Matriz RACI aplicada à gestão de condomínios

Por Leandro Souza*

Sabemos que organização é a palavra-chave para síndicos  que almejam o sucesso na gestão. Porém, para que isso seja possível, é imprescindível que todos os colaboradores saibam exatamente quais suas responsabilidades.

O que está em jogo é a segurança, o bem-estar dos funcionários, condôminos, moradores e visitantes, e, por último, a valorização do patrimônio de todos. 

muito utilizada no mercado empresarial, pode contribuir, de forma rápida, prática e eficaz, para que os papéis dentro dos condomínios sejam definidos de forma clara e objetiva. 

 comunicação se torna mais assertiva e os resultados passam a ser mais eficazes.

O que é Matriz RACI?

otimizar a gestão de projetos, que tornam mais claras as atividades e indivíduos envolvidos. Ao consultar a Matriz RACI, tanto a equipe que executa o projeto quanto outros setores e condôminos ficam cientes sobre quem deve fazer o quê.

A participação dos membros do time é assinalada por meio de uma das letras do acrônimo RACI, que significam:

• R: Responsible ou Responsável (Funcionário do condomínio)
• A: Accountable ou Aprovador/Autoridade (Síndico)
• C: Consulted ou Consultado (especialista, empresa contratada, etc.)
• I: Informed ou Informado (moradores, conselheiros, subsíndico, etc.)

Observe que as funções resumem os quatro principais papéis desempenhados para o bom andamento de um projeto ou da rotina diária dentro de um condomínio. 

Para que as entregas sejam concluídas com qualidade e dentro do prazo estipulado, é necessário:

síndico precisa definir o funcionário que ficará responsável na coordenação da tarefa. É aquele que domina as técnicas e procedimentos relativos a uma tarefa; o designado para a sua execução. Esse profissional assume a responsabilidade pela entrega de uma ou mais demandas, podendo, ou não, contar com a ajuda de assistentes. A diferença entre eles é que o Responsável é quem executa a maior parte da atividade, enquanto os assistentes trabalham os detalhes para maior aproveitamento.

Assim que uma tarefa é finalizada, deve passar pelo crivo de uma autoridade.

Aprovador (autoridade) costuma ser o síndico. Para que a Matriz RACI confira agilidade aos processos, cada tarefa deve ter, apenas, um Aprovador.

Corresponde, em geral, a um especialista, um profissional expert na área da tarefa definida. No decorrer dessa atividade, o Consultado deve fornecer todo o suporte necessário para que o Responsável execute a atividade da melhor forma possível.

, colegas de outros departamentos, conselheiros, subsíndicos,  que tenham condições de facilitar a conclusão das tarefas ou que dependam dos resultados para tomar decisões.

Como surgiu a Matriz RACI?

Não há um consenso sobre como surgiu a Matriz RACI, mas acredita-se que a ideia tenha sido inspirada em práticas de produção enxuta, ou Lean Manufacturing.

Para que serve a Matriz RACI?

resolve uma série de problemas de comunicação nos condomínios , pois especifica, por exemplo, que cabe ao síndico somente a aprovação de um relatório técnico.

Benefícios da Matriz RACI para a gestão dos condomínios

Aplicar a Matriz RACI agrega vários benefícios para os condomínios, síndicos, colaboradores e equipes. Conheça os principais a seguir.

• Melhora na comunicação;
• Maior transparência;
• Responsabilização assertiva;
• Aumenta a colaboração;
• Reduz a sobrecarga de trabalho;
• Eleva a autonomia dos colaboradores;
• Eficiência no uso do tempo. 

Conclusão

matriz de responsabilidades.

Com o objetivo de minimizar erros e tornar mais visível a percepção dos responsáveis por cada atividade, evitando problemas por falta de comunicação, por exemplo.

Conhecer esta ferramenta pode ajudar na organização das tarefas e ser um diferencial na gestão condominial.

(*) Dr. Leandro Souza é fundador e diretor da Sindix Administração de Condomínios e Imóveis.