Administradora de condomínios
Mesmo com empresa especializada, síndico deve conhecer suas responsabilidades
Por Paulo Henrique Pereira Bom *
A existência de propriedades com mais de um proprietário surgiu por volta da Idade Média, em cidades ao sul da França, sendo que em Portugal, nas Ordenações Filipinas de 1595, que entrou em vigor em 1603, em seu Livro 1º, Capítulo LXVIII, § 34º, já havia menção legal sobre a possibilidade de diferentes proprietários em um mesmo prédio.
"Se uma casa for de dois senhorios de maneira que de um deles seja o sótão e do outro o sobrado, não poderá aquele, cujo for o sobrado, fazer janela sobre o portal daquele cujo for o sótão, ou loja, nem outro edifício algum" [01]
No Brasil também é antiga existência de prédios em andares com mais de um proprietário, todavia, com o êxodo rural havido entre as décadas de 60 e 80, estima-se que cerca de 13 milhões de pessoas migram para as grandes urbes, trazendo inúmeras consequências, entre elas a rápida expansão da verticalização das residências.
Neste cenário surgiu regramentos e questões infreqüentes relacionadas a esse modo de vida e a relação entre vizinhos, tal como fez surgir a necessidade de serviços até então inexistentes ou dispensáveis, aqui inserido as administradoras de condomínio.
É indiscutível que com a evolução da sociedade (em certos aspectos para melhor e em outros tantos para pior), estabeleceu-se um novo estilo de vida, aumentando a sofisticação e complexidade dessas novas moradas, exigindo-se cada vez mais dos condomínios e dos seus prestadores de serviços.
Exatamente neste panorama é que as empresas administradoras de condomínios, que outrora administravam folha de pagamento, contas a pagar e prestavam contas de modo artesanal, tiveram (ou teriam) que adequar-se às necessidades de seus clientes.
Ocorre que, em virtude da praticamente inexistência de barreiras para novos entrantes e da alta atratividade [02], o mercado conta com inúmeras empresas despreparadas e pessoas mau intencionadas, que seduzindo o cliente pelos baixos honorários, acabam por causar prejuízos financeiros e morais ao mercado.
Por isso sentiu-se a necessidade de produção deste trabalho, para alertar quem tenha interesse em entrar nesse mercado, orientar administradoras de condomínio e esclarecer a todos que de alguma forma, se envolvem ou utilizam desses serviços.
I – ADMINISTRAÇÃO E SUA NATUREZA JURÍDICA
Administrar é gerir negócio próprio ou alheio, públicos ou particulares, ou seja, exercer função de administrador.
Via de regra, na administração de condomínio há um contrato entre as partes (condomínio e administradora), seja ele verbal ou escrito, onde se estabelece quais atividades serão delegadas à administradora, portanto, por ser ato bilateral, exclui-se de plano a figura de gestor de negócios (art. 861, CC [03]).
Em termos gerais, a atividade de uma administradora está regulamentada pelo Código Civil, principalmente pelos artigos 653 e seguintes, uma vez que no Brasil ainda não há lei específica para o setor, que exerce suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.
Embora se tenha notícia que algumas entidades de classe como a AABIC [04] (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios), a ABADI [05] (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis), bem como o SECOVI [06] (Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais de São Paulo) estejam juntando esforços para a regulamentação ou autorregulamentação do setor, com normas específicas, requisitos mínimos de funcionamento e regulamentação da atividade, isso ainda está em fase de "gestação", e ainda um pouco distante de ser uma realidade no setor, restando ao síndicos e condomínios tomarem cuidados mínimos na contratação de administradores, como se verá no decorrer dessa obra.
Não se quer dizer que o setor é obscuro ou carente de qualquer lei que o regule, mas sim que não há normas cogentes específicas para administradoras de condomínio, da relação desta com seus clientes e, sobretudo, quais o requisitos mínimos para uma empresa ser considerada especializada em administração de condomínios, como veremos a seguir.
II – OBJETIVO
Várias são as funções de uma administradora, que se classificam em: a) principal; b) secundárias e; c) eventuais.
