Os cuidados nas atas das assembleias

As Assembleias Gerais dos condomínios, além do seu aspecto legal, são uma constante avaliação da gestão do síndico, aprovando ou refutando as proposições através da votação.

A ata elaborada adequadamente  será o instrumento legal da eficácia da mesma e  servirá para equacionar dúvidas ou conflitos que possam surgir.

Antes mesmo de iniciar uma assembleia geral, o sindico e o corpo diretivo do condomínio já têm uma série de exigências  que precisam ser seguidas em atendimento a convenção do condomínio e a legislação em vigor:

1. Edital de Convocação com a pauta
2. Observar o prazo da expedição do edital 
3. Comprovação de convocação de 100% dos responsáveis pelas unidades autônomas

No dia da assembleia, inicialmente é preciso certificar-se que todos os presentes se identificaram e assinaram a lista de presença, conferir se adimplentes e as procurações. Ainda no princípio, proceder a eleição do presidente da assembleia e o secretário a quem caberá a execução da ata que deverá ser um fiel relato do que foi deliberado e discutido. Comprovando a autenticidade do documento elaborado, postarão as suas assinaturas na ata e todas as vias.

A confecção da ata deve ter um especial cuidado, muitas vezes não observado. Servirá como peça fundamental em uma eventual demanda judicial na busca de direito por parte de qualquer morador assim como dos seus deveres, motivo pelo qual a sua preparação deve ser meticulosa. Veja abaixo alguimas dicas:

• Relatar as deliberações e as ponderações de forma sucinta, mas claramente.
• Não ser prolixo, mas constar todas as informações necessárias.
• A omissão ou adição de comentários por dedução ou vontade própria pode ocasionar muitos aborrecimentos futuros, motivo pelo deve ser evitada.
• O prazo da distribuição da ata não está previsto no Código Civil, mas na convenção de cada condomínio.

É  importante dar conhecimento a todos os condôminos das decisões tomadas em assembleia, mesmo para os que estavam ausentes, para torná-las capaz de produzir os efeitos desejados.

Outra recomendação embora sem previsão no Código Civil é o registro das atas no  cartório de títulos e documentos. O documento registrado faz prova de autenticidade da matéria  e de sua data. Em especial, em caso de extravio,  uma nova cópia pode ser obtida  com o mesmo valor legal da original.

O relato da reunião denominado ata é um registro permanente dessas sessões que ao longo dos anos se avolumam e mantêm o histórico e norteia o trabalho dos próximos gestores além de consulta para solucionar as questões que surgem no dia a dia.

(*) Gabriel Karpat, economista (PUC-SP), mediação e arbitragem (FGV), especialista em condomínios, autor de livros, diretor da GK administração de Bens e Professor do Curso online SíndicoNet