27/09/24 02:57 - Atualizado há 20 dias
Ao assumir um condomínio, o síndico precisa desenvolver boas estratégias para gerenciar esse valioso ativo, afinal o encantamento de moradores é impactado diretamente pela percepção de que aquele ambiente é bem cuidado e proporciona bem-estar. Para atingir essas expectativas o treinamento de funcionários é primordial.
Abordada na série "Bússola do Síndico", produção exclusiva do SíndicoNet que conta com 10 episódios para orientar quem está se aventurando como gestor pela primeira vez, a parceria com uma equipe bem qualificada é a chave para identificar melhorias e otimizar processos para que tudo flua bem.
Com a ampla gama de cursos e especializações oferecidos no mercado, é preciso estar atento à periodicidade e aos tipos de treinamentos que são indispensáveis para tarefas rotineiras, como limpeza e controle de acesso, garantindo assim a excelência dos serviços prestados e consequentemente tornando a gestão condominial mais satisfatória.
Esta matéria se propõe a orientar gestores para a definição de um cronograma assertivo, o qual pode contribuir com a valorização da mão de obra e a redução de custos operacionais. Boa leitura!
Com 13 anos de atuação na área condominial, a síndica profissional Christiane Romão acredita que o treinamento de funcionários é um dos pilares mais importantes da gestão, mas ainda não recebe a devida valorização.
"Como o trabalho preventivo ainda é algo muito raro em condomínios, primeiro se deixa acontecer o problema para tratar. Na maioria das vezes, quando assumo uma gestão em que eu não fiz parte da construção da previsão orçamentária, ela não contempla esse orçamento, o que limita trazer profissionais qualificados", conta.
Assim, é preciso fazer uma reflexão sobre a forma como funcionários próprios e terceirizados são vistos dentro do condomínio. Por mais que o bem-estar nesse ambiente seja fruto de seu empenho, constantemente a relevância desses profissionais passa despercebida, fazendo com que treinamentos sejam interpretados como um gasto e não parte de uma gestão preventiva.
Nessa situação, Christiane recomenda conscientizar moradores e contar com o apoio de profissionais capacitados para elaborar um Plano Estratégico, visando a alcançar a qualidade desejada nos serviços prestados.
"Um gestor com visão estratégica entende sua equipe como parte fundamental para evolução das suas ações junto ao empreendimento. Assim, ele tem sempre no seu Plano Diretor o desenvolvimento de programas de treinamento para os colaboradores. Não tem como cobrar sem orientar", adverte a síndica.
O treinamento de funcionários também é essencial para evitar passivos trabalhistas, a exemplo dos relacionados ao uso de equipamentos de proteção individual (EPIs), e falhas que comprometem a integridade de toda a massa condominial, como invasões cometidas por criminosos disfarçados de moradores e até de autoridades.
Algumas terceirizadoras, inclusive, realizam testes com atores para averiguar se os procedimentos de segurança estão sendo seguidos no controle de acesso. Em entrevista à Folha de São Paulo no início de 2024, o diretor de uma empresa chegou a afirmar que falhas costumam ocorrer em até 3% das 2 mil simulações mensais da terceirizadora.
No vídeo abaixo, o advogado Fernando Zito fala sobre os transtornos que podem ocorrer tanto para o condomínio quanto para o funcionário nesses incidentes:
"Funcionários bem treinados são mais preparados para lidar com imprevistos e garantir a harmonia no condomínio, além de prevenir riscos de segurança e problemas legais", destaca Bernardo Abdalla, diretor de marketing da AABIC (Associação das Administradoras de Bens, Imóveis e Condomínios de São Paulo).
Logo, "investir no treinamento é crucial para garantir a eficiência operacional, melhorar a segurança do condomínio e elevar a qualidade do atendimento aos moradores e visitantes."
Além disso, colaboradores que recebem treinamento se sentem mais valorizados e motivados. Segundo Carlos Melo da Montreal, diretor da UniAbralimp, centro de formação instituído pela Abralimp (Associação Brasileira do Mercado de Limpeza Profissional), trata-se de uma sinalização da importância deles e de que o condomínio está interessado no seu crescimento e na sua capacitação.
Para Montreal, outro grande benefício de investir em treinamentos especializados é a redução de desperdícios e custos operacionais.
No campo da limpeza, por exemplo, "equipes treinadas utilizam melhores produtos, evitam danos ao patrimônio pelo uso inadequado de materiais e trabalham de maneira mais produtiva. Isso pode gerar economia significativa no orçamento condominial ao longo do tempo", ele ressalta.