A função precípua ou principal de uma administradora é auxiliar o síndico no exercício das atividades cotidianas do edifício, orientando-o sobre os aspectos legais e dando-lhe suporte às atividades administrativas, tais como: contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento e realização dos pagamentos, emissão de boletos de pagamento das cotas condominiais, confecção da pasta de prestação de contas mensal, assessoramento pré e pós assembléias gerais etc.
Observe-se, no entanto, que não cabe à administradora tomar decisões ou providências, mas tão somente alertar ao representante legal do condomínio para que o faça, cabendo ao síndico determinar ou não providências, assumindo eventual risco de não fazê-lo.
Obviamente, poderá ser contratada a tomada de providências pela administradora, entretanto, além não ser usual, implica numa série de providências jurídicas e contratuais para que se tenha o efeito desejado, como autorização assemblear para a tomada dessas providências, contrato escrito delimitando a atuação, a outorga de procuração específica e a remuneração para tais atos.
As atividades secundárias são aquelas que embora relacionadas ao cotidiano do condomínio, são causais, não são previstas e não têm data aprazada para ocorrer. Por exemplo, emissão de circulares, multas e advertências, orientação sobre a Convenção do Condomínio, sobre Regulamento Interno, sobre prazos e forma de realizar assembléias, entre outras.
Já as atividades eventuais se subdividem em: a) eventuais contratadas e; b) eventuais especiais.
As atividades eventuais são aquelas esporádicas, decorrentes de certos serviços (Ex: realização de assembleia geral pelos funcionários da administradora), bem como em virtude de épocas do ano (entrega de RAIS e DIRF, por exemplo).
São atividades que, apesar de não ser a finalidade contratual principal, possui a administradora condição técnica, material e tecnológica para fazê-lo.
Assim, temos que atividades eventuais contratadas são aquelas que se enquadram na situação acima, estão contempladas ou ajustadas no contrato firmado entre a administradora e o condomínio, podendo ou não incidir custo extra.
Por sua vez, atividades eventuais especiais são aquelas cujo custo não está incluso e muitas vezes não previstos no contrato, devendo ser tratado à parte mediante sua necessidade.
Exemplificamos. Não é de responsabilidade de uma administradora cadastrar um condomínio novo no sistema de economias da Sabesp, possibilitando que o condomínio deixe de pagar como um único grande consumidor, passando a ser considerado o número de suas unidades na divisão, mas isso poderá ser ajustado.
Em que pese a administradora ter know-how para esse tipo de trabalho, não é de sua responsabilidade, já que isso pode ser feito pelo próprio síndico ou por despachante habilitado.
É claro que muitas administradoras podem incluir esta atividade em seu contrato, mas deve se ter em mente que se trata de trabalho eventual especial, por não ser de sua atribuição principal.
Não bastasse isso, pode ocorrer de serem criadas obrigações supervenientes ao firmamento do contrato, sendo que nesse caso também nascem atividades especiais, exatamente por não terem e não poderem ter sido contempladas em contrato, devendo ser objeto de aditivo contratual e discussão de seu custo.
III – O SÍNDICO
O síndico pode ser pessoa, física ou jurídica, moradora ou não do condomínio, a quem cabe representar o condomínio no que respeita aos direitos e deveres deste último.
Singelamente falando, ao síndico cabe arrecadar as cotas de condomínio, realizar os pagamentos devidos, intermediar conflitos visando o bem da coletividade e a valorização do patrimônio comum, sempre prestando contas à coletividade.
Os deveres do síndico estão elencados no artigo 1.348 do Código Civil, que diz:
"Art. 1.348. Compete ao síndico:
I - convocar a assembléia dos condôminos;
II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX - realizar o seguro da edificação...(omissis)"
Como posto acima, parece bem simples a função do síndico, contudo, poucos sabem da responsabilidade que acompanha tal encargo, já que uma simples tarefa pode ter várias vertentes e implicações, bem como exigir uma grande experiência. Senão vejamos:
COTAS CONDOMINIAIS -
Para se chegar ao valor da cota condominial, o síndico precisa:
a)Saber o que compõe o valor de rateio –
O síndico precisa inteirar-se de suas despesas fixas e datas de pagamento, pois disso dependerá o valor a ser rateado.
