Conheça métodos de organização no trabalho do síndico

A desorganização é um dos problemas de muitos síndicos que vivem sobrecarregados, misturam vida particular com condomínio, não têm tempo para descansar, estão sempre em estado de alerta e à beira do burnout.

Essa carga pode ser aliviada com métodos de organização no trabalho do síndico, os quais acabam melhorando não somente sua vida profissional, mas a pessoal também!

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Nesta matéria, apresentamos a importância dos métodos de organização no trabalho, benefícios, o que o síndico precisa desenvolver para ser organizado, 6 exemplos práticos do que organizar no condomínio, 3 pilares da organização do trabalho e, por fim, 12 dicas bônus com métodos, técnicas e ferramentas para aplicar na sua gestão. 

Importância de adotar métodos de organização no trabalho do síndico

Um síndico só consegue entender a importância da organização quando algumas coisas começam a desandar na gestão do condomínio e, consequentemente, na sua vida particular. Alguns desses indicativos são:

• Acúmulo de pendências;
• Não saber por onde começar;
• Viver de 'apagar incêndios';
• Aumento de gastos;
• Muitos erros de execução (ineficiência e dificuldade de cumprir prazos);
• Vida pessoal de escanteio;
• Perda de qualidade de vida no geral.

Para Luciane Ramos, backoffice de Sindicatura, Compliance e Governança da Retz Assessoria, a maior dificuldade enfrentada pelos síndicos na hora de se organizar é lidar com as demandas incessantes da sindicatura.

Essas demandas surgem constantemente como uma fonte inesgotável de novos assuntos e tarefas que precisam ser realizadas. De fato, às vezes elas são urgentes e exigem uma solução imediata, mas em outros momentos envolvem "questões individuais de vida ou morte" dos moradores, chegando aos montes via WhatsApp e e-mail. 

"O morador pode enviar uma mensagem de madrugada, mas quando você responde nesse horário, mostra que só está vivendo em função do condomínio - sempre alerta com o celular à mão", adverte Jéssica Ader, síndica profissional e personal organizer. 

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Isso sem contar que, geralmente, o síndico assume grande parte de suas responsabilidades já com projetos em andamento, outros para serem iniciados. No fim, essas demandas acabam ocupando muito seu tempo, impedindo-o de parar e analisar a melhor forma de lidar com elas.

Jéssica vem observando que muitos síndicos estão perdidos diante de tantas atividades e conta que no começo da sua carreira, ainda como síndica orgânica, era assim que se sentia também. Sem experiência nessa área, não sabia muito bem o que fazer, mas pensou em começar por onde já sabia: organizar.

Enquanto se aprofundava na gestão condominial fazendo cursos, ela foi organizando sua agenda, rotinas, cronogramas, checklists, processos e ambientes.

"Aí comecei a notar que meus funcionários não eram ineficientes, é que eles não tinham nenhum procedimento para seguir; não era que o condomínio gastava muito, é porque os espaços estavam desorganizados", ressalta Jéssica. 

9 Benefícios de aplicar métodos de organização no trabalho do síndico 

Além de Jéssica e Luciane, o SíndicoNet conversou também com o síndico profissional Fabio Bortolin, e juntos listamos os 9 principais benefícios da organização no trabalho do síndico:

• Ganhos em produtividade e eficiência;
• Economia de tempo;
• Qualidade de entrega;
• Qualidade de vida do síndico (consequentemente a dos moradores e funcionários);
• Redução do estresse de toda equipe;
• Economia de recursos financeiros; 
• Agilidade na resolução de qualquer coisa, sejam problemas ou não;
• Acesso a informações claras e atualizadas, o que facilita a análise de dados e contribui para a tomada de decisões com embasamento;
• Ambiente mais transparente, permitindo que os moradores tenham fácil acesso a documentos, registros e informações importantes do condomínio com rapidez.

Na opinião de Jéssica, a organização salva vidas, famílias e condomínios, uma vez que faz tudo funcionar e gera muita economia a longo prazo. 

