.
A Taxa de Ocupação mede a eficiência com que os recursos da empresa são utilizados, particularmente em setores como o imobiliário ou de hospitalidade. Esse KPI reflete a proporção de ativos ocupados em relação ao total disponível, sendo essencial para entender o uso eficiente dos recursos e identificar oportunidades para melhorar a operação.
O CAC é um indicador de marketing que mede o custo médio para adquirir um novo cliente. Este KPI é fundamental para avaliar a eficiência das estratégias de marketing e vendas. Quando comparado com o LTV (Lifetime Value), ele ajuda a determinar a rentabilidade das campanhas de marketing e a ajustar os investimentos para maximizar o retorno.
O eNPS é um KPI executivo que mede o grau de satisfação e lealdade dos funcionários, refletindo o ambiente de trabalho e a cultura organizacional. Um alto eNPS indica que os colaboradores estão satisfeitos e propensos a recomendar a empresa como um bom lugar para trabalhar, o que pode influenciar diretamente na produtividade e na retenção de talentos.
Três passos são essenciais nesta etapa. Confira abaixo.
Tudo começa com uma visão clara e metas bem definidas. Imagine que você é o CEO de uma pequena imobiliária que, após anos de estabilidade, decide expandir suas operações para outras cidades. A empolgação é grande, e a equipe está ansiosa para explorar novos mercados.
No entanto, sem objetivos bem definidos, a expansão pode se tornar uma aventura arriscada e desorganizada. Para evitar esse cenário, você e sua equipe decidem se reunir para traçar um plano de ação.
Durante essa reunião, fica claro que o primeiro passo é estabelecer metas de curto e longo prazo. Por exemplo, a imobiliária pode definir como objetivo de curto prazo aumentar a participação de mercado em 20% nas novas cidades dentro dos próximos dois anos.
Um objetivo de longo prazo pode ser o fortalecimento da marca em nível regional, tornando-se uma referência em gestão de propriedades de alto padrão em cinco anos. Com essas metas estabelecidas, a empresa tem um norte claro para todas as suas ações.
A definição desses objetivos não apenas guia a seleção dos KPIs que serão monitorados, mas também ajuda a alinhar as expectativas de toda a equipe. Cada esforço e recurso é direcionado para alcançar essas metas específicas, evitando que se desperdice energia em atividades que não trazem resultados tangíveis.
Além disso, metas bem definidas permitem que a empresa reavalie sua estratégia regularmente, ajustando o rumo conforme necessário para garantir que está no caminho certo para o sucesso.
A confiança entre os membros da equipe e a transparência nos processos são os alicerces de uma gestão eficaz.
Considere a história de uma empresa de serviços financeiros que, apesar de ter bons produtos e um mercado promissor, começou a enfrentar uma queda na produtividade. Os líderes da empresa perceberam que algo estava errado, mas os dados operacionais não refletiam a gravidade do problema.
Após uma investigação interna, descobriu-se que a falta de comunicação aberta e a desconfiança entre os departamentos estavam causando uma série de problemas.
A falta de transparência na comunicação fazia com que as informações fossem retidas ou mal interpretadas, e a ausência de confiança entre os colegas levava a uma cultura de “cada um por si”. Isso estava afetando diretamente a eficiência da equipe e a qualidade do trabalho.
Para resolver a situação, a empresa tomou medidas para criar um ambiente de trabalho mais aberto e colaborativo.
Foram implementadas reuniões regulares onde os membros da equipe podiam compartilhar suas preocupações e ideias. A liderança da empresa também se esforçou para ser mais transparente em suas decisões, explicando os motivos por trás de cada mudança ou nova estratégia.
Com o tempo, a confiança foi restaurada, e a produtividade começou a subir novamente.
Este exemplo ilustra como a confiança e a transparência são vitais para o sucesso organizacional.
Quando os colaboradores sentem que podem confiar uns nos outros e que as informações estão disponíveis para todos, eles se tornam mais engajados e colaborativos. A transparência elimina o medo do desconhecido e permite que todos se sintam parte do processo, sabendo que suas contribuições são valorizadas.
A falta de dados ou a presença de dados insuficientes é como tentar navegar em um mar turbulento sem uma bússola.
Pense no caso de uma startup de tecnologia que, em sua fase inicial, se concentrava exclusivamente no desenvolvimento de seu produto. Embora o produto fosse inovador, a empresa não havia estabelecido um sistema eficaz para coletar dados sobre o comportamento dos usuários e a performance do mercado.
Como resultado, as decisões eram tomadas com base em suposições e intuições, o que levou a erros significativos no direcionamento dos esforços de marketing e vendas.
Essa ausência de dados começou a causar problemas sérios. A equipe de vendas, por exemplo, não conseguia identificar quais segmentos de mercado eram mais lucrativos, e a equipe de marketing não tinha clareza sobre quais canais eram mais eficazes para alcançar o público-alvo. Foi então que os fundadores perceberam que, para crescer de forma sustentável, precisavam de um sistema robusto de coleta e análise de dados.
Eles decidiram investir em uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management) que integrava dados de diferentes pontos de contato com o cliente — desde o primeiro clique em um anúncio até a finalização da compra.
Esse sistema permitiu à startup reunir informações valiosas sobre o ciclo de vida do cliente, ajudando a empresa a personalizar suas campanhas de marketing e a otimizar seus processos de vendas.
Com dados precisos em mãos, a startup foi capaz de identificar oportunidades antes desconhecidas e ajustar suas estratégias de maneira mais informada.
