Grupo de Whatsapp de condominio: boas práticas que devem ser consideradas

Um grupo de WhatsApp de condomínio pode ser uma forma eficiente de se comunicar com os moradores a respeito do empreendimento, mesmo diante de outras soluções, como os aplicativos destinados especificamente para os condomínios em si. 

Principalmente se o número de moradores é relativamente pequeno, ou se o síndico cuida de poucos condomínios, é possível, sim, que o profissional tenha um tempo em sua rotina para acompanhar as mensagens. 

Mas, claro: “nem tudo são flores” e, mesmo se tratando de algo tão simples, é preciso que existam normas para o grupo de WhatsApp de condomínio, e é sobre elas que você aprenderá na leitura a seguir! 

Para que serve um grupo de WhatsApp 

Antes de ir adiante com a iniciativa de criar um grupo de WhatsApp para o condomínio que administra, é importante que você relembre para que, afinal, um grupo serve. 

Quanto a isso, não há muito segredo. E é bem possível que você já seja participante de ao menos um grupo, seja da sua família ou do seu círculo de amigos, e já tenha notado que esse espaço é destinado a facilitar a comunicação entre mais de duas pessoas, ao mesmo tempo. 

Ou seja: se adequa também aos condomínios. Mas, isso, se for julgado que de fato é necessária tal iniciativa. 

Portanto, o primeiro passo, em relação ao objetivo de criar um grupo de WhatsApp de condomínio, é descobrir se os moradores concordam com essa ação. Tarefa essa que pode ser feita durante uma assembleia, na qual será possível obter a opinião de todos de forma oficial. 

Afinal, por se tratar de um grupo, os números de celular ficarão expostos, e esse pode ser apenas um ponto negativo que os moradores querem evitar. 

Como conseguir contatos de moradores de condomínio 

E, por falar em moradores: pode ser que você esteja se perguntando como conseguir seus respectivos contatos, uma vez que a criação do grupo seja aprovada em assembleia. 

Existe uma forma simples, e justa, de conseguir tais contatos: basta informar que quem tiver interesse em participar deve entrar em contato com a administradora com a solicitação. 

É importante frisar que:  

• O administrador de um grupo de WhatsApp de condomínio não precisa necessariamente ser o síndico, embora seja importante sua presença nesse espaço; 
• Por moradores entende-se tanto condôminos quanto inquilinos, a depender do empreendimento. 

Leia também: Guia sobre Inquilinos em Condomínios

Regras para grupo de WhatsApp de condomínio 

Para funcionar corretamente, um grupo de WhatsApp precisa de algumas regras, principalmente quando se trata de auxiliar na gestão de um condomínio. 

E a principal regra que os membros devem seguir, nesse sentido, é entender que o grupo possui um único intuito: tratar de questões pertinentes ao empreendimento e sua administração. 

Toda e qualquer mensagem que desvie desse foco deve ser evitada, incluindo os clássicos “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”, além de temas polêmicos, como religião, futebol e política. 

Além disso, é importante que os membros do grupo também: 

Entendam que nem tudo pertinente ao condomínio deve ser postado no grupo 

Ser um grupo de WhatsApp focado no condomínio não significa que 100% dos assuntos ligados ao empreendimento podem ser tratados ali. 

Um exemplo disso são possíveis cobranças e reclamações que envolvam outros moradores, e que podem gerar discussões. 

Entendam que o grupo não elimina a necessidade do livro de ocorrências 

As próprias reclamações acima listadas são exemplos de conteúdo que cabe ser inserido no livro de ocorrências, e não em um grupo de WhatsApp que, ao menos na grande maioria dos casos, não tem necessariamente um “peso” significativo na gestão. 

Não exponham nomes e imagens 

Toda situação que envolva outro membro do grupo ou mesmo um morador que não esteja nele deve ser tratada diretamente com o síndico. 

A exposição de nomes e imagens de terceiros, em foto ou vídeo, não deve ocorrer em hipótese alguma no grupo, principalmente em caráter de reclamação. 

Evitem áudios 

Isso porque, no que diz respeito à praticidade, as mensagens escritas são melhores. 

A comunicação se torna muito mais otimizada quando os membros do grupo podem simplesmente ler algo, ao invés de terem que escutar áudios que, não raramente, são consideravelmente longos. 

Entendam que as respostas não serão imediatas 

Um grupo de WhatsApp de condomínios serve para facilitar a comunicação, e não para ser um espaço no qual o síndico seja constantemente cobrado por respostas e ações. 

Logo, é importante deixar claro, nas regras, que as respostas para as questões colocadas no grupo não surgirão imediatamente, e que casos mais urgentes podem ser enviados diretamente por mensagem privada. 

Cuidados extras 

Já se inspirou para criar um grupo de WhatsApp e testá-lo nos condomínios que administra? 

Antes, lembre que, em casos de reclamações, é sempre importante ao menos responder ao membro do grupo lembrando-o de utilizar o livro de ocorrências. 

Ocorre que, inevitavelmente, você sempre precisará lembrar os membros do grupo de algumas regras e boas práticas, sendo o uso do livro apenas um exemplo. 

Também pode ser muito útil incluir as regras do uso do grupo do WhatsApp no regulamento interno do condomínio, para que os membros e demais pessoas que vivem no empreendimento entendam que se trata de uma iniciativa séria, que deve ser respeitada e que seu uso indevido pode gerar problemas jurídicos, como nos casos de exposição de imagem ou ameaças. 

E, para os casos em que algo fora das regras for dito ou feito: para manter a discrição, e evitar expor desnecessariamente alguém, avise a pessoa no privado e peça para que se atente às regras, para evitar exclusão. 

Soluções além do grupo de WhatsApp de condomínio 

Criar um grupo de WhatsApp de condomínio com suas respectivas normas não é necessariamente uma tarefa difícil. O segredo está em, desde o início, ter consciência de que essa iniciativa pode não dar muito certo, com o passar do tempo. 

Caso seu grupo não obtenha sucesso, por qualquer motivo que seja, é possível utilizar o WhatsApp pontualmente, para conversar de forma individual com os moradores, desde que eles autorizem. 

As listas de transmissão, permitidas pelo aplicativo, também são eficientes, desde que trabalhadas com outros meios de comunicação. 

Elas fornecem maior privacidade, uma vez que os membros dessa lista não têm acessos aos nomes e números de telefones uns dos outros. Porém, também tem seu ponto negativo: a depender da quantidade de pessoas na lista, poderá ser difícil ler e responder todas as respostas que você receber, após cada envio/transmissão. 

Aplicativos próprios para comunicação em condomínio têm se mostrado tendência e bastante eficazes para síndicos e condôminos. Assista ao webinar SíndicoNet sobre o tema:

Quadros de aviso, e-mails e até mesmo site, são locais de comunicação e informação mais tradicionais e serão sempre válidos, e funcionam perfeitamente, sem a geração de conflitos. 

• E-book gratuito: Comunicação no Condomínio

Quer mais informações antes de criar seu grupo? Leia o artigo Como usar o WhatsApp na gestão de condomínio e confira a opinião de outros gestores sobre o assunto!

Conteúdo SíndicoNet.