"O milagre da organização se vê, principalmente, nas pequenas coisas", assim ela define, relembrando que em um condomínio que administrava, chegou a tirar mais de uma caçamba de lixo só organizando espaços, o que permitiu a abertura de um ambiente novo, qualificado para os funcionários desempenharem melhor suas atividades. 

Foi nesse mesmo condomínio que a síndica e personal organizer economizou R$ 110 mil em apenas um ano - resultado que dedica muito à organização, pois pôde analisar os contratos ativos, fechar com novos e melhores prestadores de serviço, ter um processo de cotação mais eficiente, entre outras melhorias.

"Quando me sinto perdida, volto para minha agenda, rotina, cronogramas e pronto, resolveu. Isso é o que mais afeta o síndico. Não é a organização in loco, porque se você não gera economia ou uma padronização no condomínio, as coisas vão acontecendo no estilo 'deixa a vida me levar'. Agora, com a vida pessoal e a gestão dele, sem um dia a dia organizado e gestão do tempo, aí não tem quem consiga", afirma Jéssica. 

O que o síndico precisa desenvolver para ser organizado

É comum muita gente julgar que uma pessoa organizada já nasce assim, mas na verdade, qualquer um pode ser capaz de desenvolver essa habilidade, assim como outras. 

Jéssica, por exemplo, revela que realmente sempre foi muito organizada, mas por ser tão proativa, falhava na hora de gerir seu tempo.

"Começava várias coisas simultaneamente e não terminava nenhuma - isso vejo nos síndicos também", observa. A seguir, vamos explorar melhor isso, mas sim, organização e gestão do tempo estão correlacionados. 

Além de entender que tudo pode ser aprendido, o síndico precisa ter vontade de mudar a forma com que ele funciona, à base de muita disciplina. 

"A organização é uma questão muito mais interna do que mecânica, e a disciplina, por mais que também seja 'desenvolvível', é preciso adquiri-la para não continuar fazendo o que sempre fez", Jéssica sinaliza e Fabio Bortolin complementa:

"Por mais que existam ferramentas, cursos e eventos para ajudar o síndico a se atualizar e desenvolver no que diz respeito à organização, o que mais vai pesar nessa mudança, na minha opinião, é a autoconsciência e disciplina dele", ele frisa.

Seguindo o olhar para dentro de si, é importante ainda o síndico identificar como sua máquina opera. Tem gente que, por mais que a tecnologia esteja aí disponível, ainda não sabe viver sem as anotações em papel.

Como personal organizer, Jéssica reforça que sua função não é fazer com a pessoa se transforme em digital, mas sim, pensar em maneiras de aperfeiçoar o que ela tem. 

Na visão de Fabio, é fundamental também o síndico ter um perfil mais analítico e conhecer a dinâmica do condomínio, para saber diferenciar o que é emergencial, prioridade e rotineiro. E, assim, criar procedimentos específicos para cada área. Luciane compartilha dessa ideia.

"É importante mapear os processos executados atualmente no condomínio e transformá-los em uma rotina administrativa ágil", ela explica.

6 Exemplos práticos de organização no trabalho do síndico

Segundo Luciane e Jéssica, é possível organizar qualquer coisa nos condomínios e proporcionar resultados incríveis. Abaixo, elas citaram seis dos milhares de espaços e atividades que podem passar pelo pente-fino da organização. 

1. Documentação

Durante o processo de organização de seus condomínios, Luciane identificou a necessidade de fazer a emissão das certidões negativas em todas as áreas pertinentes, como trabalhista, prefeitura, Receita Federal, Tribunal de Justiça e protestos.

Dois casos chamaram a atenção. No primeiro, descobriram uma dívida de IPTU da época da construção, no qual o condomínio havia concluído o desdobro das unidades individuais há aproximadamente oito anos.

"Essa situação não era de conhecimento da administradora nem dos síndicos anteriores, o que evidencia a importância de verificar regularmente a situação das certidões do condomínio", alerta Luciane.

O segundo caso diz respeito ao ISS, em que também constataram uma dívida original de aproximadamente R$ 150 mil, com protestos.

Novamente, nem a administradora nem as gestões passadas tinham conhecimento da pendência, o que destaca a necessidade de realizar uma análise minuciosa das obrigações fiscais e tributárias do condomínio - algo que se faz com muita organização.

