Rotinas da administração do condomínio

Gerenciar um condomínio não é fácil: são muitos itens de manutenção a serem observados, atividades operacionais, gestão de funcionários, administração e contabilidade, além da preocupação do bem estar e do bom relacionamento com os condôminos.

Para ajudar nesta tarefa, segue abaixo uma lista das demandas principais do condomínio, dividas pelo período (diário, semanal, etc.) em que as ações devem ser tomadas ou fiscalizadas.

Lista de Tarefas / Rotina Condominial

Diário

• SÍNDICO: Manter uma boa comunicação com o zelador // Exigir que o zelador verifique o livro de ocorrência e notifique-o  
• JARDIM: Observar as plantas, falta ou excesso de água, pragas e doenças // A rega pode ser diária ou a cada 2 dias  
• LIMPEZA: Limpeza do hall de entrada; recolhimento do lixo // Salão de festa e de jogos, salas de ginástica, e outros espaços de convivência do condomínio devem ser limpos e fiscalizados de acordo com a utilização dos condôminos // A limpeza pode ser diária ou com intervalo de dois dias  
• SEGURANÇA: Verificar funcionamento das câmeras de vídeo e gravação  
• CONTRA INCÊNDIO: Conferir se as escadas estão desobstruídas  
• GERAL: Atenção a objetos deixados na garagem e na portaria (notificar moradores)  
• ELEVADOR: Observar se há ruídos e anomalias de funcionamento no elevador  
• PISCINAS: Filtragem e limpeza com rede; a cloração pode ser feita a cada dois dias  
• BOMBAS: Verificar os quadros de comando e as tubulações para se evitar vazamentos em torneiras ou canos

Semanal

• SÍNDICO: Acompanhar lançamentos e despesas feitos pela administradora (internet)  
• ZELADOR: Uma inspeção informal no condomínio é muito recomendável, para prevenir problemas e detectá-los logo no início. Confira o Guia SíndicoNet Check-up Predial, com dicas e formulário com os itens a serem vistoriados  
• PISCINAS: Controle do pH e outras ações  
• CONTRA INCÊNDIO: Verificar integridade, lacre e carga dos extintores  
• GRUPO GERADOR: Verificar nível de óleo, entradas e saídas de ventilação desobstruída, local isolado  
• INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Verificar a limpeza de reservatórios (inferior e superior)  
• PLAYGROUND: Verificar integridade dos brinquedos, encaixe e apertos dos parafusos, peças quebradas, desgastadas, se estão adequadamente chumbados, sem riscos aparentes

Quinzenal

• JARDIM: A manutenção ideal do jardim seria 2 vezes no mês (poda, limpeza, controle de pragas e doenças etc)  
• GRUPO GERADOR: Fazer testes de funcionamento por 30 minutos  
• BOMBA D'ÁGUA: Alternar a chave no painel elétrico para utilizá-las em sistema de rodízio  
• INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Limpeza dos ralos e grelhas das águas pluviais e calhas

Mensal

• SÍNDICO: Acompanhar os casos de inadimplentes // Acompanhar, Fiscalizar e Analisar – notas fiscais, extrato bancário, pagamentos, contribuições, etc // Ter um plano de previsão de despesas/receita anual e estabelecer os gastos por área (manutenção, consumo de água, encargos sociais, etc.). Comparar o planejado com o real no final do mês e projetar os meses seguintes // Verificar se todos os atestados estão em dia, como NR 10 Para-Ráios (Normas Regulamentadoras de Instalações Elétricas); NR 5 CIPA (Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho) // Checar os balancetes de prestação de contas aos condôminos // Checar recolhimento dos direitos trabalhistas (INSS, FGTS, etc) // Checar pagamentos de funcionários, contas água e luz etc.  
• CONSELHO: Reuniões mensais para prestação de contas e análise da parte operacional  
• ZELADOR: Checar se todos os equipamentos e seus comandos estão em perfeita funcionalidade (Alarme de incêndio, Bomba de recalque, Bomba d'água, Central da portaria, Disjuntores, Quadro de força, Sistema de segurança, Para-raios) // Acompanhar revisão de manutenção dos elevadores // Sinalização interna – indicação fluorescente de escada, extintores, porta corta-fogo etc. e de filmagem no ambiente  
• JARDIM: Adubar o jardim  
• BOMBAS: Verificação de vazamentos e/ou vibrações anormais das bombas de recalque de água potável, esgoto, águas pluviais e de incêndio // Verificar o funcionamento das bombas submersas  
• PISCINAS: Supercloração (em períodos de maior uso)  
• ILUMINAÇÃO DE EMERGÊNCIA: A iluminação de emergência deve ser testada uma vez por mês, simulando uma falta de energia. Se o sistema não funcionar por pelo menos 1 hora, o equipamento está com problema.
• EQUIPAMENTOS CONTRA-INCÊNDIO: Porta corta-fogo: verificar a regulagem das portas (lubrificação, trincas etc)  
• ESCADA: Alternar os ventiladores através de chave comutadora, para reduzir desgaste  
• PARA-RAIOS: Verificação visual. Observar se os cabos metálicos não estão soltos. Eles devem estar presos pelo isolador para o funcionamento correto  
• PORTÕES AUTOMÁTICOS: Lubrificação  
• ELEVADORES: Regulagem das sapatas de freio realizada por um especialista, pois a não vistoria pode comprometer a precisão de frenagem e ocorrer danos no tambor  
• GERADOR: Vistoria pela empresa de manutenção

