05/06/13 11:12 - Atualizado há 2 anos
A falência de uma empresa pode acontecer por diversos motivos. Segundo o SEBRAE, há dois fatores fundamentais: falta de planejamento prévio e má gestão empresarial. Na hora do desespero, fraudes e golpes podem ser práticas comuns numa tentativa injustificada de sair do buraco.
Assim, quando falamos da prestação de serviço das administradoras de condomínio, os síndicos precisam ficar atentos a todos essas situações.
Abaixo dois casos recentes de golpes de administradoras em condomínios:
Se o seu condomínio foi surpreendido por uma administradora que faliu é importante agir rápido.
Os especialistas ouvidos pelo SíndicoNet afirmam que quanto mais cedo o condomínio entrar com uma ação contra a administradora, maior é a possibilidade de se reaver o patrimônio.
Nesse momento, é importante que um advogado seja contratado para realizar o acompanhamento adequado do caso.
Para as contas urgentes do condomínio, o ideal é que seja convocada uma assembleia extraordinária para verificar a necessidade de um rateio extra, caso existam contas pendentes.
Salários de funcionários, contas de concessionárias (água e luz) e contratos de manutenção são as prioridades, então é importante o síndico conversar com todos os prestadores de serviços, explicando a situação e, se necessário, solicitando um prazo maior para quitar possíveis dívidas.
Na assembleia extraordinária também pode ser discutida a contratação de uma nova administradora.
1. Escolha da empresa
É quase impossível prever com toda a certeza a falência de uma administradora, mas existem alguns sinais que podem revelar ao síndico que a empresa é desorganizada e pouco confiável. São estes:
2. Contrato com administradora de condomínio
O documento deve:
3. Balancetes mensais do condomínio
As pastas de prestação de contas devem:
4. Tributos
Há especialistas que entendem que, por questões de segurança, certos pagamentos deveriam ser efetuados pelo próprio síndico, como é o caso de tributos (previdência social, fundo de garantia e INSS). Dessa forma, a administradora seria responsável apenas por enviar as guias de recolhimento ao gestor.
Isso porque já houve casos em que administradoras fraudaram esses documentos, deixando os condomínios com uma enorme dívida trabalhista.
O ideal é pedir as certidões de nada consta para a administradora a cada seis meses.
5. Checklist da saúde financeira
6. Gestão da empresa
É importante que a administradora passe periodicamente por auditorias, que atestam sua saúde financeira.
O próprio condomínio pode contratar esse serviço para analisar suas contas e se certificar de que a gestão do seu dinheiro está sendo feita de forma correta e sem desvios.
Se a administradora tem certificados como ISOs, também é um bom indicativo, assim como as certificações de qualidade de entidades de classe, como o PROAD (Programa de Autorregulação das Administradoras), da AABIC e Secovi-SP, em São Paulo, e o Procondo (Programa de Autorregulação da Atividade de Administração Condominial), do Rio de Janeiro.
Além disso, administradoras que aplicam o compliance dão ainda mais segurança para o condomínio.
7. Contas pool
A conta pool é uma conta bancária que a administradora armazena e movimenta o dinheiro de vários condomínios por ela administrados.
Como vantagem, esse tipo de conta permite a redução de gastos com taxas bancárias, desburocratização e agilidade operacional por parte da administradora.
No entanto, há um maior risco de fraudes, pois não se pode controlar a movimentação pelos extratos, apenas pelo relatório emitido pela administradora.
Por conta disso, recomenda-se maior atenção quanto à solidez, tradição, capital social da empresa e, principalmente, quanto à transparência com que a movimentação financeira do condomínio é apresentada.
Atualmente, diversos bancos já contam com a possibilidade de haver duas chaves eletrônicas para a mesma conta.
O ideal é que a administradora deixe os pagamentos agendados para a semana, e que os mesmos sejam efetuados apenas com a aprovação do síndico, que pode fazer isso pelo site do banco ou com assinatura dos cheques.
Se a administradora for a única responsável por efetuar os pagamentos, a atenção deve ser redobrada e o correto é que isso seja decidido em assembleia.
9. Contas de fundos extras
Manter contas separadas para despesas ordinárias e extraordinárias é fundamental para a segurança financeira do condomínio.
Fundos de reservas, obras, de inadimplência, entre outros, devem estar em uma conta vinculada, a qual a administradora não tem permissão para movimentar.
Dessa forma, a visualização do quantia guardada e do que é dinheiro cotidiano é mais prática.
10. Trabalho independente
Por melhor que a administradora seja, não é salutar que a mesma exerça também o trabalho de síndico.
11. Seguros específicos
SAIBA MAIS: Como síndico e moradores podem acompanhar o trabalho da administradora
Fontes consultadas: Cristiano de Souza, advogado especializado em condomínios, Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora da EPD do curso de administração condominial, Cristiane Salles, gerente da administradora Protel e Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios e consultor SíndicoNet, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK, Omar Anauate, diretor da Aabic