2. Produtos de limpeza (depósito)

É bem provável que seu condomínio tenha produtos de limpeza espalhados por todo canto. Abertos, novos, vencidos...tudo armazenado sem nenhum critério, dificultando a procura. O resultado? "Precisamos comprar porque acabou", solicita o zelador.

De acordo com Jéssica, parece bobo, mas organizar esse espaço, criando uma sistemática, gera muita economia de produto. 

"Dá para aplicar uma técnica de organização que a gente usa para tudo, que é guardar o que é igual numa fileira, um atrás do outro, assim conseguimos enxergar facilmente que tínhamos x produtos fechados, z abertos, etc", exemplifica.

3. Caixa de ferramentas do zelador

Zeladores costumam ter o hábito de pedir para comprar parafusos frequentemente, mesmo que o famoso "pote de maionese" esteja cheio deles. 

A sugestão de Jéssica é categorizar, separando essas miudezas por tipo e tamanho, colocando-as em caixinhas e etiquetando tudo. 

Depois que a personal organizar fez isso em um condomínio, ela lembra que ficou mais de 1 ano sem comprar parafusos, sendo que o zelador fazia essa solicitação praticamente todo dia.

O mesmo processo vale para tudo o que está na caixa de ferramentas do zelador, bem como peças de hidráulica e elétrica. 

4. Cotações

Ao adotar métodos de organização no trabalho, o síndico ganha tempo para atividades mais estratégicas, e que impactam diretamente no orçamento do condomínio, tais como o processo de cotações.

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A prática de abertura de concorrência baseada em três orçamentos não é aplicada por Jéssica. Ela faz de 5 a 10 cotações. "As pessoas ficam chocadas. Tenho estratégia, tempo e procedimentos que me permitem fazer tantos orçamentos, podendo negociar melhor e ser mais assertiva na escolha. Mas o mais bacana é que isso é replicável", ela enaltece. 

5. Procedimentos na portaria

Problemas graves podem surgir na portaria por falta de organização, como o extravio de encomendas e correspondências.

Além de todas as padronizações de procedimentos necessários, especialmente no atendimento do porteiro ao receber visitantes e moradores, Jéssica fez um armário sob medida para um condomínio cujos blocos eram diferentes (final 1,2,3 e 4).

Lá separaram as encomendas e correspondências por tamanho, de modo que cada final ficava em um compartimento. "Isso mostra que a organização é personalizada, não tem receita de bolo. Tem que atender às necessidades daquele condomínio", afirma.

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6. Conferência de itens no salão de festas

Pela experiência de Jéssica, as peças disponíveis no salão de festas, como pratos, talheres, copos, etc, dificilmente são organizadas. 

A recomendação dela é organizar as louças de uma forma que facilite as verificações e contagens com as devidas listas de itens na mão.

"Quando comecei a fazer isso, notei o tanto de garfo e faca que sumia e sequer tínhamos ideia. Ao longo de um ano, era um grande desperdício, principalmente essas coisas pequenas, que não percebemos, mas fazem muita diferença a longo prazo", ela pontua.

3 Pilares de organização no trabalho para síndicos

Luciane Ramos, da Retz, e os síndicos profissionais Jéssica Ader e Fabio Bortolin deram suas dicas para síndicos se organizarem no trabalho. Consolidamos em 3 pilares de organização:

1. Priorização

Qualquer área pode ser organizada, mas o síndico precisa entender qual delas está falhando e é mais "dolorida", pois fazer tudo de uma vez vai sobrecarregá-lo. É preciso ir por partes. 

A orientação de Luciane para os síndicos é justamente essa: analisar as áreas de maior demanda dentro do condomínio e, o mais importante, em conjunto com a administradora. Uma vez identificadas essas áreas prioritárias, é importante criar processos operacionais para lidar com elas de forma eficiente.

Além de situações problemáticas, como administrar a convivência entre moradores, existem alguns locais no condomínio em que adotar métodos de organização no trabalho são imprescindíveis, como é o caso do controle de acesso na portaria.

