Plano de manutenção do condomínio: onde o barato sai caro
Alcançar o equilíbrio entre redução de custos e serviços de qualidade é um desafio. Entenda como o plano de manutenção do condomínio pode ajudar e evite 6 erros!
Todo síndico, em algum momento, enfrenta o dilema de encontrar o equilíbrio financeiro ideal para executar o plano de manutenção do condomínio sem pesar no bolso dos moradores.
Segundo dados do Censo SíndicoNet 2024, o item mais valorizado por 61% dos condôminos é a boa manutenção e conservação da edificação. Por outro lado, 25% deles responderam que não consideram o valor da taxa condominial justo, deixando o representante da coletividade numa posição nada confortável para fazer contratações que são indispensáveis.
Nesse 'cabo de guerra' entre custo e benefício, mora um perigo: escolher a opção mais barata do mercado ou simplesmente postergar pequenos reparos pode acabar custando caro, comprometendo o caixa do condomínio e a própria reputação do gestor.
Dessa forma, é preciso trabalhar preventivamente e ter cautela na hora de fazer uma cotação.
Nesta matéria, especialistas em manutenção do condomínio e síndicos experientes compartilham orientações que vão te ajudar nessa missão. Boa leitura!
6 erros cometidos na manutenção do condomínio que geram prejuízos
Zelar pela conservação do empreendimento está entre as principais atribuições do síndico, segundo o Código Civil, afinal ele é responsável por garantir o conforto e a segurança de todos que ali vivem e circulam.
Para organizar o plano de manutenção do condomínio, existe uma série de leis e normas técnicas a serem cumpridas, estipulando a periodicidade para checagem de cada sistema. Por melhor que seja a intenção de manter a taxa condominial estável, inevitavelmente, isso exige investimentos, que se convertem em valorização do empreendimento!
Deixar-se guiar por emergências ou pelo aspecto visual é o maior erro que pode ser cometido nesse processo, desencadeando as falhas que listamos a seguir:
1. Fazer gambiarras ao invés de executar os reparos necessários
Há quem diga que com o jeitinho brasileiro é possível solucionar todos os problemas, mas olhando mais de perto não é bem assim que funciona, especialmente quando se fala em gestão condominial.
"Muitas pessoas acham que fazer um conserto emergencial e provisório pode resolver, mas acabam criando uma espécie de bomba-relógio que vai ter um custo muito maior lá na frente. Um cano rompido pode levar à inundação de outras áreas, gerando um prejuízo que você não teria se o serviço fosse realizado da maneira adequada", exemplifica Sérgio Meira, diretor de Condomínios do Secovi-SP.
Além de instalações hidráulicas, o especialista destaca que esse erro ainda é muito cometido no sistema elétrico do condomínio, com as famosas emendas e a falta de renovação em prédios antigos.
2. Contratar mão de obra sem a qualificação necessária
Independente do serviço, as indicações são essenciais para uma contratação assertiva, mas não devem ser o único critério de escolha. Como já foi abordado anteriormente no guia de contratação de serviços do SíndicoNet, são boas práticas visitar locais atendidos pela empresa e checar se os profissionais que nela atuam são registrados junto às entidades de classe.
"Existe uma responsabilidade técnica para todos os serviços que compõem a manutenção do condomínio e ela não pode ser banalizada", reforça o engenheiro civil Ricardo Gonçalves. "Por isso é importante investir em capacitação, não para decorar todas as normas técnicas, mas para saber que elas existem e quais cuidados tomar."
Em caso de serviços que exigem um grande investimento, como reformas completas e obras estruturais, cabe recorrer à assessoria de um engenheiro ou arquiteto para a elaboração de um memorial descritivo.
Leitores do SíndicoNet também podem contar com os serviços de consultoria em segurança e elevadores, oferecidos por parceiros, para ter uma garantia de que estão usufruindo daquilo que foi pago.
3. Escolher produtos e equipamentos somente pelo preço
Ricardo Gonçalves relata que, quando se mudou para o prédio onde mora, há 18 anos, o antigo zelador moveu uma ação trabalhista contra o condomínio por conta de uma corrosão que sofreu no joelho devido ao produto fornecido para limpar a escada de granilite.
