Trocar de empresa administradora do condomínio é algo muito sério, e que demanda uma pesquisa proprocional à importância dessa decisão.
"A administradora é realmente uma grande parceira do síndico, por isso temos que estar atentos e escolher uma empresa que passe confiança de que está de olho no condomínios nos seus mais diversos aspectos. Deve passar segurança e profissionalismo e atender bem e com agilidade o síndico, conselho e os moradores", aponta o síndico profissional Nilton Savieto.
E como são muitas as perguntas a serem feitas, assim como o número de administradoras no mercado condominial, saber por onde começar é fundamental.
Veja abaixo como escolher a empresa certa para o seu condomínio.
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Começando a escolher a nova administradora do condomínio
A troca de empresa administradora é algo bastante complexo, e seria muito ruim ter que, mais uma vez, contratar uma outra empresa devido a uma escolha errada. Por isso, vale a pena investir o tempo que for necessário para analisar e comparar cada uma das empresas candidatas.
O primeiro passo é fazer um levantamento e uma seleção inicial das administradoras com potencial e perfil adequado com as características do condomínio.
Nessa etapa, considere os seguintes critérios:
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INDICAÇÃO: Administradoras indicadas por outros síndicos ou condôminos que se sintam bem assessorados pela empresa é um critério muito importante, e isso deve considerado na seleção dos candidatos.
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REPUTAÇÃO: Como é a reputação da empresa em sites como ReclameAqui e CoteiBem? (Especificamente no ReclameAqui, é normal uma administradora de grande porte ter um volume maior de reclamações. O mais importante, nesses casos, é checar, no próprio site, se a empresa vem atendendo e solucionando as reclamações. Já no CoteiBem, onde o sistema de reputação é mais voltado para a avaliação do atendimento prestado pela empresa, vale uma pesquisada nos comentários que outros síndicos fizeram no perfil da mesma - veja aqui)
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TECNOLOGIA: A dinâmica de processos, operações e atendimento ao cliente de uma administradora vem sendo altamente beneficiada pela tecnologia nos últimos tempos. Por isso, é importante saber se a empresa possui um bom sistema que permite o síndico acompanhar a prestação de contas e movimentações financeiras do condomínio e, mais do que isso, o que mais ela oferece em termos de tecnologia. Isso vai mostrar se a empresa "parou no tempo" ou se está se mantendo atualizada e modernizada constantemente. (veja as principais empresas de softwares e sistemas para administradoras)
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PERFIL: Certifique-se de que a empresa já atua com condomínios com o mesmo perfil que o seu. Uma admnistradora que não possui condomínios-clube em sua carteira, por exemplo, dificilmente terá condições de atender com excelência um empreendimento com essas características.
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PROXIMIDADE: Não é determinante - principalmente hoje em dia com a tecnologia - que a empresa esteja próxima ao condomínio, mas esse critério tem um peso na hora de comparar com uma outra administradora.
É nessa fase que o síndico e o corpo diretivo já podem começar uma triagem sobre quais administradoras se encaixam melhor no perfil e necessidades do condomínio. No vídeo a seguir, o especialista Mauro Abdalla destaca algumas qualidades decisivas para uma escolha certeira:
Aproximando o contato com as administradoras candidatas
Após selecionar o grupo de empresas candidatas e solicitar as propostas, é hora de avaliar as empresas considerando não apenas custos, mas também o mix de serviços prestados e a qualidade do atendimento nesse primeiro contato.
E esse é o momento ideal iniciar um contato mais pessoal, através de uma reunião com algum consultor da empresa, de preferência, no escritório desta.
Essa reunião é essencial para conseguir fazer uma avaliação mais precisa da infra-estrutura da organização, e para ter uma ideia mais concreta de como, de fato, a empresa trabalha o relacionamento interpessoal com seus clientes.
“O que diferencia uma administradora da outra são pessoas, o atendimento, e bom preparo dos gerentes. É essencial, além de ser uma empresa idônea e confiável, pois ela quem cuidará do dia a dia das obrigações admintrativas do síndico. A palavra-chave para mim é que a administradora deve me passar acima de tudo confiança”, ressalta Taula Armentano, síndica profissional.
Fique atento às formas de cobrança
Nessa fase da análise de propostas é muito fácil se iludir com preços muito baixos. Por isso, além de desconfiar de valores muito abaixo do mercado, é importante que o síndico fique atento à forma de cobrança e taxas extras envolvidas. Questione o consultor da administradora quanto a isso.
“Às vezes, o condomínio quer economizar e busca por uma empresa que cobra menos. Mas são tantos extras, que o barato pode sair caro, exemplifica Nilton Savieto, síndico profissional.
O contrato da empresa administradora deve ser claro também sobre o que não está incluso no valor mensal.
Veja abaixo o que a maioria das empresas costuma cobrar à parte.