Afinal, esse é um espaço que exige mais segurança do que nunca, seja para inibir invasões e roubos ou mesmo não extraviar objetos de valor dos moradores. E a organização faz a diferença. 

"Com fluxograma, procedimentos e treinamentos, todo mundo trabalha igual, independente de quem esteja no posto. O bandido pode pensar ‘vou invadir esse prédio no horário x, porque é o turno daquele porteiro mais desatento', mas com organização, todos seguem os mesmos processos e mantêm a dinâmica certa", Jéssica esclarece.

2. Delegar tarefas

Fabio aconselha o síndico a separar as demandas emergenciais, prioritárias e rotineiras. Assim, tudo o que é mais operacional do dia a dia, vale pensar em repassar para terceiros, desenhando processos bem definidos e engajando os responsáveis.

• Delegar tarefas alivia sobrecarga do síndico

Segundo Jéssica, esse é um dos passos mais importantes referente à organização pois, para delegar, é preciso estabelecer procedimentos, cronogramas, checklist, caso contrário, estará "delargando".

Para ela, a sensação de que "ninguém faz tão bem quanto eu, tenho que fazer tudo" somente acontece porque o síndico não fez o que tinha que fazer, como treinar os futuros responsáveis. "E todo esse passo a passo exige muita organização", ela enfatiza. 

O síndico Fabio exemplifica:

"Colher orçamentos, por exemplo, o síndico pode fazer, mas também delegar à administradora ou zelador e lá na frente, entrar no processo para negociar. O gestor precisa fazer a organização da agenda, para entender o que pode ser delegado, o que só ele decide, quando ele precisa estar lá... Tem que mudar a mentalidade de que só ele resolve as coisas ou precisa estar lá", propõe Fabio. 

Luciane concorda. Para ela, ao delegar tarefas para profissionais e empresas competentes, o síndico consegue reduzir sua carga de trabalho, permitindo que ele se concentre em acompanhar a execução das atividades para atender às necessidades do condomínio e à sua gestão.

Ao delegar tarefas para profissionais eficientes em cada área, como advogados, administradoras, compliance e profissionais de manutenção, etc., o síndico aumenta a capacidade técnica, qualidade e eficácia das execuções. 

Essa abordagem envolve confiar em especialistas que possuem conhecimentos específicos e experiência nas respectivas áreas, resultando em melhores resultados. 

Além disso, a delegação de tarefas cria um ambiente colaborativo, promovendo uma nova cultura dentro do condomínio. Isso permite que o síndico lide com todas as tarefas de forma mais eficaz, aproveitando as habilidades e conhecimentos de outros profissionais e incentivando a participação ativa dos moradores.

"Distribuir as funções faz com que o síndico não fique mais correndo atrás das coisas, ao contrário, ele vai receber as informações, fica bem mais tranquilo. O gestor não precisa entender de tudo. Com cada um na sua caixinha, vai trazer mais estabilidade e segurança para ele de que tudo está andando bem", reitera Luciane. 

3. Gestão do tempo 

Como bem define Jéssica, o que faz o síndico ganhar tempo é a organização que ele faz das coisas. 

Gerir o tempo não era bem a área de Jéssica pois, como dito antes, sua maior dificuldade era administrar o tempo. Hoje ela consegue. Como aprendeu? Estudando muito. Não só cursos, mas conteúdos de especialistas no tema contribuíram bastante para ela aprender técnicas e métodos de organização no trabalho. 

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12 dicas bônus para organização no trabalho do síndico

Abaixo, seguem 12 dicas adicionais para organização no trabalho do síndico:

1. Defina uma estrutura organizacional

Crie um organograma para identificar as funções e responsabilidades de cada membro da equipe interna do condomínio. Isso ajudará a estabelecer uma estrutura clara de gestão e facilitará a divisão de tarefas. 

Além disso, vale criar um cronograma de tarefas de cada membro da equipe interna, com o checklist que poderá ser diário, semanal, mensal.

2. Contrate profissionais qualificados

É importante contratar profissionais qualificados para desempenhar funções como advogado, engenheiro, uma boa administradora, entre outros. Certifique-se de que esses profissionais tenham experiência em gestão de condomínios e conheçam as regulamentações locais.

