Plano diretor

Nada mais apropriado do que denominar como Plano Diretor o planejamento das ações e políticas dentro dos condomínios. Na esfera municipal, o Plano Diretor está definido no Estatuto da Cidades como instrumento básico para, assim como nos condomínios, com a participação da sociedade, orientar as políticas de desenvolvimento e organizar seu crescimento e funcionamento, especialmente para estabelecer as prioridades de investimentos.

O Plano Diretor condominial ganha ainda mais relevância ao lembrarmos que muitos municípios brasileiros são menos populosos que grande parte dos condomínios, especialmente dos chamados condomínios-clube, bem como das imensas torres comerciais e, por vezes, de extensas áreas horizontais (condomínios ou associações).

Surge, então, a dúvida: o planejamento é essencial somente para grandes edificações? A resposta é negativa. Ele deve existir para todos os condomínios, independentemente do porte. Mesmo os menores almejam obter eficiência na gestão, que vem com um esforço direcionado e estabelecido de acordo com o que se deseja alcançar.

E isso só se consegue através de um trabalho planejado.

Qualquer atividade humana realizada sem preparo e sem planejamento conduz as organizações, assim como os condomínios, a destinos incertos e muitas vezes não desejados.

A falta de planejamento adequado é a certeza de um desempenho pobre e, para os síndicos, significa antes de mais nada uma “morte prematuramente anunciada”.

Explicada a importância da formatação de um Plano Diretor nos condomínios, é necessário balizar sua construção. Nesse sentido, três pilares o sustentam:

1. Processos: nesse pilar, os níveis dos processos e da organização devem ser mapeados, identificados, definidos e mensurados - só assim é possível gerenciá-los;
2. Governança: aqui, todas as ferramentas disponíveis para operacionalizar o plano elaborado devem ser utilizadas, entre elas o acompanhamento mensal do orçamento elaborado e o efetivamente gasto; o atendimento à manutenção corretiva dos equipamentos, bem como a organização da manutenção preventiva; e o controle e inventário fixo e rotativo, o que facilita o processo de controle e otimização das compras e reposições;
3.  Monitoramento do Plano: pilar igualmente essencial, onde deve-se assegurar a fidelidade das informações recebidas, uma vez que o(a) síndico(a) não estará presente em todas as etapas da elaboração e execução do Plano. Uma forma muito eficaz de monitoramento e controle é através de um checklist das obrigações e respectivas periodicidades.

Um Plano Diretor bem elaborado inicia-se com a prévia identificação e descrição da edificação e de sua tecnologia, através de indispensável e detalhada vistoria física dos equipamentos e instalações; dos processos e sistemas de segurança; e das políticas de compliance internas, previstas ou não no Regimento Interno do condomínio.

É muito importante que se leve em conta sempre que o objetivo do Plano Diretor no condomínio é investir na preservação do valor patrimonial e garantir a funcionalidade dos bens e áreas comuns e, sobretudo, viabilizar o conforto dos condôminos.

Cabe, ainda, uma última ressalva: os planejamentos são elaborados com prazos elásticos (curto, médio e longo prazo). Por isso mesmo, tal qual em todas as atividades humanas e organizacionais, deve prever revisões periódicas, permitindo correção de seus rumos e ajustes das ações.

Todo esse cuidado facilita nunca perder o principal objetivo: atender as particularidades de cada condomínio e coletividade. Aliás, para alcançá-lo, também é fundamental ouvir de quem faz essa coletividade, ou seja, os condôminos, suas avaliações, reclamações e sugestões. Trata-se de uma forma de não distanciar-se de seus efetivos anseios.

(*) Gabriel Karpat é diretor da GK Administração de Bens e colunista do SíndicoNet – diretoria@gk.com.br