08/03/24 05:16 - Atualizado há 7 meses
A adesão ao uso de ferramentas de IA para síndicos ainda é baixa, mas, ainda assim, muita gente acredita que a tecnologia vai tomar o lugar deles. Será?
Esta matéria pretende mostrar que ao deixar de tratar a tecnologia como inimiga, passando a trabalhar junto com ela, síndicos podem ganhar em performance e ter tempo de sobra até para viajar sossegado com tudo em ordem.
No Conexão SíndicoNet 2024, que vai acontecer dia 20 de abril, em São Paulo, o debate sobre Inteligência Artificial na gestão de condomínio será ainda mais aprofundado.
Enquanto o evento não chega, mergulhe no tema: benefícios, cuidados, aspectos legais, como implementar a tecnologia no dia a dia e as perspectivas para o futuro e, ao final, preparamos um super bônus: 12 Ferramentas de IA para síndicos com a curadoria SíndicoNet especialmente para você, suas funcionalidades, como dar comandos e muito mais. Confira!
Vantagens é o que não faltam nas ferramentas de Inteligência Artificial para síndicos. Para introduzir o assunto e te motivar a abraçar a novidade, listamos vários benefícios:
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Rodrigo Lobo, síndico profissional e CEO da Advanced, lembra que sempre manteve um funcionário dedicado a elaborar comunicados. Ele deveria redigir os documentos de maneira impecável, transmitindo corretamente a mensagem, com a gramática em dia e, muitas vezes, em diferentes idiomas (o que é muito normal em condomínios de alto padrão).
"Isso levava muito tempo, porque você recebia aquela demanda, encaminhava para a administradora e depois ficava aguardando. Além da tecnologia fazer a tarefa com mais agilidade, em questão de segundos, o resultado é de muita qualidade", exalta Rodrigo, que será mentor do Conexão SíndicoNet 2024.
Veja também: Atribuições da administradora de condomínios
Até o momento, ainda não foi sancionada nenhuma lei que regulamente a Inteligência Artificial no Brasil. O que existe sobre o assunto, na verdade, são inúmeros projetos de lei tramitando no Legislativo. Segundo um levantamento do site CNN, há pelo menos 46 PLs, sendo 36 na Câmara e 12 no Senado.
A maioria dessas propostas são parecidas e aborda temas complementares, como:
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Sem nenhuma lei em vigor, a Inteligência Artificial segue sendo largamente utilizada em diversos setores. Para o diretor de relacionamento do Porter Group e palestrante no Conexão SíndicoNet 2024, Odirley Rocha, é impossível a legislação acompanhar a velocidade da IA, citando um exemplo do aplicativo de transporte Uber.
"Há muitos anos esse app vem sendo usado em todo mundo. Você já recebeu alguma nota fiscal da empresa? É um prestador de serviço e o máximo que recebemos é um recibo por e-mail", ele compara.
Tal como acontece com a Uber, até que a Inteligência Artificial seja devidamente regulamentada, por enquanto é o Judiciário que vem organizando essa pauta, baseando as decisões no Código Civil e no Código de Defesa do Consumidor (CDC).
Para evitar qualquer problema nesse sentido, ao escolher uma ferramenta de IA, o síndico deve tomar os mesmos cuidados com que toma em relação às ferramentas tradicionais, como e-mail, banco de dados e aplicativos.
Se a Inteligência Artificial promove respostas ou textos automáticos, dados sensíveis de moradores, gestores, visitantes ou fornecedores não podem estar no escopo do ensinamento e banco de dados dessa tecnologia.
Em relação a direitos autorais, as inteligências artificiais acabam muitas vezes parafraseando conhecimentos buscados na internet ou documentos fornecidos em banco de dados.
Porém, em sua grande maioria, a tecnologia já é inteligente o bastante para evitar referências diretas, ipsis litteris (citação reproduzida exatamente como foi originalmente escrita), minimizando questões de plágio, por exemplo.
A opinião das fontes consultadas pelo SíndicoNet é unânime: Não, a IA não vai roubar o cargo de síndicos e administradoras de condomínio. Mas Odirley faz um alerta de que, sim, algo vai mudar indiretamente em relação a isso:
"Na realidade, quem deixar de adotar a tecnologia no seu dia a dia com certeza será substituído, não pelas ferramentas, mas por quem sabe usá-las", frisa.
