ESocial e condomínios

O ano de 2023 já começa com novidades nas obrigações do eSocial não só para empresas, mas para os condomínios também. Por isso, síndicos, gestores e administradoras de condomínio devem estar atentos ao PPP eletrônico e estar prontos para a sua implantação.

O eSocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - é obrigatório para todos os condomínios que possuem empregados próprios. Os empreendimentos que não têm funcionários orgânicos devem enviar anualmente a informação de que ali não há movimentação trabalhista.

De acordo com a Subsecretaria do Regime Geral de Previdência Social, em nota ao SíndicoNet, “não haverá alteração do cronograma e até o momento desconheço qualquer perspectiva de que isso ocorra. A implantação ocorrerá no dia 1º de janeiro de 2023.”

Segundo informação divulgada pelo governo federal, "para períodos trabalhados a partir de 01/01/2023, o PPP em meio eletrônico substitui o PPP em meio físico para comprovação de direitos junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), não se admitindo o PPP físico para períodos trabalhados a contar dessa data."

A implantação do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) eletrônico estava prevista para 10 de janeiro de 2022, junto com os demais eventos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) da Fase 4 do calendário de obrigatoriedades do eSocial das empresas pertencentes ao 3º grupo, incluindo os condomínios, segundo a portaria conjunta SEPRT/SRFB/ME nº. 71, de 2021 de 29 de junho de 2021. 

Mas o calendário do PPP eletrônico foi adiado em um ano, conforme disciplinou a Portaria MTP nº. 1.010, de 24 de dezembro de 2021. Com isso, os condomínios e as empresas que prestam serviços de medicina ocupacional ganharam mais tempo para se adequar e passar a atender a exigência de envio eletrônico dos documentos.

PPP eletrônico: o que muda

O PPP é o documento que concentra todas as informações do histórico laboral dos trabalhadores de uma empresa ou condomínio, cuja finalidade é prestar informações relativas à efetiva exposição a agentes nocivos.

Além do evento S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho - que deve ser registrado até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato - que já estava no formato eletrônico, outros dois eventos migram do papel para o envio eletrônico:

• S-2220 –  Monitoramento da Saúde do Trabalhador. Exemplo: PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, que inclui exames médicos, ASO (atestado de saúde ocupacional) admissional, demissional e periódico. O prazo de envio é até o dia 15 do mês subsequente ao da realização do correspondente exame.
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos. Exemplo: PGR - Programa de Gerenciamento de Riscos, com prazo de envio até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador.

A Portaria PRES/INSS Nº 1.411, de 3 de fevereiro de 2022, também apresenta informações sobre o novo PPP e seu preenchimento. Para saber mais detalhes, clique aqui.

Segundo a administradora Manager, as informações de SST têm impacto na aposentadoria especial dos trabalhadores, nos pagamentos de insalubridade e periculosidade, na tributação da folha de pagamento e a gestão dos afastamentos. Por isso, a responsabilidade das informações ficam a cargo de empresas especializadas: Serviço Especializado em Engenharia e em Medicina do Trabalho (SESMT).

• Cote empresas de Segurança e Medicina do Trabalho com o CoteiBem

O síndico deve estar atento a alguns cuidados: 

• assegurar que o condomínio está com certificado digital válido;
• contratar empresa de medicina do trabalho atualizada e preparada para o envio dos eventos do eSocial, capaz de assegurar que o condomínio cumpra as obrigações legais.

Felipe Magalhães, diretor da CondoMed Assessoria, que presta serviço de Segurança e Medicina do Trabalho, explica que não tem como trabalhar com eSocial sem sistema de gerenciamento de segurança e saúde do trabalho para gerar o arquivo XML - exigência do sistema do governo. 

“As empresas de assessoria que não tiverem sistema compatível com o eSocial não terão como trabalhar. Nós já tratamos disso desde 2018 e desde o 2º semestre de 2021 estamos com o sistema rodando de forma compatível com eSocial, garantindo aos condomínios clientes o cumprimento da exigência”, relata.

Para Magalhães, o desafio das administradoras de condomínio será gerenciar as diferentes empresas de Segurança e Medicina do Trabalho, que devem enviar os documentos no formato exigido pelo eSocial (arquivo XML) via certificado digital do condomínio, que geralmente fica com a administradora. 

“Talvez isso impacte a relação contratual entre as administradoras e os condomínios, pois é uma tarefa trabalhosa a mais”, opina. 

PPP eletrônico: visualização pelo trabalhador

Informações oficiais do eSocial explicam que, "considerando a necessidade de incorporar as alterações da versão S-1.1 do eSocial, o PPP eletrônico estará disponível para visualização do segurado no site ou aplicativo Meu INSS a partir de 16/01/2023, data da implantação da referida versão."

eSocial Simplificado: menos burocracia a partir de 2021

De acordo com a divulgação do Ministério do Trabalho, o eSocial Simplificado se propõe a reduzir o número de eventos, de campos do layout, excluindo informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados, com layout mais simples para a escrituração de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e com uso do CPF como identificação única do trabalhador. 

eSocial já é uma realidade para condomínios e administradoras

O eSocial, plataforma que integra o envio de informações para o INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho, já está funcionando plenamente para os condomínios.

Segundo Felipe Magalhães, da CondoMed Assessoria, o eSocial veio para mudar a cultura e a relação dos condomínios (na figura do síndico) com os funcionários. “Evita desvio e acúmulo de função e exposição aos riscos. Com isso o governo vai estar ciente de toda jornada laboral do funcionário e servirá para fins de indenização e aposentadoria”, explica.

E os condomínios estão preparados? Sim, afirma Ivana Lopes Miranda, docente da UniSecovi e contadora com especialização em gestão tributária.

