Dicas de transparência para Administradoras

É fundamental para administradoras de condomínios ter uma relação de transparência com seu cliente, seja para manter sua fidelidade, seja para criar uma boa imagem no mercado. Infelizmente, como se sabe, houve nos últimos anos vários casos de fraudes praticadas por aventureiros, amplamente divulgadas pela imprensa, que arranharam a imagem do mercado de administração de condomínios como um todo.

Abaixo, seguem algumas sugestões de procedimentos que podem facilitar a transparência no relacionamento com o cliente.

Acesso aos documentos

• Qualquer condômino tem direito ao livre acesso à documentação do condomínio, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador.
• A verificação não equivale a uma prestação de contas individual. A administradora não é obrigada a fornecer explicações para um condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais, e de acordo com as solicitações do síndico.
• Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.
• Não se deve permitir que o condômino leve os papéis para sua casa. Ele tem livre acesso, mas a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico ou da administradora.
• Os principais documentos são a Convenção, os contratos de manutenção, de seguro, as pastas de despesas e receitas, os documentos trabalhistas.

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Comunicação com os condôminos

• Balancetes claros e com todos os pontos de arrecadação e despesas
• Pode ser interessante anexar algumas notas Legislação trabalhista
• Os pontos mais importantes da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas, principal texto legislativo da área) estão reunidos e comentados na categoria Atribuições de Funcionários.
• É interessante fornecer ao cliente, a cada três meses, a CND (Certidão Negativa de Débito) relativa às contribuições trabalhistas ao INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social, órgão do Ministério da Previdência).
• A CND é uma garantia de que o condomínio está em dia com a Previdência. Tem validade de 60 dias. Para obter a CND via internet, clique aqui. Você vai precisar do número de inscrição do condomínio no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).
• Lembre-se de que a cada orientação prestada, torna-se co-responsável pelos atos do cliente.

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Contrato

• Deve prever ampla gama de situações possíveis, para evitar "mal-entendido".
• Deixar claro quais itens são cobrados à parte, como eventual cobrança de 13ª taxa, participação de funcionários em assembleias e despesas de escritório.

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