Nesse sentido, Rodrigo concorda que vai se criar uma distância muito grande entre quem usa e quem não usa Inteligência Artificial, pois "independente de uma tarefa ser feita por uma máquina ou um humano, o que importa é o resultado, e, nesse quesito, não tem como ganhar da IA". Agilidade e qualidade são pontos indiscutíveis da tecnologia.
Ainda assim, mesmo que muitas atividades realizadas por gestores condominiais passem, agora, a ser executadas pela Inteligência Artificial, sempre será necessário passar pela supervisão humana.
"As pessoas são responsáveis pelas respostas, materiais e processos produzidos pela IA. A tecnologia é um meio, não um fim em si", enfatiza Maicon Guedes, advogado e síndico profissional.
Até porque, a Inteligência Artificial muitas vezes tem armadilhas, sendo imprescindível que tudo seja devidamente revisado por alguém.
Rodrigo já caiu nesse erro. Habituado a usar ferramentas de IA e confiante com as entregas da tecnologia, teve um momento de desatenção e acabou disparando um comunicado com informações equivocadas. Esse relaxamento é natural, mas perigoso.
"Quando você começa a se acostumar com a ferramenta, tudo vai se tornando muito fácil. Mas não pode deixar isso acontecer, temos que ter o cuidado de ler tudo e sempre fazer as correções, pois corre-se o risco de desencadear uma situação trágica", ele reforça.
Na percepção das fontes consultadas pelo SíndicoNet, outro consenso: a quantidade de gestores condominiais que já incorporou as ferramentas de Inteligência Artificial na rotina ainda é muito pequena. E o principal motivo disso nem tem muita relação com resistência ou desconfiança quanto à tecnologia.
Claro que por mais que as ferramentas sejam simples de serem utilizadas, elas demandam um certo conhecimento prévio de prompts.
Apesar do termo técnico assustar, ninguém precisa fazer um curso para isso, pois na realidade, prompts significam nada mais, nada menos do que os "comandos" ou as "perguntas" que você vai precisar fazer para a IA.
As inteligências artificiais fazem “tudo o que nós queremos” desde que saibamos fazer o pedido certo, ordená-las, com riqueza de detalhes, e é nisso que a maioria esmagadora das pessoas falha. Quanto mais específico for, mais preciso será o resultado gerado pela ferramenta.
"Dar orientações para as IA de forma muito superficial faz com que a resposta seja insatisfatória e você acaba desistindo de usá-las justamente por não saber extrair dela tudo o que pode lhe entregar", salienta Maicon Guedes, da Informma Síndicos.
E, ainda que a maior parte das ferramentas de inteligência artificial estejam em inglês, os prompts podem ser feitos em português, sendo inteligível da mesma forma.
Rodrigo e Odirley também destacam alguns aspectos comportamentais como uma das principais causas da baixa adesão dos gestores condominiais a essas ferramentas.
Primeiramente, na visão de Rodrigo, o síndico mais "brinca" com as ferramentas de IA do que as considera como prática de trabalho de fato. Se levarem a tecnologia a sério, terão um ganho de performance enorme.
Isso levanta uma segunda questão: será que os síndicos almejam isso? Para Rodrigo e Odirley, os gestores de condomínio precisam ir atrás de conhecimento o tempo inteiro e acreditar nas ferramentas. Sem isso, ficarão estagnados e serão engolidos pela evolução do mercado.
Rodrigo, por exemplo, nos apresentou o "kit condomínio" - um material digital de boas-vindas para condomínios novos, que contém todo tipo de informação relevante para os condôminos, como:
Em resumo, esse material usado por Rodrigo Lobo possui textos, áudios e vídeos 100% produzidos com IA.
Ele usa esse modelo super completo há quase dois anos. Contudo, tem notado que a maioria dos síndicos passou a falar somente agora sobre Inteligência Artificial, sobretudo o ChatGPT, e tudo ainda de maneira muito incipiente.
"Acho que os gestores estão muito focados em fazer curso de síndico, só que hoje em dia, isso é o básico do básico, o mínimo. Eles devem ir atrás de outras coisas simultaneamente, e a Inteligência Artificial é uma delas. Sou muito curioso. Logo que saiu isso tudo, me debrucei em cursos de especialização", comenta Rodrigo.
Enfim, a Inteligência Artificial já não tem mais volta. É preciso encarar a tecnologia com seriedade, jogando junto e sabendo interagir com ela.
Além de pular essas "barreiras comportamentais" citadas acima, um dos maiores desafios dos síndicos na implementação das IAs é escolher quais ferramentas são as mais adequadas para sua necessidade.