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3. Implemente processos e procedimentos

Quando um processo de organização é criado e implementado, ele se torna uma rotina estabelecida que, por sua vez, permite uma execução mais ágil das tarefas, tornando-as mais eficientes.

Assim, desenvolva processos e procedimentos claros para as principais áreas de gestão, como financeiro, manutenção, atendimento ao cliente, cobrança de taxas, entre outros. 

Uma estratégia eficaz é criar Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), com a ajuda de profissionais especializados, documentando tudo e fornecendo treinamento adequado para a equipe do condomínio (vamos detalhar melhor essa técnica no decorrer da matéria).

4. Utilize software de gestão condominial

Considere a utilização de um software de gestão condominial, ou mesmo aplicativos, para facilitar o controle das atividades internas do condomínio.

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Essas ferramentas podem auxiliar no gerenciamento de entrega de correspondência, controle de acesso, reserva de áreas comuns, comunicação com os moradores, manutenções, entre outras funcionalidades.

5. Estabeleça uma comunicação eficiente

Mantenha uma comunicação clara e eficiente com os moradores, informando-os sobre questões importantes, como obras, manutenções programadas, reuniões de condomínio, entre outros.

Utilize canais de comunicação, como telas digitais, murais, site da administradora, aplicativos, boletins informativos, grupos de mensagens ou aplicativos específicos para condomínios.

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6. Realize reuniões periódicas

Agende reuniões periódicas, de preferência mensais, com a equipe interna do condomínio com o objetivo de discutir questões relacionadas à gestão, fazer avaliações e planejar atividades futuras.

Essas reuniões ajudarão a manter todos alinhados e engajados com os objetivos do condomínio.

7. Registros e documentos organizados

Mantenha todos os registros e documentos relacionados à gestão do condomínio organizados e facilmente acessíveis. Isso inclui documentos legais, contratos, registros financeiros, atas de assembleias, entre outros.

O uso de um sistema de arquivamento físico ou digital pode ajudar nessa organização.

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8. Procedimentos junto à administradora

Crie procedimentos de recebimento de documentos e envio para administradora, padronizando no meio de comunicação oficial alinhado entre condomínio e administradora (e-mail, site da empresa).

Dentre os processos a serem criados, um dos mais importantes é o recebimento de contas no condomínio, o qual deverá ter um controle de envio para administradora (comprovação de data de envio x data de vencimento), e indicação de qual conta contábil a administradora deverá alocar no balancete.

9. Arquivo documental (físico)

Tenha um local específico para guarda de documentos físicos pertinentes ao condomínio, atendendo os prazos legais de arquivo. Muitas administradoras fornecem esse tipo de serviço profissional.

Vale o alerta: atenção à guarda de documentos em quartinhos ou salas inadequadas dentro do próprio condomínio - os papéis podem estragar ou serem extraviados.

10. Bens do condomínio

Mantenha um inventário de bens materiais e mobiliários do condomínio, com descritivo e quantidade.

11. Saúde mental

No meio de todo esses processos e responsabilidades, os síndicos estão se esquecendo de se cuidar.

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Isso quer dizer que não se trata apenas de organização externa e técnica. Os gestores precisam se organizar internamente para conseguirem suprir as necessidades. 

"Indico fazer terapia, cursos, retomar hobbies, como uma forma de sair um pouco desse mundo tenso que é gestão de condomínios, porque às vezes pode ser dolorido. Todo mundo precisa ter um escape para manter a saúde mental e física. Essa é a prioridade", sugere Luciane Ramos. 

12. Separação da vida pessoal x profissional

Primeiramente, é importante definir horários específicos para lidar com assuntos relacionados ao condomínio e reservar tempo para atividades pessoais. De alguma forma, isso também impõe certo limite aos moradores.

Nesse sentido, vale criar o e-mail corporativo para cada condomínio que estiver administrando, bem como utilizar Whatsapp corporativo com número diferente de seu pessoal.

