O que deve ter no contrato com a administradora

O contrato a ser firmado com a administradora deve ser bastante minucioso. Todos os serviços contratados devem estar especificados, de acordo com as necessidades do condomínio.

É conveniente especificar também as taxas extraordinárias cobradas pela empresa, como despesas de escritório e outras. Principais itens a verificar no contrato:  

• Taxa mensal a ser cobrada (valor ou porcentagem). Varia de 5 a 10%, diminuindo dentro deste percentual de acordo com a receita do condomínio. Comerciais têm cobrança superior aos residenciais (em média, 20% a mais). Condomínios que optem por ter conta bancária individual também paga mais: cerca de 30%.
• 13a. taxa no mês de dezembro: deve estar prevista no contrato, para ter validade legal. Cobrar a 13a. taxa é uma prática cada vez menos adotada no mercado
• Funcionários: a administradora pode cuidar apenas da folha de pagamento e do recolhimento dos encargos, ou ser responsável por todos os aspectos, da contratação à homologação do desligamento na Delegacia Regional de Trabalho. A opção e o detalhamento dos serviços prestados neste aspecto devem estar especificados no contrato.
• Conta "pool" ou vinculada: o condomínio pode optar por deixar seu dinheiro em uma conta comum da administradora (conta "pool"), ou ter sua própria conta (vinculada). Saiba a diferença
• Assessoria jurídica: muitas oferecem este serviço gratuito, para solução de dúvidas. Os honorários advocatícios para ações de cobrança e trabalhistas são cobrados à parte, geralmente.
• Previsão Orçamentária: elaboração das previsões mensais e anuais.
• Fornecedores: na maioria dos casos, a empresa se compromete a conseguir, sempre que possível, três orçamentos para o produto ou serviço que o condomínio necessita, para o síndico indicar qual a escolha (sua ou da assembleia) e autorizar a compra ou contratação.
• Pagamento de contas e multas: deve constar um item em que a empresa se responsabiliza por pagar em dia as contas designadas pelo síndico, arcando com eventuais multas e juros por atraso.
• Seguros: a contratação e renovação podem ficar a cargo da administradora, que deve informar ao síndico as melhores opções, com orçamento, para que este escolha e autorize a contratação. De qualquer modo, é sempre o síndico o responsável legal pelos seguros feitos.

ONDE AS ADMINISTRADORAS NORMALMENTE COBRAM TAXA EXTRA:

• Assembleias: Participação de funcionários em assembleias e reuniões do corpo diretivo
• Internet: Algumas administradoras disponibilizam a situação financeira do condomínio em seus sites na Internet, para facilitar a comunicação com o síndico. O acesso às informações se dá através de senha. Como todos os serviços incluídos na taxa cobrada, deve ser mencionado no contrato.
• Despesas gerais: transporte, escritório (papel, impressão).
• Certidões: de/ para órgãos públicos (RAIS, DIRF, antecedentes criminais de funcionário e outros)
• Homologação de demissão de funcionário
• Gerenciamento de receitas do condomínio, como espaços alugados para publicidade, antenas de telecomunicações e outros

Algumas questões de rotina - previstas em contrato - não necessitam da autorização do síndico: emissão do balancete mensal, geração de previsões orçamentárias mensais e anuais, pagamento de contas de água, luz etc., recolhimento de encargos dos funcionários.

Veja também

• Guia sobre administradoras de condomínios

• Administradoras de Condomínios em São Paulo | Rio de Janeiro