Por exemplo, perceberam que certos grupos demográficos tinham uma taxa de conversão muito maior em determinados canais de marketing, o que levou a uma redistribuição dos orçamentos de forma a maximizar o retorno sobre o investimento.
Essa história demonstra que enfrentar a ausência de dados é um passo crucial para qualquer empresa que deseja tomar decisões informadas e eficazes.
Investir em tecnologias que facilitam a coleta e o armazenamento de dados, além de criar processos que garantam a qualidade dessas informações, é essencial para construir uma base sólida que apoie o crescimento sustentável.
Dados bem coletados e analisados são como o combustível que impulsiona as decisões estratégicas, permitindo que a empresa navegue com segurança e precisão em direção ao sucesso.
Com a verificação dos “sinais vitais” da empresa. Isso pode incluir a revisão de relatórios financeiros básicos, como o fluxo de caixa, para garantir que os números correspondam às expectativas e aos registros históricos.
Auditar um negócio pode parecer uma tarefa complexa, mas quando descomplicamos o processo, ele se torna tão essencial e rotineiro quanto uma visita ao médico.
Assim como um paciente precisa de check-ups ou visitas regulares para garantir que está saudável, uma empresa também precisa de auditorias periódicas para assegurar que suas operações estão funcionando corretamente e que os dados em que se baseiam suas decisões são precisos e confiáveis.
Imagine que sua empresa é um paciente e os dados que você coleta diariamente são os sinais vitais que indicam sua saúde. Quando um paciente visita o médico, o primeiro passo é uma verificação básica: medir a pressão arterial, a frequência cardíaca, a temperatura e, em alguns casos, realizar exames de sangue para ver o funcionamento interno.
Esses testes iniciais são simples, mas fornecem informações valiosas sobre o estado geral de saúde do paciente.
No contexto empresarial, uma auditoria simples começa da mesma forma — com a verificação dos “sinais vitais” da empresa.
Isso pode incluir a revisão de relatórios financeiros básicos, como o fluxo de caixa, para garantir que os números correspondam às expectativas e aos registros históricos.
A auditoria também pode envolver a revisão de processos operacionais, como a taxa de ocupação ou o custo de aquisição de clientes, para assegurar que os dados registrados sejam consistentes e que os processos estejam sendo seguidos conforme planejado.
Assim como o médico pode pedir exames mais detalhados se encontrar algo fora do normal, uma auditoria pode se aprofundar em áreas específicas se forem identificadas discrepâncias ou inconsistências.
Por exemplo, se os registros de vendas não batem com as receitas registradas, pode ser necessário um exame mais minucioso das transações para identificar onde está o problema. Essa investigação detalhada é comparável a um exame de sangue mais aprofundado para entender melhor a causa de um sintoma observado.
Outro aspecto importante da auditoria, assim como em um check-up médico, é a regularidade. Um paciente saudável não espera até estar gravemente doente para ir ao médico, ele faz check-ups regulares para prevenir problemas. Da mesma forma, uma empresa não deve esperar até que um problema maior surja para realizar uma auditoria.
Estabelecer uma rotina de auditorias regulares, seja trimestral, semestral ou anual, ajuda a detectar problemas em seus estágios iniciais, permitindo correções antes que se tornem graves.
Por fim, assim como o médico dá recomendações ao paciente após a consulta, a auditoria também deve concluir com orientações claras sobre o que precisa ser melhorado ou ajustado.
Se os resultados mostram que os processos estão em ordem, isso é um sinal de que a empresa está “saudável”. Se houver problemas, a auditoria fornece o diagnóstico necessário para tomar medidas corretivas, garantindo que a empresa continue no caminho certo.
Em resumo, auditar uma empresa de maneira simples é como realizar um check-up médico: começa com uma verificação dos sinais vitais (dados básicos), avança para exames mais detalhados se necessário (análise aprofundada de áreas problemáticas) e termina com recomendações práticas para manter a saúde da empresa em dia.
Com esse paralelo em mente, a auditoria se torna um processo natural, indispensável e fácil de entender, tanto para gestores quanto para toda a equipe.
Uma abordagem eficaz para selecionar os indicadores de desempenho começa nas áreas operacional e comercial, onde é essencial identificar o que está funcionando e o que precisa de melhorias.
Com a vasta quantidade de indicadores disponíveis, é importante escolher aqueles que realmente se aplicam ao seu negócio. Isso proporcionará maturidade à empresa e permitirá que os esforços sejam direcionados para as áreas que mais necessitam de atenção.
Entender o modelo de negócio a ser aplicado e o setor de atuação é fundamental, visto que um negócio B2B (negócio para negócio) possui características bem diferentes de um modelo D2C, comumente usado pelo setor secundário da economia.
Presume-se em diversos nichos de mercado que as boas práticas devem ser respeitadas e normalizadas para alguns casos, e a partir deste entendimento, nota-se uma mesma relação com a gestão e principalmente com o tratamento de patologias do gerenciamento, indubitavelmente.
Considerando as boas práticas para o tratamento dessas patologias, excluindo a atuação preventiva, pode-se contar com quem tenha experiência em negócios com sucesso ou até mesmo com empresas que deram errado, essas conversas e aconselhamentos abrirão caminhos de acertos e alertas para não cometer os mesmos erros de outrem.
Afinal, ter um mentor é a forma mais rápida de construir algo com economia, pois como diz o ditado, não é preciso reinventar a roda, mas replicar de forma eficaz processos que já foram aplicados e validados.
(*) Laura Mitterer é engenheira especializada em gestão de manutenção predial, e Jorge Fontes é engenheiro civil, especialista em Business Analytics e BigData pela FGV(2023), especilista Project Management Fullstack - PMF pela DNC Group.