Como fiscalizar o síndico e garantir uma gestão transparente
É essencial ao condômino ter uma postura ativa na gestão e saber como fiscalizar o síndico contribui para preservar a saúde financeira e a reputação do condomínio
De acordo com o Código Civil, o síndico é o representante legal do condomínio, ou seja, quem ocupa esse cargo é responsável por praticamente tudo o que envolve os interesses do empreendimento.
Por outro lado, cabe aos condôminos se envolver nas questões condominiais também. Afinal, o empreendimento é patrimônio de todos e uma gestão participativa é saudável em diversos aspectos: exercita o verdadeiro senso de coletividade, colabora para manter a ordem, fiscaliza gastos, além de prezar sempre pelo bom senso e boa convivência da comunidade.
Desse modo, é importante que os condôminos participem não só das assembleias, mas leiam comunicados, analisem o balancete mensal e busquem estar a par do que acontece no condomínio. Pois, caso haja alguma desconfiança, é necessário estar presente no dia a dia do condomínio.
Assim, para te ajudar a entender por que e como fiscalizar o síndico do condomínio, abaixo preparamos um conteúdo exclusivo sobre esse assunto. Boa leitura!
Quais são as atribuições do síndico?
No Código Civil há várias atribuições para o cargo de síndico. Porém, vamos focar na seguinte responsabilidade do artigo 1.348:
“VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;”
Isso quer dizer que o síndico é obrigado a prestar contas da movimentação financeira do condomínio. Desde a inadimplência das taxas condominiais até a contratação de prestadores de serviço e pagamento dos salários dos colaboradores.
Além disso, na convenção do condomínio deve constar as regras de como deve ser feita a prestação de contas pelo síndico. Ou seja, se é em assembleia anual, mensal, trimestral ou semestral e se ele tem que fazer um comparativo com o orçamento anual do empreendimento, por exemplo.
Via de regra, é seguir o que estipula o Código Civil: prestar contas uma vez por ano ou quando solicitado. Ou seja, qualquer morador deve ter acesso às contas do condomínio, a única coisa que pode mudar é a forma com que essas informações são apresentadas.
Vale lembrar que a prestação de contas acontece de forma coletiva nas assembleias. Reunião com o conselho fiscal também é oportunidade para acompanhar as finanças do empreendimento e deliberar sobre questões do dia a dia de forma descentralizada.
Desse modo, é importante saber o que consta na convenção sobre transparência da prestação de contas pelo síndico.
Assim, é dever do síndico ser transparente sobre as receitas e despesas do condomínio, dar acesso a esses documentos para os condôminos e, ainda, segundo o art. 1.350 do Código Civil, o gestor é responsável em convocar uma assembleia anual para aprovar orçamento de despesas e apresentar a prestação de contas do ano anterior.
Além disso, de acordo com o art. 1.356 do Código Civil, é atribuição do Conselho Fiscal do condomínio dar parecer sobre as contas do síndico. Ou seja, fiscalizar os balancetes, os gastos e as movimentações financeiras feitas pelo síndico.
E, embora não esteja estipulado no CC, o conselho fiscal também costuma acompanhar, avaliar e aconselhar o síndico sobre as contas do empreendimento.
Isto é, existem mecanismos para já haver um sistema de fiscalização, no entanto, ter um conselho fiscal nos condomínios não é uma exigência da lei. Contudo, tendo ou não um conselho, nada impede que os condôminos se envolvam na gestão do condomínio e fiquem por dentro do que acontece no seu próprio lar.
Quais documentos e informações devem estar disponíveis aos moradores e como acessá-los?
Bom, todo e qualquer documento do condomínio pode ser acessado pelos condôminos. Agora falando de finanças, os documentos que devem estar disponíveis para os moradores, são:
- Balancetes;
- Documentos de prestação de contas;
- Cópia de contratos;
- Números financeiros;
- Orçamentos.
Balancetes, por exemplo, geralmente são enviados mensalmente junto com o boleto da cota condominial.
