Os 7 principais erros na gestão financeira do condomínio e o que fazer para evitá-los

Tratar de dinheiro nem sempre é uma tarefa fácil. Tratar do dinheiro dos outros, então, pode ser ainda mais difícil. Por isso, cuidar das finanças do condomínio é um desafio e todo cuidado é pouco para evitar que erros aconteçam.

Desse modo, os síndicos devem ter, primeiramente, um bom planejamento financeiro, e manter o controle das contas dos condomínios para que, assim, a gestão apresente bons resultados não apenas nas obrigações e atividades ordinárias, mas também nas benfeitorias, serviços, manutenções do empreendimento e na qualidade de vida dos condôminos.

Nesse sentido, se você é síndico, preste atenção neste conteúdo e veja os principais erros na gestão financeira e o que fazer caso algum gasto ultrapasse o orçamento prévio do empreendimento.

Boa leitura!

7 principais erros da gestão financeira de um condomínio

Todo síndico tem o dever de fazer a gestão do condomínio em seus diversos aspectos.

Desse modo, cabe a ele cuidar também das finanças do empreendimento. E para que nada saia do controle, na Assembleia Geral Ordinária é definido um orçamento anual que deve ser seguido pelo síndico, mantendo, assim, os gastos dentro do previsto.

Entretanto, quando isso não acontece, seja por um pequeno erro ou um gasto extra com algum imprevisto, como a quebra de um motor de elevador, em determinado mês, por exemplo, pode virar um problema maior e isso comprometer a saúde financeira do condomínio.

Nesse sentido, para você se atentar a esses erros, abaixo separamos os principais. Confira!

1. Não ter uma previsão orçamentária ou fazê-la sem critérios técnicos

A apresentação da peça orçamentária para o ano que vai começar é uma obrigação objetiva do síndico, prevista no Código Civil (Art. 1.348,  parágrafo VI), que lhe impõe a responsabilidade de “elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano”.

E o art. 1.350 prevê ainda que o síndico deverá convocar anualmente uma assembleia para aprovar a previsão orçamentária. Porém, ainda há muitos condomínios que seguem sem esse norte financeiro obrigatório, infringindo a lei e deixando o condomínio à deriva. 

Mas segundo o síndico profissional Sérgio Gouveia, tão importante quanto ter uma previsão orçamentária é que o documento efetivamente reflita a realidade do condomínio ao longo dos 12 meses do ano que se inicia.

"Se a previsão não for elaborada por alguém que tenha um mínimo de preparo, será apenas uma peça de ficção para cumprir um rito burocrático, sem nenhum valor para a administração das finanças", afirma. 

Ao montar a previsão orçamentária, certifique-se de responder a essas perguntas:

• No grupo de receitas, ela considera a inadimplência histórica?
• No grupo das despesas, considera todas as manutenções legais previstas?
• Considera dívidas, parcelamentos, ações trabalhistas em trâmite?
• Verificou se as Certidões Negativas de Débito (CND) saíram? 

2. Não fazer acompanhamento orçamentário mensal

O acompanhamento orçamentário consiste em simplesmente comparar, mês a mês, o que foi orçado na previsão com o que foi efetivamente realizado em termos de receitas e despesas.

É nesse acompanhamento que observa-se se está havendo desvios dos valores orçados, para mais ou para menos, e quais ações corretivas podem ser tomadas tempestivamente.

"Muitos condomínios não fazem esse tipo de acompanhamento mensalmente – às vezes só uma vez por ano, e quando fazem – e na hora em que se dão conta do desvio em relação aos valores aprovados na previsão, a diferença já é enorme. Aí é tarde, não há nada mais a fazer", exemplifica Gouveia.

3. Não manter o fundo de reserva

Se um condomínio não tem um fundo de reserva, ele não tem dinheiro para emergências e isso é outro erro grave. 

Ter um fundo de reserva é uma boa prática da gestão condominial, além de estar previsto em muitas convenções. Por isso, é importante que o conselho e os condôminos tenham conhecimento do que estabelece a convenção do empreendimento e acompanhem se a arrecadação está sendo feita bem como os saldos no balancete mensal.