Tudo isso contribui diretamente para a valorização do condomínio, que vai dispor de áreas comuns bem cuidadas e fazer uma aplicação eficiente das cotas condominiais arrecadadas.
Naturalmente, quando o condomínio decide investir na qualificação de seus funcionários, a primeira medida que o síndico adota é levantar mais informações sobre custos e instituições de ensino. Basta pesquisar "treinamento de funcionários" no Google e uma imensidão de resultados aparecerá na sua tela, mas qual escolher?
Uma dica preciosa é saber se a equipe carece de treinamentos ou capacitações, afinal cada um possui propósitos e prazos de conclusão diferentes.
A síndica Christiane Romão recomenda que a decisão seja orientada pelo POP (Procedimento Operacional Padrão), documento baseado na convenção e no regimento interno que contém todos os detalhes da operação do condomínio.
Em outras palavras, ele vai descrever quais são as tarefas atreladas a cada função e como devem ser executadas, evitando que os colaboradores fiquem sem o direcionamento correto.
"Uma vez formalizados os procedimentos, os treinamentos vão ser inseridos como ferramentas de reciclagem e aprimoramento das ações, imprescindíveis para um bom resultado coletivo", instrui.
Para te ajudar a identificar sua necessidade no presente momento, o SíndicoNet solicitou às fontes entrevistadas que compartilhassem alguns exemplos práticos. Veja abaixo:
"O treinamento é mais específico e imediato, voltado a ensinar o funcionário a realizar tarefas práticas e rotineiras dentro de sua função. Por exemplo, quando um porteiro participa de um treinamento para operar o sistema de câmeras de segurança, ele aprende as etapas exatas de manuseio do equipamento, garantindo que a operação ocorra de forma eficiente e segura. O objetivo é garantir que o profissional esteja apto a executar uma função específica logo após o aprendizado", explica Abdalla.
De acordo com Christiane, a qualificação de colaboradores muitas vezes pode ser uma resposta a reclamações recorrentes de moradores. Nesse sentido, um dos treinamentos que realizou com sua equipe foi sobre gestão de encomendas:
"É explícito que após a pandemia o volume de entregas cresceu consideravelmente, trazendo insegurança de atuação, bem como falta de espaço para manuseio dos itens. Nesse momento comecei a trabalhar com as ferramentas necessárias para melhorar aquele procedimento: pautei regras reforçando o limite de tempo para que aquele material pudesse estar ali, utilizando aplicativos que facilitavam essa comunicação e o registro exato do que tinha chegado."
Ao introduzir uma nova tecnologia no condomínio, é fundamental que a equipe seja orientada sobre a ferramenta, afinal, são eles que estão na linha de frente para auxiliar os moradores que enfrentarem alguma dificuldade. Cabe também reforçar em comunicados que a mudança vai trazer mais praticidade e agilidade para ambos os lados.
"Desde então, os funcionários trabalham mais tranquilos, sem medo de extravios, enquanto o volume de itens diminuiu. São medidas simples, mas só quem já teve problemas com encomendas sabe como impacta na operação", conclui Romão.
Mais ampla e focada no desenvolvimento contínuo, a capacitação prepara o colaborador para enfrentar cenários mais complexos, indo além da tarefa em si.
"Um exemplo seria a capacitação de um zelador em gestão de equipes e manutenção predial. Esse curso não apenas ensina habilidades técnicas, mas também o prepara para gerenciar pessoas, tomar decisões estratégicas e prevenir problemas de maneira proativa. A capacitação, portanto, forma o profissional de maneira mais holística, preparando-o para crescer dentro da função e enfrentar novos desafios ao longo do tempo", destaca o diretor de marketing da AABIC.
Montreal lembra também que as habilidades desenvolvidas numa capacitação podem ser aplicadas em diversas situações, como gestão de conflitos ou noções de saúde e segurança no trabalho.
"Um treinamento pode ser sobre o uso correto de produtos químicos, enquanto uma capacitação pode incluir um módulo de boas práticas em sustentabilidade e meio ambiente", compara.
Segundo os especialistas, os treinamentos devem acontecer de forma contínua para que a equipe esteja sempre atualizada sobre as melhores práticas do mercado, entretanto há dois "eventos-chave" que merecem atenção especial.