"Além do químico não ter nenhuma certificação, o trabalhador não recebeu qualquer tipo de equipamento de proteção (EPI) para usá-lo, então o barato saiu caro e acabamos pagando uma indenização", conta o engenheiro civil.
Com o excesso de demandas existentes no condomínio, muitas vezes o síndico e o conselho ficam sobrecarregados demais para avaliar minuciosamente os produtos e equipamentos antes da compra e acabam optando pelo mais barato. No entanto, Sérgio Meira lembra que o preço atraente nem sempre é refletido no serviço executado:
"Esse é um item importante a ser avaliado, mas não pode ser o único. Temos que considerar qualidade, prazo de entrega e confiabilidade do fornecedor. Para isso, não há outra saída a não ser pedir referências concretas, seja da administradora ou de programas como o SíndicoNet CoteiBem."
4. Não se atentar às obrigações legais do condomínio
A partir do momento em que o condomínio é entregue, passa a ser responsabilidade do síndico garantir sua preservação e zelar pelos serviços ali prestados.
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No caso apresentado acima seriam aplicáveis Normas Regulamentadoras (NRs), que diferentemente das normas técnicas, são compulsórias. Tanto o gestor quanto o funcionário que faz serviços rotineiros de limpeza ou manutenção deveriam ter o conhecimento mínimo sobre elas, uma vez que garantem a segurança do trabalho.
No campo de atuação da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), há inúmeras recomendações para a manutenção do condomínio. Caso não sejam seguidas, as garantias da construtora podem ser perdidas e será necessário arcar com todos os gastos de eventuais reparos.
"Muitas vezes, além de custar mais caro, o serviço adiado coloca em risco toda a coletividade do condomínio. A exemplo das fachadas, temos uma lei municipal em São Paulo da década de 80 que nos obriga a fazer a lavagem e restauração a cada cinco anos, mas muitos prédios não cumprem essa periodicidade e acontecem acidentes gravíssimos", ressalta Sérgio.
Com relação às leis, é preciso ter ainda mais atenção, pois algumas podem variar de acordo com estado e cidade. Em maio de 2024, foi sancionada uma lei no Pará que determina a autovistoria de edifícios para evitar desabamentos. Enquanto isso, no Rio de Janeiro, existe a obrigatoriedade de inspecionar as instalações de gás.
5. Deixar de fazer o acompanhamento dos serviços contratados
Outro erro é não registrar os resultados das atividades executadas, dificultando a extração de dados e indicadores importantes para a gestão da edificação.
"Se o portão de entrada de veículos vive quebrando, as taxas de conserto podem chegar a R$ 2 mil. Um novo motor custaria bem menos. Com isso, o síndico tem argumentos tangíveis para apresentar em assembleia, possibilitando uma escolha mais econômica", defende Laura Mitterer, engenheira especializada em gestão da manutenção.
Além disso, é importante levar em conta que falhas em portões, alarmes desligados, câmeras com direcionamento incorreto comprometem a segurança do condomínio. Caso ocorra uma invasão, o prejuízo é ainda maior.
Dessa forma, supervisionar os serviços prestados, auditando as ordens de serviço e analisando indicadores para verificar a efetividade das manutenções, é o melhor caminho para evitar problemas e gastos.
6. Não ter um plano de manutenção do condomínio estruturado
O plano de manutenção do condomínio deve ser adaptado a características como localização e tipo de uso da edificação, porém ainda é comum que seja aplicado um modelo único.
Um condomínio residencial com muitos pavimentos e áreas comuns localizado no litoral, por exemplo, teria uma grande quantidade de ativos a serem verificados com maior periodicidade, devido ao meio agressivo (maresia ou salitre, por exemplo). No entanto, não seria possível realizar as atividades aos finais de semana, quando os moradores estão querendo descansar.
Laura Mitterer já atendeu um condomínio de cinco pavimentos que ficava próximo de uma árvore araucária que soltava muita folhagem. Por ser protegida por lei ambiental, o condomínio não poderia fazer a poda, então ajustou-se a ordem de serviço de verificação das calhas para uma frequência semanal, a fim de evitar que entrasse água nos apartamentos quando chovesse torrencialmente.
"Com isso, constatamos que o problema não estava na falta de limpeza, mas no mal dimensionamento do telhado e a construtora teve que arrumar por estar na garantia, evitando um prejuízo ao condomínio”, conta Laura.