De acordo com Maicon, há uma quantidade superior a 10 mil ferramentas de AI conhecidas no mercado brasileiro e esse número não para de crescer. Ou seja, existe um verdadeiro arsenal de plataformas, sendo impossível acompanhar tudo.
Seguir as etapas abaixo ajudará o gestor durante a implementação das ferramentas de IA:
O primeiro passo é avaliar quais processos dentro da sua gestão podem ser automatizados e que vão entregar a melhor experiência para equipe ou clientes. Pense, especialmente, nas atividades repetitivas e operacionais que fazem parte da gestão, tais como:
A dica de ouro para os síndicos é usar e abusar das ferramentas de IA com funcionalidades que possam melhorar sua comunicação, principalmente no atendimento aos moradores - tarefa que costuma exigir muito esforço e tempo.
O síndico recebe muitos chamados, alguns extremamente graves e importantes, e outros completamente banais. "Cheguei a identificar que em um único dia tive a mesma solicitação de três moradores: o telefone do zelador do prédio", recorda Rodrigo.
Por outro lado, por mais que a situação demonstre ser aparentemente simples, a falta de um retorno do síndico, qualquer que fosse, causa no morador uma experiência ruim de atendimento. Isso pode ser facilmente solucionado com as ferramentas de IA.
Livrando-se de certas demandas relacionadas ao atendimento, o gestor pode focar em algo mais estratégico, que ainda nenhuma máquina consegue operar.
"Para mim, o síndico do futuro é aquele que entende de gestão de pessoas. Mas ele só vai ter tempo para olhar para isso se tiver a tecnologia do lado dele, como a IA", afirma Odirley.
Ao definir que tipo de processo pode ser resolvido com IA, é hora de procurar a ferramenta. Consulte a seleção de 12 ferramentas com a curadoria SíndicoNet desta matéria, pesquise na internet, peça indicação de colegas e aí o conselho de Odirley é testar duas por semana, afinal, "se o síndico quiser usar tudo de uma vez, vai acabar fazendo nada, não adianta", frisa.
Siga o esquema abaixo sugerido por ele:
| Processo | Ferramenta | Semana | Avaliação (0-10) |
| a) Atendimento moradores | Copy.ai | 1ª | xx |
| a) Atendimento moradores | Bot.conversa | 1ª | xx |
| b) Comunicados | Construtor de Comunicados SíndicoNet Clube | 2ª | xx |
| b) Comunicados | ChatGPT | 2ª | xx |
| c) Ata de assembleia | Supernormal | 3ª | xx |
| c) Ata de assembleia | Tactiq | 3ª | xx |
Para fazer essa "iniciação nas ferramentas de IA", os fontes consultadas pelo SíndicoNet entendem ser imprescindível o síndico começar pelo ChatGPT.
A maioria das ferramentas de IA são bem intuitivas, algumas completamente gratuitas (embora tenham limitações de uso nessa modalidade), enquanto outras oferecem um período de testes por um mês sem cobrar nada.
As ferramentas gratuitas, ainda que com restrições quanto à quantidade de interações, caem muito bem para síndicos moradores ou mesmo síndicos profissionais em início de carreira.
Já para um gestor com uma empresa de porte médio ou administradoras, Maicon considera que os planos pagos dessas tecnologias se tornam praticamente obrigatórios.
Segundo pesquisa rápida realizada pelo SíndicoNet, a faixa de mensalidade cobrada pelas plataformas de IAs citadas nessa matéria está entre US$ 10 a US$ 50 por mês.
Boa parte das ferramentas de IA são específicas para determinadas funcionalidades. Dessa forma, caso o síndico não possua um desenvolvedor/equipe de Devs que integrem as IAs ou façam uso de plug-ins e APIs, necessariamente, terá que utilizar várias delas, cada qual para uma finalidade.
No elaborado "kit condomínio" de Rodrigo Lobo, ele conta que foi necessário contratar o serviço de uma empresa de tecnologia para ajudar com os prompts e fazer rodar tudo em um lugar só.
Foi um investimento que levou cerca de seis meses para ser efetivamente implementado, mas ele não reclama. "Hoje em dia, tenho um bot de atendimento 360º, que serve tanto para falar com os condôminos, quanto para a minha empresa em si, respondendo potenciais clientes", ele pontua.
Dando continuidade à implementação das ferramentas de Inteligência Artificial na gestão condominial, é importante o síndico empregar esforços para que todos os seus clientes (funcionários e condôminos) abracem a ideia e passem a utilizá-las.