E uma dica que Luciane sempre recomenda para os síndicos é reservar tempo para cuidar de si mesmo, bem como fazer pausas regulares, praticar atividades físicas, hobbies e passar um tempo com família e amigos. Essas práticas são fundamentais para manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

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6 Métodos e técnicas de organização no trabalho para síndicos

Como dito até aqui, a organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida por qualquer um. Algumas pessoas já têm facilidade em desenvolvê-la; outras não, mas métodos e técnicas de organização no trabalho podem ajudar. 

Ainda que não tenha nada específico para síndicos, gestores de condomínios conseguem aplicá-los tranquilamente. Confira abaixo 6 métodos e técnicas de organização no trabalho para síndicos se inspirarem: 

1. Procedimento Operacional Padrão (POP) 

Jéssica Ader costumar seguir esse método de organização para criar processos. O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve detalhadamente as etapas e as instruções específicas necessárias para realizar uma tarefa ou atividade dentro de uma organização.

Serve como um guia prático para garantir consistência e qualidade na execução de processos operacionais. Em resumo, é uma forma de padronização e, por isso, deve ser revisado e atualizado periodicamente.

Um POP, geralmente, inclui informações como objetivos da tarefa, responsabilidades dos envolvidos, materiais necessários, passos sequenciais a serem seguidos, precauções de segurança e critérios de avaliação. 

2. Método GTD (Getting Things Done) ou “Concluindo tarefas”

Consiste em registrar compromissos e tarefas em um sistema, controlando as demandas por tempo. Criado por David Allen, o método GTD se apoia em 5 passos fundamentais:

1. Capturar: anotar em um bloco de notas (um caderninho físico ou um aplicativo do celular) tudo o que lhe vier à mente que precisa ser feito.

No caso do síndico, pode ser responder ao e-mail de um conselheiro, agendar reunião com a administradora para elaborar a previsão orçamentária, limpeza em alguma área comum do condomínio para repassar ao zelador, abrir uma cotação, entre muitas outras coisas que vão surgindo ao longo do dia.

Nesta etapa, o objetivo é "tirar da cabeça", pois, como diz Allen, "a mente é um péssimo escritório", que só dá conta de 5 a 6 itens. Até registrar o item em algum lugar, a mente fica "relembrando" de tempos em tempos, e isso causa cansaço mental e ansiedade. O bloco de notas (app ou físico) deve estar à mão o tempo inteiro.

2. Esclarecer: reserve um bloco de tempo uma ou mais vezes por dia para "processar" suas "caixas de entrada", ou seja, tudo o que foi anotado ao longo do dia no bloco de notas, recebido por e-mail, whatsapp, chamados no portal etc. Este é o momento para você detalhar cada item perguntando "O que é isso? Demanda alguma ação?"

• Se a resposta for "NÃO":
  • delete ou descarte;
  • arquive se quiser ou precisar guardar, como por exemplo, uma pasta de prestação de contas já revisada;
  • incube: é algo que não demanda ação imediata, mas no futuro. Alocar esse item em um repositório de possibilidades, uma lista de ações futuras etc que você pode guardar em um documento digital (ex: Google Docs; app de listas, como ToDo ou Todoist; Trello) ou em um caderno;  
• Se a resposta for "SIM":
  • definir qual é a próxima ação:
    • Faça imediatamente o que leva menos de 2 minutos: esta é a regra de ouro do GTD, porque neste momento várias pequenas coisas podem ser executadas rapidamente. Ex: responder a um e-mail do conselheiro ou solicitar agendamento de reunião à administradora;
    • Delegue para a pessoa mais adequada para executar: no exemplo de abrir uma cotação para compra de produtos limpeza, o próximo passo é solicitar ao zelador para fazer a lista de itens que precisam ser comprados e a ação seguinte é abrir a cotação, que pode ser feita na plataforma CoteiBem, do SíndicoNet. Quando é algo que será feito por outra pessoa, o síndico deve acompanhar o desenrolar da atividade e, para isso, deve definir a periodicidade (diária, semanal, quinzenal...);  
    • Adie: tudo o que não dá para fazer em até 2 minutos e não dá para delegar entra aqui nessa categoria, que vai ser alocada em uma lista de tarefas por classificação no Passo 3. Mas antes de ir  para o Passo 3, é importante:
      • Perguntar "Esta tarefa requer mais de 1 passo e leva até 1 ano para ser concluída?" Se sim, vira um projeto desmembrado em vários passos.