Bimestral

• SÍNDICO: Rever os contratos de manutenção (60 dias antes do reajuste) e iniciar negociação  
• ZELADOR: Checar condições das ferramentas de trabalho dos funcionários (inclusive EPI – Equipamento de Proteção Individual, como luvas e botas para faxineiros, entre outros)  
• EQUIPAMENTOS CONTRA-INCÊNDIO: Testar bomba de incêndio  
• ILUMINAÇÃO DE EMERGÊNCIA: Verificar fusíveis, carga da bateria selada, nível de eletrólito da bateria  
• BOMBAS PISCINAS: Manutenção/Visita periódica

Trimestral

• INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e águas pluviais  
• CONTRA INCÊNDIO: Porta Corta-Fogo - aplicar óleo lubrificante nas dobradiças e maçanetas // Mangueiras - esticar e fazer nova dobra, em local diferente da dobra anterior, para não criar vícios e originar furos com o desgaste do tecido

Semestral

• INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Acionar as tubulações que não são constantemente usadas (ladrão da caixa d'água, por exemplo) // Testar abertura e fechamento dos registros dos subsolos e cobertura (barrilete) // Verificar estanqueidade e regulagem dos mecanismos de descarga // Verificar ralos e sifões das louças (tanques e pias)  
• CAIXAS D'ÁGUA: Limpeza (pode-se chamar empresa especializada) // Checar se o cano do fundo está em bom estado // Verificar se as bordas de alvenaria para conter o acesso da água das chuvas estão em perfeitas condições

Anual

• SÍNDICO: Extrato de pagamento por funcionário do INSS e FGTS // Verificar envio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) // Cronograma do pagamento de impostos e acordos sindicais // Despesas de 13º salário dos funcionários // Seguro de vida para funcionários – previsto em acordo coletivo // Verificar pagamento da taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte (pagas à prefeitura) // Verificar renovação de contratos: seguro; manutenção de elevadores, bombas d'água e piscina; administradora // Previsão Orçamentária e Prestação de Contas à Assembléia Ordinária // Dedetização e desratização // Alvará de Licença de Funcionamento do Condomínio – para condomínios comerciais e/ou de uso misto // Verificar ações do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – vistoria, laudo e certificado anual // Verificar formalização de CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – pelo menos um funcionário designado  
• DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO: Ainda que obrigado a se inscrever no CNPJ, o condomínio não está sujeito à apresentação de declaração de rendimentos (atualmente, Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ), por não ser pessoa jurídica ou equiparada  
• INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Verificar e eventualmente trocar os vedantes (courinhos) das torneiras, misturadores de lavatório e registros de pressão // Vistoria contra vazamentos por empresa especializada  
• TELHADOS, CALHAS E RALOS EXTERNOS: Vistoria antes do período das chuvas (janeiro a março)  
• CONTRA INCÊNDIO: Extintores - recarga anual (a cada cinco anos fazer o teste hidrostático) // Mangueiras - teste hidrostático anual // Formação e treinamento de brigada de incêndio // AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) – residencial e comercial: a cada três anos; de uso misto: dois anos   
• INSTALAÇÕES DE GÁS: Recomenda-se um check-up realizado por um profissional  
• ELEVADORES: Inspeção anual rigorosa, a cargo do responsável pela conservação // Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores, assinado pelo engenheiro  
• PARA-RAIOS: É necessária uma verificação anual das condições do aparelho e do aterramento, incluindo medição ôhmica (resistência do metal), por empresa especializada. A cada 5 anos, revisão completa do sistema  
• CAIXAS D'ÁGUA: É recomendável, quando da ocasião da limpeza semestral ou anual, solicitar uma análise da água

Ocasional

• CONSELHO: Reuniões emergenciais quando ocorrer algum fato incomum, para analisá-lo, e ver quais serão as providências  
• PISCINA: Clarificação e decantação  
• ELEVADORES: Checar, para garantir, o nível de óleo. Utilizar o elevador com o nível de óleo abaixo do recomendado pode gerar avarias no eixo da máquina, diminuindo o conforto e aumentando o custo do reparo  
• INSTALAÇÕES ELÉTRICAS: Inspeção profissional e atestado de regularidade  
• JARDIM: Além da poda mensal (limpeza galhos, folhas secas, etc.) existe a poda de formação e condução dos ramos. A poda de limpeza será feita todo mês, já a de formação e condução cada espécie tem seu tempo a ser respeitado // Misturar a terra ao calcário sempre que necessário para afofar a terra

Wilton Augusto (Síndico Profissional), Eng. Zeferino F. Velloso Neto (VIP Vistorias e Inspeções Prediais), Fernando Medeiros (Atlas Schindler Elevadores), Luís Bento (CONAB), Priscilla Camargo (Dinâmica Extintores), Roberson Nery (Paslu), Portal SECOVI-SP, Conteúdo SíndicoNet