Tutoriais e treinamentos são extremamente necessários para que todos comprem a ideia. "Você tem uma curva de aprendizagem inicial que acaba demandando mais tempo, mas, a médio e longo prazo, isso vai economizar muito tempo em horas/trabalho, reduzir erros e custos", argumenta Maicon.
Possivelmente, milhares e milhares de inteligências artificiais ainda não foram criadas para funções que ainda nem sabemos da necessidade.
De acordo com Maicon, a humanidade evolui, suas necessidades mudam e para essas novas necessidades, com certeza novas, inteligências artificiais emergirão.
Para ele, a necessidade agora é justamente agregar as diversas ferramentas de inteligências artificiais em uma única ou em poucas plataformas, de modo que pudéssemos ter "um verdadeiro ERP empresarial dotado na sua totalidade com IA".
Já Odirley aposta no mordomo virtual - tema de seu artigo publicado no SíndicoNet em 2021 e que até hoje não viu nenhuma empresa do mercado desenvolvendo um produto nesse sentido.
"Imagina entrar no elevador ou acessar o aplicativo do condomínio perguntando para o mordomo virtual quando está agendada a próxima assembleia e quais serão as pautas debatidas, e ser respondido pela tecnologia ali mesmo?", ele exemplifica.
Já Rodrigo, fã número 1 dos vídeos personalizados com Avatar, acredita no aprimoramento desta tecnologia, tornando-se cada vez mais prática, com recursos visuais ainda mais próximos da realidade. Isso sem contar em um condomínio e gestão absolutamente conectados à IoT (Internet das Coisas).
Para saber mais: IoT em condomínio: como tornar prédios mais inteligentes
Abaixo listamos as 12 ferramentas de Inteligência Artificial que mais ajudarão a gestão dos síndicos. São inúmeras funcionalidades, seja em texto, áudio, vídeo, imagens e muito mais. Confira.
Para que utilizar: Várias funcionalidades.
É a ferramenta de IA mais comum aqui no Brasil. No mundo, esse chatbot teve 1 milhão de usuários em apenas cinco dias. Como parâmetro, a Netflix demorou três anos e meio para contabilizar o mesmo número.
Além de gerar textos, o ChatGPT pode ser usado em várias aplicações, incluindo assistentes virtuais, chatbots, etc. São muitas funcionalidades, entre elas:
a) Produção de comunicados e respostas diversas
Exemplo de prompt (comando): "Fazer um comunicado educado, amigável e formal, de até quatro parágrafos, informando o morador José que não é permitido circular com seu cachorro sem caleira pelo jardim do Condomínio xxxxx, conforme artigo 4 do nosso regimento interno. Insira negritos nas informações mais importantes."
Perceba como a ferramenta é inteligente. Mesmo sem ter especificado no comando, ela inseriu informações completamentares no comunicado, como a questão de segurança e a assinatura do síndico.
b) Gerenciar solicitações de moradores (manutenção ou reparos com áreas comuns) ou responder perguntas frequentes;
Exemplo de prompt (comando): "Se um morador perguntar quando o serviço de pintura de fachada termina, responda que a previsão é dia 20/04/2024."
Todos os seus comandos anteriores permanecem visíveis em uma aba à esquerda. Assim, para perguntas recorrentes de moradores, você já não vai ter que digitar a mesma coisa, basta copiar e colar a resposta.
c) Treinamentos para os funcionários;
Exemplo de prompt (comando): "Crie um documento com instruções atualizadas sobre qual deve ser a postura do porteiro para autorizar o acesso de autoridades policiais que pretendem cumprir mandados judiciais."
d) Corretor ortográfico;
Exemplo de prompt (comando): Copie e cole um texto, solicitando ao ChatGPT: "revise a ortografia do texto abaixo e faça as devidas correções gramaticais."
e) Pesquisa de qualquer tipo de informação;
Exemplo de prompt (comando): "Me dê exemplos de obras voluptuárias em condomínios"
g) Dar ideias
Exemplo de prompt (comando): “Sou síndico de um condomínio e, atualmente, apenas 5% dos moradores estão usando o aplicativo da administradora de condomínio. O que eu posso fazer para engajá-los na ferramenta, considerando que a faixa etária deles está acima dos 50 anos?”
Preço: Planos gratuito ou Plus a partir de U$S 20/mês.