3. Organizar: Depois de esclarecer, ou seja, saber o que cada item significa e requer, chegou o momento de decidir onde colocar o item/tarefa:

• Agenda: você coloca na sua agenda/calendário os compromissos com data e hora. Exemplo: Assembleia Geral Ordinária, vistoria do SPDA, manutenção do elevador etc
• Projetos: todos os itens/tarefas que implicam em mais de 1 passo devem entrar nessa lista de projetos. Recomenda-se usar uma ferramenta digital de listas para organizar os projetos (ToDo, Todoist, Trello etc);
• Próximas ações: divida-as em categorias e use uma ferramenta digital de listas para organizá-las (ToDo, Todoist, Trello etc). Por exemplo:
  • ligações a fazer;
  • demandas para resolver com a administradora;
  • e-mails para enviar.
• Aguardando resposta: insira nesta lista tudo o que está em stand-by e depende de ação externa. Ex: receber orçamentos da cotação de produtos de limpeza.

4. Refletir: revise frequentemente suas listas quantas vezes for necessário para determinar o que fazer a seguir. Faça uma revisão semanal para esclarecer, atualizar suas listas e obter foco novamente. E a cada revisão, pergunte-se "isso ainda faz sentido?" e o que não fizer mais, delete.

Fazer revisão periódica das listas traz clareza sobre as ações a serem feitas e evitar de viver no "urgente". Se perceber que a vida está caótica, é o momento de fazer uma revisão - e uma dica é não ser perfeccionista nesta revisão.

Ao começar um novo dia de trabalho, o síndico deve olhar duas ferramentas essenciais vistas aqui no Método GTD: a agenda (compromissos agendados) e as listas de afazares - e decidir o que fazer.

5. Engajar: é o momento de colocar a mão na massa e fazer os itens/afazeres que foram organizados até a etapa anterior e selecionados por prioridade com critérios bem estabelecidos. É o momento de usar com confiança esse sistema de organização criado para executar ações.

São direcionadas notificações automaticamente com relação aos prazos e ações necessários a que a pessoa se comprometeu ou que definem a tarefa. Dá para alterar prazos e incluir outras demandas. 

Aqui é importante ressaltar que, quando você iniciar uma tarefa e surgir um pensamento te impelindo a fazer a outra coisa ou lembretes, não é para interromper o que está fazendo para iniciar outra tarefa. Vá para o passo 1 e capture, ou seja, anote no seu bloco de notas e deixe para processar no momento reservado para isso. E em seguida, retome a tarefa que estava executando.

3. Técnica Pomodoro

Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo. O nome (tomate, em italiano) vem do formato do cronômetro de cozinha que ele usava durante a criação do método. 

A Técnica Pomodoro envolve dividir o trabalho em intervalos de tempo chamados "pomodoros", geralmente de 25 minutos, seguidos por uma pausa curta. Após quatro pomodoros, é recomendada uma pausa mais longa.

A ideia é maximizar a concentração durante os períodos de trabalho, promovendo eficiência e evitando a exaustão.

4. KonMari (livro "A mágica da arrumação")

A técnica KonMari é um método de organização desenvolvido pela especialista em organização japonesa Marie Kondo. 

O processo de organização KonMari envolve categorizar itens em diferentes áreas da vida, como roupas, livros, papelada, objetos diversos e itens sentimentais, e depois decidir manter apenas aqueles que realmente proporcionam felicidade. A ordem sugerida é importante, começando pelos itens mais fáceis (como roupas) até os mais sentimentais.

O método também encoraja agradecer aos itens antes de descartá-los, promovendo uma atitude mais consciente em relação às posses.

A técnica KonMari visa não apenas criar espaços organizados, mas também cultivar um estilo de vida mais intencional e harmonioso.