"O ideal é que o treinamento seja realizado assim que o funcionário ingressa no condomínio e de forma periódica, com reciclagens ao longo do ano. Além disso, momentos de transição, como a chegada de novos equipamentos, mudanças regulatórias ou questões de segurança específicas demandam treinamentos adicionais", detalha Bernardo.
"Até mesmo a revisão de procedimentos após incidentes pode sinalizar a necessidade de novos treinamentos", complementa o diretor da UniAbralimp.
Para funções operacionais, como a de porteiro e faxineiro, recomenda-se reciclagens anuais. Já cargos de segurança exigem constância semestral ou trimestral por se tratar uma área mais crítica, mas a periodicidade pode variar dependendo do risco envolvido, das necessidades do condomínio e das mudanças no mercado.
Apesar de cada funcionário desempenhar funções específicas dentro do condomínio, há alguns treinamentos gerais importantes que devem ser aplicados para toda a equipe, a fim de que possam prevenir situações adversas e lidar com elas da melhor forma caso venham a acontecer.
Nesse sentido, é interessante focar em habilidades e comportamentos específicos, como o reconhecimento de ameaças que possam levar à perda de ativos do empreendimento e o bom relacionamento com os moradores.
"Os colaboradores podem ser treinados em práticas seguras de manuseio de equipamentos, procedimentos padronizados para a segurança de dados e estratégias eficazes de gerenciamento de risco. Ao serem bem versados nessas áreas, os funcionários estarão mais capacitados para evitar perdas e mitigar riscos", destaca Christiane.
Reunimos na tabela abaixo alguns exemplos de cursos que valem a pena o investimento:
| Área | Treinamentos indicados |
|---|---|
| Segurança do trabalho | Uso de equipamentos de proteção individual (EPI) e cuidados com produtos químicos. |
| Contingência de riscos | Primeiros socorros, prevenção e combate a incêndios e segurança de dados. |
| Comportamento | Atendimento ao público, Comunicação Não Violenta e uso do sistema de ponto eletrônico. |
| Saúde laboral | Campanhas mensais (Setembro Amarelo, Outubro Rosa, Novembro Azul, etc.) |
Importante ressaltar que alguns são obrigatórios por Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho, como EPI, primeiros socorros e brigada de incêndio. Você confere todas as NRs aplicáveis a condomínios nesta matéria.
Independente do treinamento a ser realizado, a recomendação é que o gestor sempre exija uma certificação após a conclusão para garantir que o colaborador está apto para a função, algo que acaba valorizando o próprio profissional.
Confira, a seguir, as principais qualificações indicadas para cada funcionário do condomínio:
Tanto na AABIC quanto na UniAbralimp, os treinamentos são revisados anualmente com o intuito de atender novas demandas do mercado e acompanhar mudanças legislativas.
Segundo Abdalla, as atualizações tecnológicas devem ficar no radar de síndicos e funcionários que buscam aperfeiçoamento profissional, mas o contato olho a olho não perde espaço. Dessa forma, as tendências do setor que merecem destaque são:
"Atualmente, observa-se uma crescente adoção de tecnologias digitais e e-learning para treinamentos. As plataformas online, como os cursos online da UniAbralimp, permitem um aprendizado mais flexível e customizável. Além disso, a ênfase em treinamentos relacionados à saúde mental, comunicação assertiva e práticas de ESG também está aumentando", relata Carlos Melo da Montreal.
Consolidada como centro nacional de excelência em conhecimento e formação em limpeza profissional, a instituição é bem cotada por cursos como Técnicas de Limpeza e Liderança de Equipes, mas também conta com opções voltadas a outras áreas para associados através do CECAF (Centro de Treinamento, Capacitação e Formação do Setor de Asseio e Conservação).
Apesar das mudanças no setor condominial, temas amplamente debatidos continuam sendo o foco do treinamento de funcionários. Na AABIC os cursos mais procurados são: gestão de segurança condominial, atendimento ao público, manutenção predial e administração de conflitos em condomínios.
Christiane Romão alerta que não basta qualificar as equipes. Dos assuntos já conhecidos às modernizações, o síndico deve estar sempre atento àquilo que vai otimizar a gestão como um todo. "Sem trabalhar o topo da pirâmide, não existe resultado", conclui.
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Fontes consultadas: Bernardo Abdalla (diretor de marketing da AABIC); Carlos Melo da Montreal (diretor da UniAbralimp); Christiane Romão (síndica profissional).