Se o valor do fundo de reserva está sendo usado, deve ser para emergências reais e o valor ser recomposto. Agora, se este dinheiro está sendo mal empregado, alguma coisa está errada. E isso deve ser investigado pelo conselho, com a ajuda dos condôminos ou até mesmo de uma auditoria independente.

Caso o condomínio não tenha fundo de reserva e alguma emergência acontecer, o síndico ou a administradora deve convocar uma assembleia para que seja aprovado um rateio extra entre os condôminos para cobrir a despesa.

Rateios extras não são bem vistos e nem muito bem aceito pelos condôminos, afinal, ninguém quer desembolsar um valor que não estava previsto e pode comprometer o orçamento particular das pessoas. Se esse rateio extra não for muito bem justificado, certamente mostrará que o gestor não está administrando de forma correta o empreendimento.

Resumidamente, o fundo de reserva é formado pela arrecadação de 5% a 10% sobre o valor da cota ordinária - isso deve estar estipulado na convenção do condomínio.

4. Não controlar a inadimplência dos condôminos

Sim, a inadimplência é um dos problemas que o síndico deve resolver. A falta de pagamento da taxa condominial afeta o orçamento do condomínio e isso impacta na manutenção das contas ordinárias.

Desse modo, quando não se consegue controlar a inadimplência, o gestor deve estabelecer métodos de cobrança efetivos e reverter esse débito.

• Leia: o seu condomínio tem uma régua de cobrança?

5. Não ter controles financeiros eficientes

Dentro da gestão financeira do condomínio, um dos principais cuidados é controlar as contas, pois só assim se garante o funcionamento do empreendimento.

Dessa forma, em qualquer sinal de descontrole, o gestor deve pedir apoio à administradora e ao conselho. As contas devem ser analisadas cuidadosamente, detectar o que está causando o desequilíbrio e montar um plano de ação para reverter a situação. 

Se for o caso, o síndico deve convocar uma assembleia para mostrar todas as contas e apresentar uma proposta de uma nova previsão orçamentária condizente com a atual realidade do condomínio.

Caso o descontrole permaneça mesmo após o plano de ação colocado em prática e/ou ajuste na cota condominial a partir da previsão orçamentária atualizada, talvez seja a hora de trocar de administradora ou de síndico - quem sabe contratar um síndico profissional? Afinal, é essencial manter as contas em dia e organizadas.

Além disso, de nada adianta ter controles financeiros eficientes, relatórios detalhados, balancetes com planos de contas bem estruturados e claros se o síndico não sabe interpretar o que esses números estão mostrando.

Questione-se sempre:

• As receitas ordinárias cobrem todas as despesas ordinárias?
• Deixam alguma folga?
• Ela é suficiente para imprevistos?
• Como está o caixa?
• Há indícios de usos irregulares dos recursos?

"Sem um mínimo de conhecimento, esses relatórios serão apenas uma sopa de letrinhas sem qualquer significado", reforça Gouveia.

6. Não utilizar os índices adequados para os reajustes das despesas

Este é um erro bem comum. O síndico inexperiente costuma pegar a média dos últimos 12 meses anteriores, aplicar um índice (geralmente IPCA ou IGP-M) sobre TODAS as rubricas e voilá, temos a nova previsão orçamentária! Mas no mundo real não é assim que funciona. Importante compreender que:

• Salários dos funcionários devem considerar o índice aprovado em convenção coletiva da categoria;
• Contratos com fornecedores* devem observar os índices pactuados em contrato (geralmente índices acumulados nos 12 meses anteriores);
• Concessionárias (água, luz, gás, etc) propõem reajustes, mas normalmente o valor autorizado passa pela aprovação de uma agência reguladora;
• Outras despesas devem ser ajustadas de acordo com a projeção da inflação futura (próximos 12 meses).

(*) É possível renegociar as taxas com as empresas e obter um desconto.

7. Não manter uma boa comunicação sobre as finanças com os condôminos

Condôminos mal informados sobre a gestão do empreendimento é um erro fatal. Por isso, é necessário manter na agenda uma boa comunicação, principalmente das finanças do condomínio, para manter a transparência e não gerar desconfiança.

Para apoiar síndicos e administradoras nesta comunicação, o SíndicoNet disponibiliza gratuitamente o modelo de Resumo Financeiro Mensal, onde o gestor pode divulgar as principais informações financeiras e ações realizadas no período. Baixe aqui!