É imprescindível que o representante legal do edifício conheça quais são as despesas e receitas do seu condomínio, pois somente com esse conhecimento poderá elaborar uma previsão orçamentária real e útil.
Quando dizemos conhecer as despesas e receitas, isto não quer dizer somente o seu valor, mas sim a constituição desses, os que são fixos e os que são variáveis, pois somente analisando o histórico do condomínio é que se pode chegar à conclusão do gasto real do condomínio.
Não basta saber que o condomínio gasta 50% ou 60% do valor arrecadado com folha de pagamento, é preciso saber se nesse valor todos os encargos trabalhistas estão sendo pagos, se a escala de horários está correta, se as horas extras pagas estão corretas ou até mesmo qual tem sido a tendência de aumento quando do dissídio coletivo da categoria, pois feita essa análise o valor pago poderá variar para mais ou para menos, refletindo diretamente no valor da cota condominial individual.
Ocorre que, a verificação desses itens abrangem questões fixadas em lei, em convenções coletivas [07], e muitas vezes de administração dos recursos humanos, o que exige tempo e experiência para seu seguimento.
b) Saber datas e índices de reajustes –
O síndico precisa inteirar-se sobre o índice aplicável e época de reajuste de cada tipo de obrigação, prevendo possíveis aumentos.
Não se pode esquecer das datas de reajuste de contratos como: manutenção de elevadores, manutenção de bombas, terceirizações, manutenções de portões, pára-raios e interfones, bem como de qualquer outro contrato que tenha periodicidade de reajuste previsto, pois quando da elaboração do orçamento para o próximo ano, deverão ser eles contemplados, caso contrário faltará dinheiro para pagá-los, obrigando o condomínio a expedir rateio extraordinário.
Esse controle e acompanhamento são realizados por administradoras de condomínio, que, comumente, mantêm uma agenda de vencimentos de contratos e outras obrigações do condomínio, além de já terem uma enorme prática para detectarem "engodos" no mercado, evitando onerar desnecessariamente o condomínio. Exemplo dessas "armadilhas" são as correspondências enviadas a condomínios residenciais, com selos e timbres parecidos com órgãos governamentais, SABESP e Prefeitura Municipal, dizendo que é obrigatória a análise de água.
c) Saber a forma de rateio -
O síndico deve saber a forma como é feito o rateio entre os condôminos, já que o valor poderá variar de um apartamento para o outro devido ao fator ideal, ou seja, deverá buscar na especificação do condomínio qual é a fração ideal correspondente a cada unidade, tal como na convenção condominial o que cada um deve ou não pagar.
Não raras vezes, condomínios que possuem lojas em seu andar térreo, excluem essas unidades no rateio de despesas ordinárias, já que delas não se aproveitam.
Com efeito, tais despesas serão rateadas apenas pelas unidades cuja a convenção ou especificação determinar, o que também faz refletir no valor da cota condominial.
Aliás, esta questão merece melhor análise e preocupação por parte de síndicos, administradores e juristas, pois poderá haver implicações fáticas que alteram a nossa afirmação anterior.
d) Saber o que arrecadar –
O síndico deve atentar se a norma interna prevê obrigatoriedade na fixação de fundo de reserva ou fundo de obras e qual o seu valor, o que também poderá interferir no valor final da cota a ser arrecadada, já que, comumente, esse valor é um percentual a mais sobre a cota ordinária.
Bom lembrar que em algumas convenções condominiais, a assembleia poderá determinar a suspensão de arrecadação desses fundos, por isso indispensável a atenta leitura da especificação e convenção do edifício.
Também é comum verificar que alguns condomínios evitam reajustar certas contas, suplementando-a com outras. Por exemplo: manter uma conta ordinária negativa, sendo o condomínio suprido em suas necessidades cotidianas pelo fundo de obras.
A arrecadação equivocada e a utilização de forma incorreta podem acarretar prejuízos ao condomínio e até mesmo a responsabilidade civil do síndico.
