Como realizar eventos em condomínios com sucesso
Saiba tudo o que é necessário para organizar de forma bem-sucedida eventos em condomínios, promovendo boa convivência entre moradores e valorizando seu mandato!
Mais que um momento de confraternização, os eventos em condomínios podem ser uma ótima oportunidade para fortalecer vínculos entre moradores e valorizar a gestão do síndico. Afinal, quem não gosta de uma boa festa?
No entanto, encontrar opções que agradem a todos costuma ser um desafio para o gestor, exigindo atenção com todos os detalhes, da organização aos feedbacks posteriores.
Pensando nisso, o SíndicoNet desenvolveu um guia completo para que você realize eventos de sucesso no seu condomínio, inclusive com 5 erros para o síndico evitar. Confira a seguir!
Entender o perfil dos condôminos é o primeiro passo
Assim como outras demandas da gestão condominial, não é possível organizar confraternizações seguindo uma receita mágica. Logo, o primeiro passo a ser tomado pelo síndico é compreender as particularidades do empreendimento e o perfil dos moradores que nele vivem.
Para tanto, ferramentas como as enquetes em grupos de WhatsApp ou no aplicativo do condomínio, podem ser utilizadas, permitindo que os próprios condôminos indiquem preferência por datas comemorativas, estilos musicais, atividades, entre outros.
"Criar uma comissão também pode ser uma boa estratégia, afinal o síndico não consegue fazer tudo sozinho e nem é esse o propósito", recomenda a advogada e síndica profissional Taula Armentano.
Verificar os espaços que serão utilizados e o regimento interno também é importante nesse momento, a fim de constatar possíveis empecilhos quanto ao uso de equipamentos ou à contratação de determinadas atrações, a exemplo da música ao vivo.
Quais tipos de eventos em condomínios realizar?
Tendo avaliadas as questões acima, basta partir para a ação e definir quais eventos serão realizados. Mas, dentre tantas opções, quais o síndico deve escolher?
Uma dica fundamental é começar a seleção de datas pelo calendário, apostando em feriados prolongados ou períodos de recesso escolar, quando a circulação de moradores tende a ser maior no condomínio.
Segundo especialistas consultados pelo SíndicoNet, as comemorações temáticas de maior sucesso são sempre as mesmas: Festa Junina, Dia das Crianças, Halloween e Réveillon. Essas ocasiões são ótimas para quem deseja promover uma grande festa, então vale a pena investir em empresas especializadas.
"Surpreender os condôminos também pode ter efeitos positivos. Muitos me contratam porque veem isso como um diferencial, então sempre busco oferecer experiências que as pessoas nunca tiveram", conta Juliana Moreira, síndica que promoveu um flash mob natalino com 25 artistas num residencial popular.
Confira, abaixo, um registro da ação:
Já em condomínios de pequeno porte ou exclusivos para idosos, o ideal é pensar em opções mais intimistas, como chás da tarde ou peças de teatro.
“Por incrível que pareça, organizar eventos em condomínios pequenos costuma ser mais difícil, pois os moradores tendem a participar mais das decisões e podem não concordar com as propostas da gestão”, complementa Juliana.
Vale a pena ratear entre os condôminos os custos de eventos em condomínios?
O maior impedimento para a realização de uma festa, geralmente, é o aumento no valor da cota condominial. No entanto, esta não é a única maneira de custear momentos de lazer.
"Desde o início do planejamento, precisa estar claro se o evento terá atrações pagas, como brinquedos e food trucks, ou se serão ofertadas gratuitamente aos condôminos. Este é um tópico de suma importância para organizar as despesas com assertividade", sugere Armentano.
Em alguns casos, a própria terceirizada oferece o serviço sem custos ao condomínio, uma vez que os lucros são obtidos com a venda de alimentos e outros produtos aos moradores.
Também é possível recorrer à captação de patrocinadores, que podem aproveitar a oportunidade de divulgação para angariar clientes.
Desta maneira, o trabalho do síndico fica ainda mais fácil, eliminando a necessidade de aprovação em assembleia, que seria obrigatória para o estabelecimento de um teto de gastos ou arrecadação prévia de valores.
5 erros comuns que devem ser evitados pelo síndico
O síndico deve estar atento a alguns detalhes na hora de promover eventos em condomínios e garantir o sucesso da empreitada. Confira abaixo o que evitar:
1. Não pesquisar referências sobre prestadores de serviços
Fazer uma pesquisa prévia sobre a empresa que você pretende contratar, buscando referências de condomínios atendidos e se certificando de que ela possui um CNAE adequado para o serviço, é essencial. Assim, qualquer problema que possa surgir não recairá sobre o gestor.
2. Divulgar o evento poucos dias antes de sua realização
Com 13 anos de experiência em produções deste gênero, o CEO da Feira Premium Eventos, Rafael Silva, destaca a importância dos comunicados para o sucesso das confraternizações:
“Especialmente quando se trata de um evento temático, o indicado é que a preparação seja feita com antecedência de pelo menos 20 dias. Assim, é possível fazer uma boa divulgação, permitindo que os moradores se programem e todos os envolvidos estejam cientes do trabalho que será demandado”.
3. Contar com a escala de funcionários utilizada no dia a dia
Eventos costumam gerar uma movimentação atípica, logo é preciso redobrar os cuidados com a segurança, reforçando o quadro de colaboradores que deverão monitorar áreas comuns e fazer o controle de acesso ao empreendimento.
Outro ponto de atenção deve ser quanto à rede elétrica do condomínio, devido ao uso de equipamentos que possam sobrecarregar o sistema. A dica é que algum funcionário da manutenção ou zeladoria fique de plantão durante o evento.
4. Acreditar que tudo ocorrerá como planejado
Imprevistos acontecem em todas as instâncias da gestão condominial, e não seria diferente com esta. De um simples atraso a uma chuva torrencial, o síndico precisa ter cartas na manga e tranquilidade para lidar com situações inesperadas sem criar um alvoroço entre os moradores.
5. Não participar da confraternização
Além de um momento para reconhecer os frutos do próprio esforço, festas em condomínios são uma oportunidade de ouro para o síndico obter feedbacks sobre o mandato.
"Isso humaniza a figura do gestor, que normalmente é avaliado sob uma ótica perfeccionista, nos aproximando de quem é diretamente afetado pelas nossas decisões", aponta Juliana Moreira.
Eventos em condomínios favorecem a saúde mental e reduzem conflitos na vizinhança
Após um longo período de isolamento, fortalecer o senso de comunidade se tornou ainda mais importante nos condomínios, tendo em vista os altos índices de adoecimento emocional e conflitos entre moradores.
Assim, os eventos surgem como uma ferramenta capaz de promover a saúde mental, permitindo que eles interajam entre si e criem uma verdadeira rede de apoio, extensível além dos muros do condomínio.
"Muitos síndicos aproveitam esse momento para fazer a política da boa vizinhança, convidando até mesmo moradores de prédios próximos a participarem do evento", explica Rafael Silva.
Conheça outros benefícios no vídeo abaixo:
Como abordado pelo SíndicoNet em outros conteúdos, inúmeros desentendimentos podem ser resolvidos com uma simples conversa, também oportunizada nessas ocasiões. Por vezes, basta um pouco de empatia para entender alguns incômodos.
Em períodos de crise econômica, as confraternizações ainda podem funcionar como uma fonte de renda extra para os condôminos, com a realização de feiras e bazares.
Agora que você já conhece todas as vantagens e dicas para um evento de sucesso, que tal colocar em prática no seu condomínio? Baixe gratuitamente este checklist e mãos à obra!
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