Com a tecnologia, muitas administradoras oferecem no portal pastas digitais com a prestação de contas mensal.
Contudo, se o condômino não tem acesso a um determinado documento ou às pastas, ele deve solicitar ao síndico ou à administradora e aguardar o prazo e respeitar a forma de consulta definidos na convenção condominial. Por exemplo, pode ser que a pasta física só esteja disponível no escritório/arquivo do prédio ou da administradora e sob supervisão de alguém.
Vale lembrar que o condômino não pode levar os documentos para casa, pois cabe ao síndico, sob pena de responsabilidade, guardar e conservar toda a documentação do condomínio, conforme dispõe a Lei 4.591/64, artigo 22:
“g) manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.”
Ou seja, o condômino pode analisar os documentos naquele momento e só. O mesmo vale para o Conselho Fiscal.
Qual a importância da prestação de contas e como analisar os balancetes do condomínio?
Fazer a prestação de contas do condomínio é uma das responsabilidades legais do síndico. Desse modo, é muito importante que todos os condôminos acompanhem as assembleias para ter ciência do que anda acontecendo, esclareçam dúvidas, façam questionamentos e, se tudo estiver claro e correto, então aprovem as contas.
Afinal, a aprovação das contas não é feita nem pelo síndico e nem pelo conselho fiscal, mas sim pela assembleia formada pelo condôminos.
Além disso, a prestação de contas é importante porque o financeiro do condomínio é do condomínio em si e não do síndico. Assim, preza-se pela transparência, pois, pode haver casos de falta de pagamento, erros trabalhistas, desvios, previsão orçamentária mal feita e outros problemas.
Ou seja, é necessário fiscalizar as finanças do condomínio, mas para isso, é preciso participar dos momentos de prestação de contas em assembleia, acompanhar a movimentação financeira pelo site da administradora, analisar pastas de prestação de contas - seja digital ou física - e saber votar no melhor síndico para o seu empreendimento nas assembleias de eleição.
Além de tudo descrito até agora, uma boa prática que o condomínio pode implementar de como fiscalizar o síndico é por meio do serviço de auditoria fiscal, ou auditoria preventiva, realizada por uma empresa independente. Se já há desconfiança de que algo está errado ou de movimentações suspeitas, os condôminos podem contratar uma auditoria investigativa.
Análise de balancetes do condomínio
Examinar as contas do condomínio não é tarefa das mais fáceis. Afinal, qual é o condômino que entende de contabilidade, finanças, prestação de contas e lançamentos contábeis? São poucos! E nem todos que têm formação ou experiência prática se dispõem a fazer parte do conselho fiscal para analisar e emitir parecer das contas do condomínio.
Mas quem tem a intenção de contribuir com o condomínio pode aprender o mínimo para acompanhar as movimentações e pedir explicações à administradora, que é uma prestadora de serviços do condomínio como um todo e não apenas do síndico. Por isso, não hesite em contatá-la para tirar todas as suas dúvidas.
membro Mas justamente por isso, Então, não tem necessidade de análise dos balancetes. Contudo as convenções dos condomínios dão esse direito para os condôminos e cabe ao solicitante entender de contabilidade para analisar os balancetes.
De modo simples, para analisar os balancetes, verifique o valor que entrou em caixa, os valores das contas pagas, o saldo na conta do condomínio e comprove se eles batem.
Não se esqueça que há contas trabalhistas e que os cálculos são mais complexos. Outra dica é comparar se o condomínio está seguindo o orçamento anual aprovado em assembleia e se os valores dos contratos com fornecedores estão correspondendo aos pagamentos efetuados.
Além disso, caso o condômino queira acesso a dados de outras gestões, o síndico deve apresentar essa documentação, mesmo não sendo o administrador do período solicitado.
Vale lembrar que, se o síndico não quiser apresentar os balancetes, o condômino pode pedir judicialmente a exibição dos mesmos.
Como denunciar possíveis irregularidades e quais são os órgãos competentes para investigar?