Tivemos a oportunidade de conhecer um caso em que o oficial de justiça penhorou, para garantia trabalhista, todo o valor que o condomínio tinha em sua conta de ordinária, simplesmente ignorando que a conta de fundo de reserva estava negativa em valor equivalente ao da ordinária, ou seja, foi penhorado valor que o condomínio não possuía, ficando o síndico como fiel depositário do valor.
e) Conhecer a inadimplência e a mora –
O síndico precisa conhecer e entender qual o percentual regular de inadimplência e qual é a mora do edifício, que também é fator variante da cota condominial.
É considerada mora o mero atraso no pagamento da cota condominial e quando não se acumula com outro mês, pois devendo mais que um mês passa a ser inadimplência.
Tanto a mora como a inadimplência trazem dificuldades ao condomínio, pois embora a inadimplência seja mais nefasta às contas do condomínio, trazendo-lhe prejuízo, a mora também é fator que faz aumentar o valor da cota condominial. O condomínio deve arrecadar mais que o que seria necessário para poder ter dinheiro para arcar com suas contas até que o condômino em mora pague sua cota.
Para melhor entendermos, imaginemos a folha de pagamento de um condomínio no valor de R$ 5.000,00, que deve ser pago impreterivelmente até o 5º (quinto) dia útil do mês. Agora imagine se dois condôminos deixarem de pagar suas cotas, vindo pagar somente no final do mês. O condomínio não terá dinheiro suficiente para pagar seus funcionários, estando sujeito à multa e a rescisão indireta do contrato de trabalho.
O valor da cota condominial a ser arrecadada depende de uma previsão orçamentária, fundamentadamente elaborada, evitando-se que pessoas ou empresas inexperientes ou despreparadas venham causar futuros prejuízos ao condomínio.
Mas não é só, pois aqui também entra a cobrança extrajudicial ou judicial dos inadimplentes.
Indiscutível que a redução da multa imposta ao condômino inadimplente, ao patamar de 2%, muito prejudicou os condomínios. Assim, para não piorar ainda mais esta situação, necessário se faz uma atuante, porém cautelosa cobrança. Isso nem sempre é possível ao síndico, que possui outros afazeres e não quer se indispor pessoalmente com seu vizinho devedor. Embora ele, síndico, saiba diferenciar sua função da vida social, via de regra o devedor não sabe, razão pela qual esse tipo de atividade é melhor exercida por um terceiro.
1 - A PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
Uma vez analisadas quais as despesas mensais do edifício, é possível se fixar uma projeção anual ou até mesmo mensal, considerando os itens acima mencionados.
A fixação do valor individual da cota condominial é comumente fixada utilizando-se a fração ideal mencionada na Especificação do Condomínio, onde por operação aritmética se chega ao valor devido. Ex: Imóvel "A", com 80 m2 de área útil privativa e 100m2 de área total, correspondendo-lhe uma fração ideal (F.I.) de 0,8999% - Valor ordinário (V.O.) a ser rateado R$ 20.000,00 – Valor da Cota (V.C.) será sua multiplicação pelo fator ideal .
V.O. R$ 20.000,00 x F.I. 0,8999% = Valor da Cota R$ 179,98
Todavia, existem casos, não raros, que referido documento é impreciso na totalização das áreas, ou muito antigo, não coadunando com posições legais recentes, de modo que se torna imprescindível sua interpretação e, muitas vezes, negociação para sua adequação com os interessados para se chegar a um termo.
Caso típico da situação acima narrada é quanto à fração ideal de participação de lojas com entradas, medidores de luz e água autônomas, onde se tem decidido nos tribunais que é de se levar em conta os serviços realmente utilizados pelas lojas para efeito de rateio.
Aqui entra o trabalho de interpretação e negociação, pois casos existirão que não bastará a mera aplicação da aritmética, sendo necessário estabelecer o critério de rateio, quais são os gastos individuais de cada, bem como os comuns, devendo antever a forma de demonstrar isso aos demais condôminos.
2 - PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES CONDOMINIAIS
É no pagamento das despesas condominiais que se exige a maior atenção e preparo do representante do condomínio. Pois caso traga algum prejuízo poderá ser interpelado judicialmente a indenizar o prejuízo causado, ainda que ele não tenha sido causado propositadamente.
