Livro de ocorrência

 Por Alexandre Marques (*)

Quase todos os condomínios tem o hábito de manter na portaria, acessível aos moradores o chamado “Livro de Ocorrências”. Esse serve, em tese, para que o morador nele registre dúvidas, reclamações, sugestões e...ocorrências, estas, normalmente, ligadas à questões disciplinares, estatuídas no regimento interno ou na convenção. 

É muito usado ainda para registrar queixa contra conduta de funcionários, cobrar o síndico e o conselho de questões que eles condôminos julgam relevantes, embora, muitas vezes, não façam isso de forma objetiva, construtiva, chegando as vezes à fronteira da má educação e intenção, o que é uma pena.

Alguns conceitos e cuidados básicos, sem os quais, as “ocorrências” lá registradas, sequer devem ser consideradas em minha opinião:

1. Quem reclama deve fazer constar as observações em letra legível, com o nome, número da unidade e, sendo o caso, um e-mail ou telefone para resposta, se assim, preferir;
2. . Quem reclama, deve fazê-lo de forma polida, objetiva e respeitosa, sem acusar ninguém sem provas e mantendo o decoro no uso das palavras;
3.         Quem sugere ou critica deve fazê-lo, igualmente, de forma objetiva e respeitosa, sem levar eventuais questões para o lado pessoal, mas, com o intuito claro de realmente colaborar com suas colocações para uma melhor gestão.

Quem responde, seja o síndico, um conselheiro, a administradora, enfim quem ficou incumbido de fazê-lo, por decisão assemblear, deve valer-se das mesmas regras de educação, objetividade, civilidade e tom construtivo e receptivo nas respostas. 

Temos visto, infelizmente, tais livros de ocorrência ser totalmente desvirtuado de sua finalidade, utilizado apenas e tão somente como ferramenta para que um condômino agrida o outro ou a direção do condomínio, pior, de forma covarde, a sorrelfa, sem identificação, com manifestações apócrifas, o que, não pode ser admitido de forma alguma. 

Igualmente síndicos e demais membros diretivos as vezes excedem-se nas respostas, deixando de observar a boa educação e respeito inerentes ao tratamento de qualquer pessoa. 

Por isso que devem ser criadas algumas regras para a anotação em tais livros que devem ser fixadas na capa ou contracapa de modo a não deixar dúvida a quem dele pretenda se utilizar quanto a sua finalidade, destinação, da importância de sua utilização como um canal de comunicação com a direção do condomínio útil e eficaz, bastando para tanto que os moradores assim desejem algumas dicas.

1. Utilize-se desse livro, lembrando que é público e outros moradores dele e de seu conteúdo terão acesso, respeite a privacidade e honra das pessoas;
2. Registre sua reclamação, dúvida ou sugestão de forma objetiva, clara, sucinta, não se preocupe em transcrever trechos da legislação condominial, convenção, regimento e atas assembleares a direção do condomínio as conhece e tem profissionais que a amparam nesse sentido;
3. Seja construtivo e colabore com sua comunidade ataque os problemas e, não as pessoas;
4. Se for crítica ao comportamento de algum morador, não acuse sem provas, não difame, não injurie e calunie, lembre-se que uma vez “registradas” as palavras e opiniões a pessoa que se sentir ofendida pode utilizar-se do conteúdo do livro para adotar providências extra e judicial na esfera civil e criminal que achar cabíveis;
5. Dê tempo para que a gestão do condomínio averigue o problema e responda ao seu registro;
6. É terminantemente proibido retirar o livro da portaria ou administração sem anuência expressa e prévia da direção do Condomínio por se tratar de documento público pertencente a massa condominial.

Alertamos para tais questões, mesmo que parecendo óbvias, pois, já tivemos o dissabor de ter que lidar com situações de condôminos e funcionários do condomínio registrando situações de flagrante de menores de idade envolvendo-se com drogas e bebidas nas áreas comuns e, mesmo mantendo relações sexuais, sendo certo que, quem informou a ocorrência não teve o cuidado de pelo menos omitir o nome dos menores, o que, por si só, é crime! 

Depois de registradas as palavras, constando de folhas numeradas do livro, não há como apaga-las ou rasurá-las e é óbvio que a família desses menores, se se sentirem atingidos, pode tomar as providências legais cabíveis contra quem registrou a ocorrência, assim, de forma pública, inclusive, mencionando nomes e a unidade. E se tal ato foi perpetrado por funcionário do condomínio, se advir uma ação de dano moral, essa será movida contra o condomínio pela culpa “in elegendo” de seu preposto, sendo toda a massa condominial penalizada com um dever de indenizar solidariamente. 

Assim, o livro de ocorrências é uma importante ferramenta a disposição dos moradores, desde que sabendo usar, do contrário, melhor retirá-lo da portaria, observados esses cuidados básicos, pode ser um excelente canal de comunicação da gestão com a massa condominial.