7 erros e acertos do síndico na gestão social do condomínio
Prevenção e gestão de conflitos e relacionamento com os moradores fazem a diferença
Por Michel Rosenthal*
Nas mais diversas situações de vizinhança, erros e acertos são uma riqueza de aprendizado para os condomínios. Os acertos nós comemoramos e, muitas vezes, nós os colocamos erradamente no lugar do “óbvio” ou do “não fez mais que a obrigação”. Mas não é assim.
Os acertos precisam ser registrados objetivamente, servir de referência. Quando algo dá certo, assim como quando dá errado, cada condomínio vai construindo sua história e sua cultura, olhando para trás para aprender e para a frente ao planejar; olhando para o agora para viver na realidade.
Procura-se esconder os erros e esquecê-los. Por um tempo, ficamos marcados por eles. Valem as máximas: “só não erra quem nada faz”, “é errando que se aprende” e a melhor: “o erro tem que ser inédito, combinado?”.
A experimentação deve ser incentivada porque promove o aprendizado, o amadurecimento e o crescimento da comunidade em muitos sentidos. Até porque, em muita coisa, há acertos e erros convivendo concomitantemente.
Assim, vamos falar sobre 7 erros e acertos comuns e importantes no ambiente condominial (há outros, mas falemos dos principais).
1. Perfil do corpo administrativo (síndico, conselho, colaboradores e administradora)
Comumente percebe-se que as pessoas que trabalham para e no condomínio são avaliadas e escolhidas apenas para tarefas objetivas, sem uma avaliação subjetiva, individualizada, mais abrangente, com aspectos pessoais do colaborador.
Depois de contratados, quando são apresentados para a comunidade, só o são por uma foto/nome/função e sem aspectos subjetivos da pessoa, e não há espaço para comunicação sobre isso com os condôminos.
É importante que as pessoas sejam avaliadas sim segundo a função que executarão, mas também, e especialmente, nos aspectos subjetivos, se estão aptas a trabalhar com o público por exemplo.
Ao apresentar novos colaboradores, deve-se contar um pouco de quem são, onde nasceram, sua experiência pessoal e profissional.
Gosto muito da ideia de multiconselhos temáticos, e uma sugestão, especialmente para condomínios de muitas unidades, é um conselho semelhante ao departamento pessoal das empresas em geral.
Outros conselhos também podem colaborar com esta otimização de forças e isenção do corpo administrativo, como conselho juvenil, da melhor idade, de programação para crianças, de cuidados com o paisagismo, de obras, etc.
2. Comunicação
A comunicação no condomínio, em geral, é “profissional”, sem uniformidade para criar uma linguagem que convide à leitura, o que lhe tira a efetividade.
Faltam estética, e mesmo acessibilidade visual. Às vezes, até está fora do campo visual natural das pessoas (crianças, gente sentada em cadeira de rodas, de pé, de mais baixa ou alta estatura que a média).
Ao final, tudo fica como uma paisagem sem percepção. Os locais mais comuns são a entrada do condomínio, áreas de circulação, inclusive garagens, e áreas comuns em geral.
Com vistas ao aprimoramento, a comunicação no condomínio deve ser amigável e muitas vezes pode ser feita com poucas palavras e bons desenhos incentivadores de comportamentos positivos, com humor e responsabilidade.
Deve ser clara em todos os sentidos e para quem quer que seja, prevendo-se as multidiferenças entre as pessoas, como físicas (visuais, auditivas, intelectuais, de altura e de mobilidade), etárias (de crianças a idosos), e cognitivas.
A comunicação deve ser fácil, óbvia até, e deve estar harmônica esteticamente para a paisagem, sem agredi-la como placas no meio do jardim, ou mesmo em qualquer mural ou parede como poluição visual.
Os princípios que devem ser seguidos são: igualitário, adaptável, óbvio, conhecido, seguro, sem esforço e abrangente.
3. Clareza nos textos da Convenção e do Regimento Interno
De modo geral, esses textos são longos e não são escritos com linguagem amigável. Pegue alguns exemplos e observe quantas vezes aparece “NÃO” e quantas vezes há incentivo à boa convivência. Use duas canetas com cores diferentes e conte.
O fato é que os textos devem ser revistos e escritos com linguagem amigável, incentivar o encontro e a amigabilidade, especialmente no compartilhamento das áreas comuns.
O foco deve ser a segurança possível, a saúde possível e o sossego – nos aspectos físicos, mentais, emocionais e espirituais. Quando o condômino quer se comunicar, isso deve ser fácil. Assim se constrói comunidade de vizinhança.
4. Como receber as reclamações de um morador sobre o outro?
Uma fala comum é que “o condomínio não é babá de condômino”, e que as pessoas têm que ser adultas e saber que cada um cuida de sua casinha e da qualidade de vida correspondente. Afinal, “se não for eu por mim, quem será então? Até porque, ninguém mais que “eu” manda lá em casa."