O que deve conter um plano de manutenção
Regido pela Norma ABNT NBR 5674, o plano de manutenção predial funciona como um calendário que instrui síndico e zelador sobre quais sistemas compõem o condomínio e a periodicidade com que devem ser vistoriados e feitas as manutenções para prolongar sua vida útil.
Desde 2023, com o estabelecimento da Norma ABNT NBR 17.170 de garantias da edificação, o valor empenhado na manutenção do condomínio deve ser provisionado já na constituição, o que facilita a gestão financeira e evita surpresas para os moradores.
Assim, sempre que um novo empreendimento é entregue, a incorporadora fornece um manual contendo o programa de manutenção preventiva, que serve como guia para os anos iniciais de ocupação. Vale ressaltar, no entanto, que, com o passar do tempo, ele deve ser revisitado.
Segundo o engenheiro Ricardo Gonçalves, a norma serve também de base para o prestador de serviços contratado pelo síndico, permitindo que a responsabilidade por eventuais problemas seja atrelada a ele em contrato.
Tipos de manutenção do condomínio: preventiva, corretiva e preditiva
Antes de fazer uma imersão nesse tema, é importante conhecer os três pilares da manutenção do condomínio que vão orientar a contratação de serviços: prevenção, correção e predição.
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Fundamentalmente, o plano de manutenção do condomínio tem como foco evitar situações de risco.
"Noventa por cento dos prédios diz que não tem caixa para fazer isso. A gente sempre fala que uma manutenção preventiva é o ideal para tentar fugir das manutenções emergenciais, que sempre são mais caras. Se for identificado algum problema, a manutenção corretiva deve ser feita imediatamente e, muitas vezes, não há fundo de reserva para cobrir esse gasto", indica o diretor de Condomínios do Secovi-SP, Sérgio Meira.
Por fim, a manutenção preventiva consiste no monitoramento contínuo dos ativos prediais para verificar urgências e melhorias, como sugerido no item 5 da lista acima.
- DOWNLOAD: Modelo de roteiro para inspeção predial
Websérie exclusiva do SíndicoNet, a Bússola do Síndico funciona como uma trilha didática para gestores que estão assumindo seu primeiro mandato. Em seu quinto episódio, foi abordada a importância das inspeções:
Como montar um plano de manutenção predial
O primeiro passo para montar o plano de manutenção do condomínio é entender em que momento ele está e quais são as necessidades que devem ser priorizadas. Para tanto, o indicado pelos especialistas é contratar uma vistoria predial, tendo em vista que é preciso um olhar técnico.
"Comece simples, contratando um profissional para avaliar os serviços básicos que vão manter o edifício saudável. Certamente, você vai economizar", sugere o engenheiro Ricardo Gonçalves.
Devido ao seu conhecimento aprofundado sobre a edificação, o zelador deve ser envolvido em todo o processo, especialmente em prédios antigos, para evitar erros e custos adicionais.
“Depois que eu contrato a inspeção predial e monto um plano de manutenção do condomínio, não adianta colocá-lo na gaveta. Primeiro, nós separamos o que é responsabilidade da equipe local dos serviços que exigirão contratações e devem ter suas periodicidades avaliadas”, complementa Laura Mitterer.
Uma vez que esse checklist é estruturado, basta que o síndico faça o controle das manutenções, seja numa planilha ou no aplicativo do condomínio.
Em parceria com o SíndicoNet, o Nok Nox oferece uma lista de tarefas obrigatórias, onde é possível definir lembretes e indicar o nível de importância de cada uma. Ao selecionar as demandas, o usuário ainda encontra uma seleção de artigos com instruções para executá-las.
"Tudo que eu faço de forma programada e preventiva sai mais barato, por isso o plano de manutenção do condomínio é tão importante. Com ele, eu consigo fazer orçamentos melhores, negociando com os fornecedores e me programando financeiramente com os condôminos. O melhor síndico não é aquele que não gasta dinheiro, e sim aquele que gasta bem os recursos", ressalta Sérgio.
Como o plano de manutenção do condomínio gera economia de dinheiro?
Ao assumir um condomínio há três anos, o síndico profissional Nilton Savieto enfrentou problemas com um gerador de energia, identificados logo na primeira revisão.