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ASSEMBLEIA: as empresas costumam cobrar uma taxa para executá-la, uma vez que há a necessidade de deslocar funcionários ao local fora do seu horário de trabalho
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TAXAS BANCÁRIAS E BOLETOS: é imprescindível que, ao escolher uma empresa, ela dê uma estimativa de quanto isso deve representar para o condomínio, antes de se fechar o contrato
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COBRANÇA DE INADIMPLENTES: representação jurídica: caso a administradora conte com advogados para realmente representar o condomínio, isso deve ser cobrado à parte. O síndico, porém, é livre para escolher outros profissionais para isso
Alinhe as expectativas
Para evitar frustrações, compare os pontos fortes da administradora antiga, para que realmente haja um ganho no quesito qualidade da prestação de serviços. Dessa forma, é fundamental que a expectativa do síndico e dos moradores esteja alinhada com a realidade da empresa em questão.
Não adianta, por exemplo, sair de uma empresa que oferecia atendimento ágil para o síndico e um portal financeiro para o síndico e moradores acompanharem os gastos, para outra que não ofereça o mesmo padrão de serviço ou possua tecnologia inferior.
“Não é apenas escolher uma empresa que o síndico imagina que seja boa. Tem que comparar bastante e também saber se a prestação de serviços oferecida ali é alinhada com as expectativas do síndico e do condomínio”, analisa Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora do curso de administração condominial da EPD (Escola Paulista de Direito).
Além disso, ter uma segurança de como a admnistradora atua na prática do dia-a-dia é um passo importante na hora da seleção e contratação.
“Esse nível de comprometimento, o síndico deve conferir junto a outros condomínios atendidos pela empresa em questão. Infelizmente, isso, só no dia-a-dia, no momento das demandas, é que se consegue descobrir”, explica Fernando Schneider, diretor da administradora Apsa.
Segurança contra imprevistos
Outro ponto que deve ser considerado – e que poucas vezes é levado em conta – é o capital social da empresa.
“A grande maioria dos síndicos não procura saber se a empresa realmente tem lastro para fazer frente a algum ato de má gestão, o que deveria ser prioridade para os síndicos. Uma empresa que mexe com o dinheiro de toda uma comunidade não pode ter R$ 10 mil de capital social”, explica Angélica Arbex, gerente de relacionamento com o cliente da administradora Lello.
Também conta pontos a favor se a administradora conta com um seguro que garante a arrecadação caso o funcionário da administradora cometa algum ato de fraude ou se a própria empresa passar por um problema.
“Estamos todos expostos ao erro. É fundamental procurar por uma administradora que tenha plena noção da responsabilidade que é lidar com dinheiro de terceiros”, pesa Fernando Schneider diretor da administradora Apsa.
O que mais considerar?
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SÓCIOS: Pesquise o nome dos sócios, veja se há ações criminais ou civis contra ele
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CERTIDÕES NEGATIVAS: Peça à empresa as Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios
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REFERÊNCIAS: Peça uma lista de condomínios administrados pela empresa e visite alguns
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ESTRUTURA: Conheça a empresa pessoalmente antes de contratá-la
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PREÇO: Desconfie, sempre, de honorários muito baixos
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TAXAS: Certifique-se do que será cobrado junto com a taxa e o que será cobrado à parte – isso pode fazer uma diferença enorme no que é pago pelo condomínio no final do mês
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SEDE: É importante - mas não imprescindível - que a empresa tenha sede própria
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BENS: Verifique os bens que estão em nome da empresa
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ENTIDADES: Verifique se o administrador, caso seja autônomo, ou se a empresa administradora é inscrita no Conselho Regional de Administração, se possui CRECI (número de inscrição obrigatória no Conselho Regional de Corretores de Imóveis), e se é filiada a entidades do setor (SECOVI, AABIC, ABADI).
Contrato da administradora de condomínios
O documento que trata dos serviços prestados para o condomínio deve ser minucioso no sentido de explicar perfeitamente itens como:
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VALOR DA TAXA MENSAL: deve estar explícito como serão cobrado os honorários da empresa, se será um valor fixo mensal ou uma porcentagem da arrecadação do condomínio, e se haverá combrança de uma 13 taxa no ano.
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GESTÃO DOS FUNCIONÁRIOS: Saber como será o relacionamento da empresa com os colaboradores do condomínio, caso sejam próprios. O básico é cuidar da folha de pagamento e dos encargos trabalhistas. “Uma boa administradora, porém, pode acompanhar o desenvolvimento do funcionário, se preocupar com reciclagens e oferecer caminhos para aquele profissional se destacar em seu serviço”, assinala José Roberto Graiche, diretor da administradora Graiche.
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CONTA POOL OU VINCULADA: Há duas formas de gerir o dinheiro do condomínio: a chamada conta vinculada, ou própria do condomínio, que é quando a conta é apenas do empreendimento, como o próprio nome diz, ou conta pool. Nesse caso, a administradora usa uma conta para todos os seus clientes, economizando assim em tarifas. Saiba mais sobre conta pool ou vinculada ao condomínio
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ASSESSORIA JURÍDICA: é importante deixar claro qual é o tipo de auxílio que a empresa vai oferecer. “Geralmente, a administradora oferece um apoio para os síndicos para contratos, por exemplo, para tirar alguma dúvida. Cobrança de inadimplentes ou entrada com uma ação na Justiça costumam ser cobrados à parte”, assinala Roberto Graiche. Para o advogado especialista em condomínios André Luiz Junqueira, o ideal é que a empresa não ofereça esse tipo de auxílio. “Administradoras não podem prestar serviços jurídicos, isso pode gerar problemas com a OAB local”, salienta ele.