Vale destacar que o síndico não deve tomar as decisões sozinho, até porque ele é um representante dos condôminos. Desse modo, o gestor deve ter um senso de coletividade, manter uma boa comunicação e relacionamento com os moradores e buscar entender as necessidades e prioridades da comunidade e levar tudo isso para decidir em assembleia.

Quais os demais erros na gestão financeira do condomínio?

Além dos erros que elencamos acima, separamos outros pontos de atenção para acertar na gestão financeira do condomínio. São eles:

• Não fazer a divisão correta de despesas ordinárias e extraordinárias, dificultando a elaboração de uma previsão orçamentária mensal e anual dos gastos para estipular o valor da taxa condominial e também para elaborar orçamentos futuros para o condomínio. Sem previsibilidade, dados, organização e o gestor não sabe exatamente onde o dinheiro do condomínio foi investido.
• Utilizar o fundo de reserva para cobrir despesas ordinárias. A tentação do síndico em utilizar esses recursos cresce na mesma proporção da sua ansiedade em ver as contas chegando e os prazos vencendo. Evite, até mesmo buscar aprovação em assembleia. 
• Distribuir as despesas relacionadas ao pagamento do 13º salário, férias e gratificações dos funcionários na cota condominial ao longo de todos os meses do ano;
• Utilizar a verba do Fundo de Reserva somente com previsão em assembleia, a não ser em caso de extrema urgência. Nesse caso, deve-se marcar uma reunião posterior para referendar o dinheiro que foi utilizado;
• Em caso de condôminos inadimplentes, deve-se tentar de todas as formas fazer um acordo, antes de executar a cobrança por via judicial;
• Um erro comum é não abrir contas (contábeis) específicas para os diversos fundos do condomínio. O ideal é contabilizar isoladamente a parte ordinária e ter um demonstrativo específico para cada conta, como obras, fundo de reserva, entre outros.
• Falta de conhecimento do síndico: a falta de preparo, de técnicas e experiência pode gerar erros que impactam na gestão financeira e no geral do condomínio. Aprimore-se com cursos como os do SíndicoNet Experts.

Por exemplo:

• É importante ter cuidado no lançamento de despesas em cada conta;
• A folha de pagamento também é um foco de erros, principalmente no caso de contabilização das horas extras ou folgas. É preciso tomar cuidado. Uma escala bem montada com os horários dos funcionários ajuda a evitar esse tipo de erro.

Como detectar esses erros na gestão financeira?

Não apenas o síndico, mas o conselho e os condôminos devem acompanhar diligentemente as contas do condomínio.

O síndico, no mínimo uma vez por semana deve checar o fluxo de caixa pelo site ou aplicativo da administradora ou do banco, pois ao menor sinal de desequilíbrio  - como uma variação grande da média de gasto de um item de despesa ou de um grupo de conta - , já deve intervir e tomar alguma medida para conter o problema. 

Da mesma forma, mas talvez com uma frequência mais espaçada, o conselho deve monitorar  as contas e apresentar sua visão mais macro da situação.

Já aos condôminos cabe conferir o balancete mensal que vem junto com a cota condominial - se tiver dúvidas, não deve hesitar em perguntar à administradora ou ao próprio síndico. 

A aprovação das contas do condomínio é feita anualmente em assembleia, mas o condomínio não deve esperar esse momento para analisar um ano inteiro de contas e descobrir problemas. Por isso, o mais adequado e produtivo é que o acompanhamento, checagem e esclarecimento de dúvidas sobre as contas sejam feitos ao longo de todo ano.

Erros na gestão financeira do condomínio podem acontecer e a melhor maneira de evitá-los e o monitoramento constante e quando surgir um problema, encará-lo e resolvê-lo rapidamente, compartilhando com o conselho e também com os condôminos, que devem estar sempre bem informados sobre tudo o que acontece na gestão, principalmente a financeira.

Com todos cientes da situação, fica bem mais fácil resolver e não gerar recorrência.

Gostou do conteúdo? Clique aqui e veja 5 razões para fazer o planejamento financeiro do condomínio!

Conteúdo SíndicoNet e Sérgio Gouveia (síndico profissional).