19/08/19 07:05 - Atualizado há 4 anos
Mais do que nunca, a contratação de um síndico profissional tem sido considerada uma opção para condomínios que não dispõem de voluntários com tempo, preparo e vocação para o cargo.
Além das inúmeras tarefas, obrigações, contas e tributos envolvidos na gestão condominial, a sindicatura implica em um elevado grau de responsabilidade – civil e criminal – e gestão de relacionamentos entre vizinhos que poucos encaram.
Acontece que, com um número cada vez maior de síndicos profissionais assumindo os condomínios, uma confusão passou a ser gerada entre moradores, e até síndicos profissionais e administradores, sobre qual é o papel de cada um e seus limites.
Afinal, são trabalhos concorrentes ou complementares? Quando um condômino deve chamar o síndico? E quando deve recorrer à administradora? O síndico profissional pode substituir a administradora? Como lidar com esse novo cenário no mundo condominial?
As atribuições legais de um síndico estão previstas no Código Civil Artigo 1.348, seja ele profissional ou residente. De forma resumida, compete ao síndico:
Veja aqui as atribuições do síndico
Pelo Código Civil, o síndico pode transferir suas representações ou funções administrativas – salvo se a convenção do condomínio for contrária. E é aqui que entra o papel essencial da administradora.
Segundo a AABIC, são mais de 200 tarefas que uma administradora executa rotineiramente, relacionadas a áreas, como:
Veja aqui todas as atribuições da administradora de condomínio
Muita gente faz confusão, achando que o síndico contratado abarca um universo ainda maior de tarefas e obrigações, entrando na seara da administradora.
Como falamos, essa mistura de atribuições pode levar a uma contratação equivocada, cobrança de atividades que não cabem ao síndico e até mesmo a simplificação do papel do profissional.
Na prática, há condomínios de grande porte que contratam síndicos com carga horária estendida e ele acaba exercendo erroneamente a função de gerente predial.
Veja na tabela abaixo as principais funções de cada um:
DOWNLOAD: baixe gratuitamente esse nosso cartaz para condôminos. Ele explica a diferença de papéis entre síndico e administradora.
Note na tabela acima que o síndico atua como o CEO de uma empresa, exercendo um papel mais focado na gestão e conservação do empreendimento. Diferente da administradora, que é o braço direito na realização das atividades rotineiras, burocráticas e administrativas. É ela quem vai dar todo o suporte para o síndico atingir seus objetivos.
Por mais preparo e experiência que tenha, o síndico profissional é um generalista e o condomínio que conta com ele não deve abrir mão dos serviços de uma administradora.
Segundo Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH, é um erro o condomínio contratar um síndico para acumular funções executivas e administrativas. “O papel do síndico é deliberativo, de tomada de decisões. E o da administradora é consultivo”, reforça.
Com a complexidade legal e tributária, a constante atualização de leis, normas, jurisprudência e o volume de atividades e obrigações, é praticamente inviável não contar com uma administradora hoje.
“É impossível uma pessoa conseguir ter todo o conhecimento para exercer atividades de diversos especialistas”, opina Karpat, recordando a onda de autogestão em condomínios, quando tudo era feito internamente, e muitos empreendimentos cometeram erros e entraram em dívidas.
Em alguns casos, a sobreposição de papéis pode acontecer por iniciativa do síndico profissional.
Muitos passam a exercer consultoria jurídica, planejamento orçamentário entre outros serviços, ocupando, por fim, um espaço de atendimento que compete à administradora, cuja natureza é de estrutura maior para fornecer o suporte para todas as tarefas do dia a dia do condomínio.
“O síndico profissional deve primar pela característica de gestor, que se dedica ao planejamento e à avaliação da equipe de funcionários”, opina Omar Anauate, diretor de Condomínio da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC). “Ele também deve pensar em inovações e tomada de decisões etc, lançando mão de mais tempo, capacidade e remuneração adequada.”
Quando entra em tarefas rotineiras, como emissão de boleto, cobrança, pagamento de contas, recolhimento de tributos, o síndico acaba por invadir o território daquela que deveria ser sua parceira.
Em casos como esse, pode não ser apenas “intromissão” no serviço alheio. Se for o caso de um síndico profissional passar a suprir falhas da administradora, é sinal que pode haver um problema na qualidade do trabalho da empresa.
O síndico deve se cercar de um bom grupo de prestadores de serviços, a começar pela administradora, e prezar pela coordenação e supervisão do time. Por isso, o cuidado deve ser redobrado na contratação.
Há tarefas que podem, e é recomendável, que sejam feitas a quatro mãos por síndico profissional e administradora, como a previsão orçamentária, contratação de funcionários e até cotações com prestadores de serviços.
No segundo exemplo, a administradora seleciona candidatos e os envia ao síndico, que conduzirá as próximas etapas: análise dos perfis, entrevistas e escolha do novo funcionário.
Dali para frente, caberá à administradora toda a burocracia, como levantamento de documentos, registro etc.
Importante lembrar que há decisões que devem ser tomadas pelo síndico em conjunto com o conselho e outras em assembleia, como benfeitorias de maior aporte financeiro.
Quase todas as administradoras atualmente dispõem de portal ou aplicativos, bastante úteis para o autoatendimento, informação fácil e prestação de contas transparente e imediata aos condôminos e síndicos.
É um facilitador dos serviços que já oferece, como:
Essas ferramentas podem ser grandes aliadas do síndico na gestão local, servindo para consultas financeiras, de inadimplência e de documentação; como meio de comunicação com funcionários, moradores e administradora; e check-lists.
Ele também pode recomendar e estimular moradores a adotarem as ferramentas, juntando-se à administradora na disseminação das vantagens, facilidades e conveniências oferecidas pela tecnologia.
E, por que não oferecer um treinamento aos condôminos? Além dos ganhos individuais de todas as partes, estimula-se a comunidade a ser mais participativa e colaborativa no dia a dia do empreendimento.
Entrosamento, respeito e colaboração são as palavras que devem definir a relação entre síndico profissional e administradora desde o começo.
Uma das maneiras para se chegar a essa condição é ter contratos muito bem definidos com a determinação das tarefas que cabem a cada parte, evitando duplicidade, sobreposição, competição e conflitos.
Para o síndico profissional Odilon Ayres, da empresa Condovita, atuante em oito condomínios com cerca de 2 mil unidades sob a sua gestão, a clareza dos papéis de cada parte proporcionará uma relação harmônica, um trabalho colaborativo e uma prestação de contas transparente.
E quem ganha com tudo isso é o condomínio.
Fontes consultadas: Ricardo Karpat (diretor da Gábor RH), Omar Anauate (diretor da AABIC), Odilon Ayres (síndico profissional da Condovita)