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PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA: Fazer um prognóstico não apenas dos gastos, mas também das necessidades do condomínio no próximo ano é algo que a empresa deve oferecer – e constar no contrato. “Faz parte do trabalho da empresa oferecer esse planejamento para o condomínio”, afirma Rosely Schwartz.
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PAGAMENTOS DE CONTAS, MULTAS E IMPOSTOS: É responsabilidade da empresa que impostos sejam pagos em dia. “Moradores e síndico devem ter a tranquilidade de que as obrigações do condomínio estão sendo quitadas em dia, claro, se houver saldo para os pagamentos”, enfatiza Graiche.
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SEGUROS: Cabe à administradora alertar o síndico sobre a renovação da apólice de seguros – e também se há necessidade de alteração no seguro. “Muitos condomínios não contam com uma apólice que realmente cubra as necessidades em caso de um problema sério. O síndico precisa, muitas vezes, do auxílio da administradora para dar uma boa sugestão sobre esse tema”, analisa Nilton Savieto.
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CLÁUSULA DE RESCISÃO: Uma das grandes questões de quando se contrata a administradora é a questão do distrato. Existem diversas formas de tratar a rescisão dos serviços da empresa – e isso deve estar muito claro no documento. “O contrato deve deixar explícito o que é considerado descumprimento contratual, e, nesse caso, o síndico pode procurar outra empresa sem multa. O prazo também deve estar claro para a rescisão: se em 30, 60 ou no máximo 90 dias”, explica André Junqueira. Na cláusula de rescisão também deve constar como deve ser feita a entrega de documentos do condomínio para a nova empresa. “Muitas vezes, há um volume enorme de documentos que a antiga administradora deve entregar para a nova. Por isso é fundamental haver um calendário de entrega, dos mais urgentes ao menos, evitando assim que a nova parceira do condomínio não consiga, por exemplo, emitir a folha de pagamento do primeiro mês de serviços”, exemplifica Nilton Savieto. Saiba mais sobre a troca de administradora | Guarda e arquivo dos documentos do condomínio
Diferenciais da administradora
“O grande trabalho da administradora é oferecer assessoria intelectual para o síndico”, conceitua o advogado André Junqueira.
E justamente por ter essa característica, é importante que a empresa esteja sempre atenta às novas demandas do mercado.
“Ao procurar por uma parceira do tipo, é importante se perguntar ‘quanto essa empresa investiu em inovação no último ano’”, de acordo com Angelica Arbex, da Lello.
Veja alguns pontos de interesse sobre esse assunto:
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E-SOCIAL: A integração de envio das informações trabalhistas e previdenciárias, entre outras, para o governo, demandou muita organização não apenas das próprias empresas, mas também dos condomínios com funcionários próprios. “Os próprios síndicos terão que prestar muito mais atenção e realmente se adaptar a essa nova realidade”, assinala José Robertom Graiche. Importante dizer que muitas administradoras cobraram de seus clientes para se adequarem à plataforma. “Fizemos um enorme investimento no e-Social esse ano, para que nossos clientes fossem atendidos da melhor forma possível”, explica José Roberto Graiche. - Saiba mais sobre o e-Social
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APPs/ SITE DO CONDOMÍNIO: Aplicativos para acompanhar as demandas dos moradores e do síndico são uma realidade para diversos condomínios. O condomínio pode optar por ter o seu e não ficar preso à administradora, ou, se assim o condomínio preferir, a própria administradora pode oferecer a ferramenta. “É uma ótima maneira de demonstrar transparência e também de descentralizar diversas tarefas do síndico. O próprio morador pode acompanhar o pagamento das contas”, exemplifica Angelica. Conheça o MeuCondomínio, ferramenta para comunicação em condomínio
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AUTO-SERVIÇO: Se a administradora conta com bos parceiros de software de gestão, é também um ponto de atenção a menos para o síndico. “É importante que a administradora tenha em mente que para reduzir o tempo de resposta das suas demandas, é importante um parceiro para operacionalizar o auto-serviço da melhor forma possível”, explica André Baldini CEO da Superlógica.
Veja aqui as principais administradoras de condomínios por região
Fontes consultadas: André Luiz Junqueira, sócio da Coelho, Junqueira & Roque Advogados, Angelica Arbex, gerente de relacionamento com o cliente da administradora Lello,Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora do curso de administração condominial da EPD (Escola Paulista de Direito),Fernando Schneider, diretor da administradora Apsa, Nilton Savieto, síndico profissional, Taula Armentano, síndica profissional, José Roberto Graiche, diretor da administradora Graiche, André Baldini CEO da Superlógica