Outro aspecto da convivência é que o perfil de comportamento de muitos condôminos é o “reclamão”, a “reclamona”. Reclamar faz parte, mas não se pode onerar o condomínio com desavenças de parede, ou de teto/piso. As pessoas teriam que ter bom senso e resolver sua situação particularmente.
Por outro lado, muitas das vezes na vida condominial, a reclamação de um pode ser a de muitos que não se manifestaram. O que se deve procurar é a satisfação geral da comunidade do condomínio.
Um conflito entre vizinhos encostados (contíguos) está dentro do condomínio, e esse pode ser um olhar diferenciado a ser experimentado. E mais a mais, quando o condomínio recebe essas reclamações, mesmo de um para um, cria cultura de diálogo, e o diálogo é patrimônio importante no ambiente, gera até valorização econômica da propriedade. O condomínio também deve ser social.
Finalmente, temos discutido sobre tantos tipos de conflitos, e em todos há algo em comum: a matéria-prima são as pessoas, e a solução é o diálogo, mais cedo ou mais tarde, e quanto mais cedo melhor. Este é o melhor.
5. Advertências e multas sem convite para dialogar
Há falta de amigabilidade na aplicação das advertências e das multas, o que, em geral, termina com o tradicional “se não cumprir com o que estamos mandando, serão tomadas as medidas judiciais correspondentes ao caso”. É comum dizer do outro: “Com aquele? Não adianta nem falar”. É um “chega prá lá”, em vez de um “vem pra cá”, para o coletivo.
Um erro “clássico” é a falta de clareza na previsão para o encaminhamento de recursos tanto em relação à advertência como na aplicação de multa. É para o conselho? Para a assembleia? Qual o prazo para convocar? Muitas vezes fica tudo meio no ar, mal parado, o conflito continua, mas engessado, e os prazos para resposta não são claros.
Também aqui é necessário amigabilidade nos textos das advertências e das multas, convidando ao diálogo, e abrindo o caminho fácil para o encontro e para o diálogo, ou mesmo para apresentar um recurso à advertência ou à multa.
A instância de recursos deve ser clara, e preferencialmente, se não for dirigida à assembleia, quem reavaliará a questão devem ser outras pessoas que não as que decidiram por sua aplicação da penalidade.
A eleição de um conselho de ética independente, por exemplo, pode ser uma alternativa que oferece isenção e neutralidade na avaliação do recurso, que deve ser sempre rápido.
6. Como receber as reclamações sobre sua gestão?
É difícil ser criticado, especialmente quando reclamam da própria gestão administrativa. Então, há aqueles que não ouvem e outros que ouvem, mas entra por um ouvido e sai pelo outro.
Há ainda aqueles que ouvem, mas não entendem ou entendem errado. Afinal, se o síndico foi eleito segundo suas competências e habilidades, se alguém quiser reclamar, pensam alguns, a via é a mesma que o colocou lá. E se foi eleição, agora só sai com destituição.
É, receber uma crítica é difícil, mas faz parte. O corpo administrativo deve vestir suas melhores roupas. Se você é síndico ou conselheiro, deve vestir a melhor roupa para estar a serviço da comunidade e, neste caso, uma boa sugestão é o bom humor.
Na prática, sempre que receber uma reclamação de sua gestão, deverá se reunir com os reclamantes e, no limite, se entendido necessário, deverá convocar uma assembleia e deixar saber que seu cargo está sempre à disposição.
A prestação de contas não é só contábil, ela é da administração geral, do tratamento aos conflitos, das contratações de serviços ou compra de produtos em geral.
7. O ambiente da assembleia
Sabemos que todo mundo vive com a impressão de não ter tempo disponível para realizar os afazeres com calma, seja na troca entre as pessoas digital remota de agora, seja na presencial.
Estamos bem cansados para fazer assembleia à noite, digital ou presencial, e, em regra, procura-se rapidez no andamento das reuniões e das assembleias, sem muita delonga, sem muita discussão, o que não tem funcionado.
Antes do momento da votação, é preciso muita discussão, muita conversa e muito diálogo.
Considero que a pressa é inimiga da mediação, tanto de conflitos como de diálogos em geral. Promover agradabilidade para a conversa, especialmente quando presencial, levar comes e bebes, apresentar a ordem do dia positivamente, com vontade de “dar certo”, passar um filminho, promover concentração, centramento, tranquilidade para estar junto são possibilidades muito construtivas.
Nada impede que no ambiente virtual as pessoas também preparem seu lugar de participação com cuidado, para que seja um momento agradável. O principal é que o bom senso é bem-vindo, mas o que se precisa procurar é construir o consenso com o diálogo.
Refletir sobre erros e acertos no condomínio, com certeza, é um acerto. Parabéns, Júlio! Parabéns, Sindiconet!
(*) Michel Rosenthal Wagner é advogado; consultor socioambiental em situações de vizinhança urbana; mediador; professor; palestrante e autor da obra "Situações de Vizinhança no Condomínio Edilício – Desenvolvimento sustentável das cidades, solução de conflitos, mediação e paz social."