Caso você e/ou outro grupo de condôminos tenham constatado alguma irregularidade nas contas do condomínio, é preciso seguir um passo a passo para denunciar.
Como:
1 - Trate a questão de uma maneira técnica e ética. Ou seja, não faça juízo de valor, calúnia, difamação ou injúria.
2 - Mobilize outros condôminos: para denunciar é preciso ter o apoio de outros moradores para agir politicamente em prol do condomínio. Desse modo, junte os condôminos interessados e crie uma forma de montar encontros periódicos para discutir a situação.
3 - Contrate uma assessoria jurídica para orientar durante todo o processo de denúncia. Pois, não adianta abrir uma ação com um condômino advogado, porque ele está diretamente envolvido e pode agir de maneira parcial, pela emoção. Escolher uma assessoria jurídica é o melhor caminho. Além disso, o pagamento desse terceiro deve ser realizado pelos condôminos que se reuniram.
4 - Deixe a assessoria cuidar do processo de denúncia. Como são situações de dolo, a denúncia deve ser feita na Polícia e o processo deve seguir com a apresentação de provas. Desse modo, junte todas as provas e depoimentos possíveis.
5 - Acompanhe o caso com a assessoria. Nesse meio tempo, comprovada a irregularidade, de acordo com a convenção do condomínio e com o Código Civil, o síndico deve ser destituído do cargo. Caso não tenha uma assembleia de eleição já convocada, os condôminos precisam realizar abaixo-assinado de acordo com o artigo 1355 do Código Civil e com 1/4 de condôminos podem convocar uma assembleia, já com item especificado: destituição de síndico, com os motivos listados na convocação.
6 - Sendo o síndico destituído, é preciso se preparar para a eleição de um novo síndico. Desse modo, monte uma nova chapa e participe das eleições para o cargo. Nesse caso, escolha alguém para ser candidato a síndico, subsíndico e conselho.
Como incentivar a participação dos moradores e fortalecer a transparência da gestão?
Como falamos acima, é essencial a participação dos condôminos no funcionamento do condomínio, pois algum erro ou má conduta pode acontecer. Mas, se a participação dos condôminos não é constante, o condomínio pode ficar vulnerável.
Dessa forma, para estimular e incentivar o engajamento dos condôminos nos assuntos do condomínio é preciso comparecer às assembleias. Pois, é nessas reuniões que tudo em relação ao empreendimento é decidido e seu voto e sua opinião podem fazer a diferença.
Além disso, como as decisões votadas em assembleias são soberanas, se for decidido algo que você não concorda, fica muito mais difícil voltar atrás. Ou seja, você pode perder sua oportunidade de reverter a situação por falta de participação.
Assim, se você não gosta muito de se envolver, vá, pelo menos, nas assembleias mais importantes, como as anuais de aprovação de contas e previsão orçamentária. Analise também o balancete mensal enviado junto com o boleto da cota condominial e vale ir às assembleias extraordinárias para saber como o condomínio vai lidar com situações não esperadas.
Agora, se você gosta de participar e tem gosto pela vida financeira e política do condomínio, por que não se preparar e se candidatar para cargos de gestão? Comece entrando no conselho e, quem sabe um dia, você não assume o cargo de síndico!
Assim, a melhor forma de incentivar os condôminos a participarem dos assuntos condominiais é mostrando que não participar das decisões coletivas tem como consequência acatar o que a massa condominial escolher, mesmo que eles não concordem com a decisão.
Feito isso, eles irão repensar. Além do mais, em casos de irregularidades no condomínio, boa parte dos moradores costuma participar mais, para que os erros do passado não voltem a acontecer novamente. Mas trabalhe para não precisar chegar nessa situação, não é mesmo?
Portanto, ter noção de por que e como fiscalizar o síndico do condomínio é uma forma de cuidar do seu lar, do seu patrimônio, finanças e da sua família. Pois, tudo que envolve o coletivo do condomínio, tem a ver com todos que moram ali.
Gostou do conteúdo? Veja aqui quais as atribuições do Subsíndico e Conselho Fiscal.
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