O método pode ser aplicado no condomínio na organização de espaços, como sala de arquivo, de estoques de materiais, espaços locáveis com mobiliário e equipamentos, guarita etc.  

5. Método Vida Organizada (MVO)

O Método Vida Organizada (MVO) é um sistema de organização desenvolvido por Thais Godinho, uma especialista em produtividade e organização pessoal e também autora do blog "Vida Organizada". 

O MVO baseia-se em princípios de organização pessoal e gestão do tempo, incluindo a definição de metas claras, a priorização de tarefas e a criação de hábitos saudáveis.

Para Godinho, é muito importante integrar a organização em diversos aspectos da vida, abrangendo desde a gestão do tempo no trabalho até a organização do lar e a atenção à saúde mental.

O método inclui a utilização de ferramentas como listas de tarefas, planejamento semanal e o estabelecimento de rotinas para criar consistência e eficiência nas atividades diárias. O MVO busca proporcionar uma abordagem holística para a organização, ajudando as pessoas a alcançar uma vida mais equilibrada e satisfatória.

6. Método 5S

O Método 5S é uma metodologia japonesa de organização e gestão que visa a melhorar a eficiência, a segurança e o ambiente de trabalho. Cada "S" representa uma etapa do processo:

1. Seiri (Senso de Utilização): Envolve a identificação e eliminação de itens desnecessários no local de trabalho, mantendo apenas o que é essencial para a realização das atividades.
2. Seiton (Senso de Organização): Trata da organização eficiente dos itens remanescentes após a etapa de Seiri. Os itens devem ser dispostos de forma lógica e acessível para facilitar o trabalho diário.
3. Seiso (Senso de Limpeza): Refere-se à manutenção da limpeza e ordem no ambiente de trabalho. Isso inclui a realização de limpezas regulares para evitar acúmulos de sujeira e garantir um ambiente saudável.
4. Seiketsu (Senso de Normalização): Consiste em estabelecer padrões e procedimentos para manter as práticas adotadas nos três primeiros "S" (Seiri, Seiton, Seiso). O objetivo é criar uma cultura organizacional que promova a continuidade dessas práticas.
5. Shitsuke (Senso de Disciplina): Trata da manutenção disciplinada dos padrões estabelecidos. Isso envolve o desenvolvimento de hábitos e atitudes que sustentem a prática constante dos três primeiros "S" e a conformidade com os padrões estabelecidos.

Ferramentas que auxiliam na organização do trabalho do síndico

Atualmente, existem muitas ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar o síndico a aplicar os métodos e técnicas de organização citados acima.

No entanto, Luciane Ramos ressalta que o uso efetivo dessas ferramentas depende da consistência em mantê-las atualizadas e verificar regularmente as atualizações.

É fundamental o síndico dedicar um tempo diário para revisar as tarefas, atualizar o progresso do projeto e garantir que todas as informações estejam precisas e atualizadas.

Cada gestor pode escolher a combinação de ferramentas que melhor se adapte às suas necessidades e preferências. O importante é utilizar recursos tecnológicos que facilitem a organização e aumentem a eficiência na gestão do condomínio.

• [DOWNLOAD] Checklist do síndico organizado. Baixe já!

Abaixo, listamos algumas ferramentas que podem auxiliar na organização do trabalho do síndico. Confira:

• Ferramentas do Google no geral (Calendar, Tarefas, Keep, Drive, Forms, etc).
• Agenda do seu celular;
• Trello;
• Microsoft Planner (ou mesmo o físico);
• Planilhas (Google Docs);
• App Notes (celular); 
• App Lembretes (celular);
• Todoist (app de listas de tarefas e gestão de projetos);
• Gmail (crie um e-mail para cada condomínio e utilize as ferramentas do Google, mantendo todas as informações em um mesmo lugar).

Agora que você já sabe tudo sobre métodos de organização no trabalho do síndico, confira dicas para síndicos aprenderem a se estruturar, nesta matéria.

Fontes consultadas: Luciane Ramos (backoffice de Sindicatura, Compliance e Governança da Retz Assessoria); Jéssica Ader, (síndica profissional e personal organizer) e Fabio Bortolin (síndico profissional)