Enquanto o Google é uma enciclopédia online, na qual o usuário faz perguntas e precisa acessar artigo por artigo para ele mesmo chegar a uma conclusão, o ChatGPT é quem faz essa análise, em segundos, já entregando uma resposta com base nesses links armanezados na internet.
Como essa ferramenta está disponível para qualquer pessoa, o síndico tem até que tomar cuidado, porque agora o condômino pode saber até mais que ele. Mas tem o outro lado da moeda também.
"Mesmo que seja feita uma pré-pesquisa, se o gestor não se debruçar no assunto, pode se complicar. Em compensação, essa tecnologia até vai embasar e fortalecer as decisões do gestor em alguns casos", pondera Rodrigo Logo.
A partir de agora, o famigerado "Pesquisa no Google" pode ser substituído pelo "Pesquisa no ChatGPT".
Para que utilizar: Elaborar textos em segundos.
A tecnologia do Construtor de Comunicados do SíndicoNet Clube usa IA para criar todo tipo de texto, como informativos, avisos, cartazes, advertências, etc.
Basta escrever uma linha do que pretende comunicar aos moradores e, num clique, a mágica está feita! O Construtor cria, de forma instantânea, um comunicado detalhado e assertivo, descrevendo exatamente o que você precisa comunicar.
Em pouco mais de seis meses do lançamento da ferramenta, já são mais de 1,1 mil comunicados produzidos com o Construtor pelas centenas de membros do Clube.
Exemplo de prompt (comando):
"Comunique os moradores de forma bem humorada de que o condomínio implementou coleta seletiva de lixo"
Preço: a partir de R$ 18,90/mês. Assine aqui
"Se considerarmos que nossos usuários enviam, em média, 10 comunicados por mês, os quais podem levar até 1h para serem elaborados por alguém, essa ferramenta facilita muito a vida dos síndicos, pois produz um conteúdo em questão de segundo", reitera Joaquim Venancio, CEO da aplicativo de condomínios Nok Nox.
Saiba mais aqui ou assistindo à live abaixo:
Para que utilizar: Responder perguntas básicas e frequentes dos moradores
"Essa IA economiza 40% de tempo na resposta a e-mails, por exemplo. Geralmente, síndicos respondem sempre as mesmas perguntas. Como são questões repetidas, à medida que você vai registrando na plataforma, ela aprende com isso, a ponto de você não precisar mais digitar nada, surge tudo automaticamente", explica Odirley Rocha.
Exemplo de prompt (comando):
"Como responder o e-mail de um morador de maneira educada e objetiva informando que ele não pode frequentar a piscina do condomínio após às 22h, conforme está previsto no artigo xxxx da nossa convenção."
No geral, o resultado gerado pelo Copy.ai é bem semelhante ao do ChatGPT.
Preço: Planos gratuito ou Pro ilimitado (US$ 49/mês)
Para que utilizar: É um chatbot de atendimento inteligente e interativo 24h.
São vários tipos. Podem ser integrados até ao WhatsApp e cumprir com diversas funções, como envio:
Exemplo de prompt (comando):
"Se um morador solicitar a segunda via da taxa condominial e acionar a administradora no WhatsApp para isso, confirme o número do CPF dele e envie o boleto em PDF."
Preço: a depender do produto adquirido.
Saiba mais: Existem diversas integrações e APIs nesse sentido. Converse com um desenvolvedor ou sua equipe de TI (se tiver) para conhecer as possibilidades.
Para que utilizar: Criar apresentações de slides (assembleia, resumo de obra, prestação de contas, etc)
Essa ferramenta estrutura o texto, dá opções de gráficos e muitas outras coisas, otimizando o tempo e organizando o documento. E, claro, tudo pode ser ajustável.
Exemplo de prompt (comando): "Sou síndico de um condomínio e tenho uma assembleia na qual preciso fazer uma apresentação acompanhada de um ppt, destacando as principais melhorias dos últimos 6 meses, como reforma do hall, novos uniformes para funcionários, e brinquedos do playground. Vale mencionar os valores para cada iniciativa, os quais foram R$ xxxxx, tempo de obras (xxxxxxx, yyyy, zzzz, respectivamente) e o valor do rateio para cada unidade (xxx, yyyy, zzz, respectivamente)".
Fontes consultadas: Odirley Rocha (diretor de relacionamento do Porter Group e palestrante no Conexão SíndicoNet 2024); Rodrigo Lobo (síndico profissional e CEO da Advanced); Joaquim Venâncio (CEO da Nok Nox) e Maicon Guedes (advogado e síndico profissional na Informma Síndicos).