Troca de síndico: cuidados contábeis na passagem de bastão

Independentemente de ser um síndico morador ou profissional, ao assumir a gestão de um condomínio, é crucial estar atento a diversos aspectos, principalmente nas áreas financeira e contábil.

Para ajudá-lo a começar sua gestão com segurança e evitar erros em questões fundamentais, listei aqui algumas orientações importantes.

Organização da documentação: o primeiro passo para uma gestão eficiente

Assim que assumir a gestão, você passa a ser responsável por toda a documentação do condomínio durante o seu mandato. Mas quais documentos você precisa verificar? Aqui estão os principais:

• Convenção e regulamento interno;
• Atas de assembleias (ordinárias e extraordinárias);
• Contratos com fornecedores;
• Contratos de trabalho dos funcionários;
• Laudos de segurança, como:
  • SPDA (sistema de proteção contra descargas atmosféricas);
  • RIA (inspeção de elevadores);
  • AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);
• Seguro do condomínio;
• Controle dos ativos e bens do condomínio;
• Livros de prestação de contas, incluindo:
  • Relatórios de receitas e despesas;
  • Balancetes e saldos das contas;
  • Relatórios de inadimplência e cobranças;
  • Extratos das contas correntes e de investimento;
  • Notas fiscais do período;
  • Folhas de pagamento e registros de ponto.

Embora essa lista sirva como um direcionamento básico, é importante lembrar que ela pode variar conforme as particularidades do condomínio. Ter esses documentos em ordem é essencial para garantir a transparência e a segurança financeira.

Atualização de representantes e controle de acesso às contas

Além de organizar a documentação, é fundamental solicitar à administradora a atualização do representante legal do condomínio nos órgãos competentes e do responsável financeiro nas instituições bancárias.

Como síndico, você será o responsável legal pelas movimentações financeiras, e ter acesso direto às contas é crucial para assegurar que a administradora está cumprindo suas obrigações corretamente.

Se necessário, peça ajuda!

A função de síndico é multidisciplinar e exige conhecimentos variados, mas isso não significa que você precise dominar todas as áreas.

Delegue tarefas para as quais você não possui expertise técnica e, se surgir qualquer dúvida sobre a documentação ou a situação financeira do condomínio, consulte um profissional qualificado, o que pode significar uma perícia contábil ou auditoria. Veja mais abaixo.

Diligência em troca de gestão: auditoria

Se você não se sentir seguro para iniciar a gestão e verificar toda a documentação, considere contratar um serviço de 'Diligência em Troca de Gestão', também conhecido como auditoria por algumas empresas.

Embora não seja uma auditoria formal, é essencial verificar o escopo do serviço oferecido, garantindo que o profissional contratado analisará toda a documentação, identificando o que está presente e apontando o que está ausente.

Protocolar todos os documentos recebidos e entregues durante a gestão é uma medida essencial para comprovar as transferências realizadas.

(*) Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Consulting Group. Responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Bole é Perito Judicial, formado em Administração de Empresas, já realizou mais de 100 investigações em condomínios, formulando laudos que já foram utilizados na esfera civil e criminal. Bole já atuou em projetos no Canadá, Brasil e Estados Unidos, fala português e inglês.