Algumas despesas exigem que sejam observadas obrigações legais relativas às retenções tributárias, fiscais e previdenciárias, tal como a retenção de INSS do prestador que labora para o condomínio, nos casos em que a lei estabelece, uma vez que além da altíssima multa aplicada, o edifício torna-se co-responsável pelo não recolhimento por parte do prestador de serviço.
Também existem obrigações de cunho trabalhista, que vão desde o registro, observância da convenção c oletiva, cálculo de horas extras, férias, descontos e recolhimentos previdenciários ou decorrentes de ordem judicial, até à obrigatória informação anual em DIRF e RAIS.
Concluímos então que, uma pessoa leiga ou uma empresa não especializada pode ser organizada, ter boa vontade e dominar um certo assunto, como contabilidade ou advocacia, entretanto, a administração edilícia envolve aspectos que vão além e são muito mais específicos, abrangendo de uma só vez especialidades contábeis, legais, fiscais e administrativas, aplicáveis com minúcias ao setor imobiliário.
É natural que uma advocacia foque muito mais aspectos contratuais e legais, notadamente de relacionamento e vizinhança. O mesmo ocorrendo com contabilidades que primam pela impecável demonstração de ativo e passivo, inventário patrimonial e até, às vezes, sobre algumas questões tributárias.
Por outro lado, uma administradora especializada em condomínios, por ter foco exclusivo nesse, está sempre atualizada e preparada para todas as questões que o envolvam, pois o objeto único de sua existência é a vida condominial.
IV - CONSIDERAÇÕES FINAIS
As atividades acima mencionadas são apenas algumas das atividades de um síndico e de uma administradora, pois existem outras atividades como: administração da vida coletiva; responsabilidades representativas ao condomínio; responsabilidades de manutenção ao condomínio; implantação de condomínios novos; suporte e providências em recebimento de empreendimentos novos, etc.
Aliás, uma administradora especializada em condomínios pode ir além, auxiliando e orientando as construtoras em projetos de empreendimentos novos (visando facilitar a vida cotidiana desses condomínios e baratear os custos de sua manutenção); orientando e intermediando a relação entre o condomínio e "síndicos profissionais", entre outros.
Com esse breve artigo não pretendemos esgotar o assunto, até porque, como dito, existem outros encargos inerentes aos síndicos e às administradoras, os quais pretendemos abordar em artigo posterior.
O que se tenciona aqui é demonstrar questões que possam suscitar a curiosidade de todos aqueles que moram, ou de alguma forma se interessam pela vida condominial, de modo a evidenciar quais são as efetivas responsabilidades de um síndico, qual o real papel de uma administradora e a posição desses perante aos moradores.
Notas
1. Chaves, João Queiroga - Direitos e Deveres dos Condóminos – Lisboa - Quid Juris, 2006 - Pg. 11.
2. Não há legislação que imponha requisitos mínimos ou dificulte a entrada no mercado de novos concorrentes, que por sua vez são atraídos pela equívoca idéia de lucro fácil com baixa responsabilidade .
3. Art. 861. Aquele que, sem autorização do interessado, intervém na gestão de negócio alheio, dirigi-lo-á segundo o interesse e a vontade presumível de seu dono, ficando responsável a este e às pessoas com que tratar.
7. Convenção coletiva é acordo de caráter normativo, entre um ou mais sindicatos de empregadores, definindo as condições de trabalho que vão atuar sobre todos os trabalhadores dessas empresas, sendo que sua aplicação, à categoria, independe ou não do trabalhador ser sócio ou não do sindicato, pois o efeito é erga omnes ( artigo 611 da CLT ). Acesso em 12.02.2009 – www.direitonet.com.br – autora Deise Cristiane Valente Santejano
(*) Paulo Henrique Pereira Bom - Advogado, Especialista em Direito Imobiliário pela FMU/SP, especialista em Direito Processual Civil pela PUC/SP, MBA em gestão Empresarial Catho/Unimes, Diretor da Adaplan - Administradora de condomínios.