"O tanque não era limpo, o óleo estava vencido e o filtro não era trocado. Durante os reparos, foi identificado também que uma bomba injetora estava ruim, ou seja, caso faltasse energia na região ele não funcionaria e ficaríamos sem essa alternativa de abastecimento. Acabamos gastando com tudo isso R$ 5 mil, mas se tivéssemos feito as trocas semestrais, como é recomendado, a economia seria de R$ 2 mil."
Em alguns casos, escolhas erradas podem não só causar prejuízos à saúde financeira do empreendimento, mas também à imagem do síndico.
Membro do SíndicoNet Clube, Tiago Estevão acompanhou de perto uma das situações onde o barato saiu caro, levando à destituição do antigo síndico do condomínio onde atua como gerente, em São Paulo.
Em 2022, a empresa responsável por uma obra de restauração de fachada avaliada em R$ 350 mil deixou de executar o serviço conforme esperado, despertando a preocupação de moradores, que já tinham pago quase todas as parcelas dos R$ 150 mil rateados na taxa condominial.
Na ânsia de resolver a questão, o síndico deu início às tratativas diretamente com a empresa, sem envolver a comissão criada para o acompanhamento e nem mesmo o zelador, e prosseguiu com a compra de materiais e a assinatura de aditivos ao contrato. Porém, o prestador do serviço havia entrado em falência e, só então, foi realizada uma assembleia para informar os condôminos.
"A ideia dele era pegar uma empresa que desse continuidade ao serviço, mas informei que seria necessário recomeçar a obra por conta das garantias. Encerrada a reunião, sem chegar a um acordo, o abaixo-assinado para convocar a assembleia de destituição já estava circulando. Foi constrangedor", lembra Tiago.
Além disso, o condomínio foi envolvido em dois processos trabalhistas movidos por um pintor da empresa, requisitando seus direitos rescisórios. A decisão foi favorável ao funcionário num deles.
"Um plano de manutenção do condomínio funciona como uma bússola, por isso falo que ele é imprescindível e um acompanhamento correto teria evitado que a situação chegasse nesse ponto. Minha dica é que o síndico sempre conheça um profissional capacitado para orientá-lo sobre as normas e busque conhecimento para, ao menos, ter uma noção superficial do que monitorar", conclui Tiago.
Dicas para economizar do jeito certo na manutenção do condomínio
Com base nas orientações dos especialistas entrevistados, o SíndicoNet compilou abaixo algumas dicas para que você possa fazer a manutenção do condomínio de forma econômica, sem que o barato saia caro. Confira:
- negociar contratos com fornecedores para economizar dinheiro;
- supervisionar os serviços prestados, auditando as ordens de serviço e analisando indicadores para verificar a efetividade das manutenções e identificar problemas recorrentes que geram prejuízos, como peças que queimam frequentemente;
- parametrizar os custos com base em exemplos de outros condomínios;
- priorizar suporte eficiente para sistemas críticos como elevadores, portões e bombas na hora de fechar contratos;
- verificar o acervo técnico e a situação financeira das empresas contratadas para obras maiores, como reformas de fachada, para garantir que elas tenham experiência e capacidade financeira para arcar com possíveis prejuízos;
- controlar rigorosamente a qualidade dos materiais usados em obras e atividades rotineiras, com especificações claras e a orientação de um engenheiro;
- investir em treinamento da equipe para evitar erros comuns, economizando em produtos de limpeza, vistorias e testes.
Ferramenta gratuita para identificar custos otimizáveis
O SíndicoNet CoteiBem, plataforma que conecta síndicos a fornecedores e prestadores de serviço, oferece uma ferramenta que mapeia as características do condomínio, identificando possíveis gastos desnecessários, apontando onde e quanto é possível economizar. Teste a Calculadora da Economia abaixo:
Agora que você já sabe tudo o que é preciso para manter a manutenção do condomínio em dia sem cometer erros que podem onerar o caixa ou prejudicar sua gestão, chegou a hora de ler o nosso Guia sobre Contratações de Serviços em Condomínios.
Fontes consultadas: Laura Mitterer (engenheira especializada em gestão de manutenção predial); Nilton Savieto (síndico profissional); Ricardo Gonçalves (engenheiro civil); Sérgio Meira (diretor de Condomínios do Secovi-SP); Tiago Estevão (síndico profissional e administrador de condomínios, membro do SíndicoNet Clube).