"O grande problema foi no início, quando era necessário enviar os eventos de trabalho e os dados que tiveram que ser revistos. Muitas informações não estavam completas, tinha muito a ser feito", comenta. 

José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), lembra que o eSocial já está desde 2018 sendo reestruturado e as empresas foram se adaptando às novas normas independentemente das fases.

"Toda a estrutura de softwares, sistemas e processos internos, tanto de administradoras quanto de condomínio, já foram adaptados para receber qualquer fase da implementação do programa", explica. 

De acordo com Graiche, o sistema, totalmente online, pede muito mais organização e planejamento da gestão.

O eSocial se propõe simplificar por meio da integração da plataforma, que disponibiliza as informações para todos os entes. E com o passar dos anos, a quantidade de informações ficou mais enxuta, de acordo com a síndica profissional Karina Nappi.

"O que seria exigido dos condomínios em termos de informações sobre funcionários foi bem simplificado, o que favorece os síndicos, porque eram muitos detalhes a serem conferidos, apesar da emissão de um recibo pelo sistema do eSocial. No começo, exigiam até informação detalhada de EPIs, como código de barra dos itens, que podem ser trocados em intervalo curto de tempo, mas deixaram de fora", explica.

O SíndicoNet continua acompanhando essa mudança de perto para municiar seus leitores com as informações necessárias para que a implantação do eSocial não traga prejuízos à gestão dos condomínios. 

Como o eSocial muda a relação do síndico com funcionários e administradora

Os síndicos devem estar cientes de que a relação com os funcionários (caso estes não sejam terceirizados) e com a administradora mudou.

“Antes do eSocial, os síndicos costumavam passar as informações relacionadas aos empregados uma vez por mês à administradora, e isso agora mudou. Os dados não podem mais ser enviados depois de acontecerem. Uma admissão, férias, licença-maternidade, volta da licença de qualquer tipo, tudo isso deve ser comunicado com antecedência”, explica o contador Vicente Sevilha, CEO da Sevilha Contabilidade.  

Justamente por isso, é fundamental que haja maior sinergia entre o condomínio e a administradora, de forma que a empresa consiga transmitir os dados ao governo dentro do prazo, evitando multas (leia mais abaixo).

“Essa mudança impacta na cultura dos condomínios, e por isso é tão importante que o síndico esteja ciente da sua responsabilidade, trabalhando junto com a empresa”, explica ele.

Para Patrícia Marina, diretora de RH da administradora Prop Starter, é justamente esse lado de 'mudança de cultura' dos síndicos que deverá ser o maior desafio do eSocial. 

"Muitos condomínios passam as informações para a administradora bem depois do ocorrido - isso quando passam. Precisamos deixar claro que a colaboração do síndico é essencial para que a administradora consiga realizar os procedimentos dentro do prazo. Até porque as multas são pesadíssimas, e a empresa não deverá arcar com estes custos por falta de atenção do gestor", argumenta.

Quem deve enviar os dados do condomínio para a administradora?

Com tantas mudanças, fica a pergunta: Em condomínios que contam com administradora ou contador, de quem é a responsabilidade por mandar os dados dos funcionários do condomínio? 

Simone Leite de Oliveira Constantino, gerente de administração de pessoal da administradora Lello, explica que a responsabilidade é dividida entre condomínio e administradora.

“Sim, é a administradora quem transmite os dados via eSocial. Porém, para isso, as informações precisam chegar com uma certa antecedência à administradora. Caso contrário, o condomínio fica sujeito à multas”, exemplifica a gestora.

Outro ponto importante a ser explicado é quem irá fazer essa ponte entre o condomínio e a administradora.

“Isso depende muito de cada condomínio. O que temos visto bastante é que o gerente predial (em caso de condomínios maiores) tem sido essa figura. Mas deve-se salientar que a pessoa com essa atribuição deve estar bastante ciente da sua responsabilidade”, ressalta Vicente.

Isso porque o envio de uma informação errada, ou mesmo sua falta, poderá acarretar em diversos problemas para o condomínio.

“Para que essa troca de informações aconteça bem, o ideal é a empresa e o síndico, juntamente com quem irá fazer essa ponte com a administradora, conversem e cheguem a um acordo com relação aos prazos”, explica Vicente.

Isso também é parte da responsabilidade da administradora: orientar o síndico da melhor forma possível sobre o tema e cobrar, sempre que necessário, que os prazos sejam cumpridos conforme o acordado previamente.

Acompanhando a administradora e o envio de informações via eSocial

Como todo bom gestor sabe, além de se cercar de ótimos profissionais e empresas parceiras, é importante acompanhar de perto o trabalho feito.

Para que os síndicos possam estar bem informados sobre se a transmissão de dados está sendo feita corretamente pela administradora, os mesmos podem solicitar os recibos de entregas feito pela parceira.

 “Tudo que a administradora manda de dados pelo eSocial gera um recibo. É dessa forma que o síndico pode acompanhar se o trabalho está sendo feito dentro dos prazos”, ensina Simone.

Vicente Sevilha explica que as próprias empresas devem contar com uma área em seu site disponibilizando esse tipo de informação para os condomínios.

“É algo a que os síndicos devem ter acesso rápido, de forma a se manterem sempre bem informados”, assevera. 

Para fazer essa gestão, as administradoras cobram uma taxa, listada inclusive na tabela referencial de serviços especiais da AABIC.

"As fases 1, 2, 3 e 4 foram implementadas e são feitas manutenções todo mês, como demissão, admissão, aviso de afastamento e reintegração, por exemplo. Tudo isso é processado e enviado para o sistema do eSocial. A recomendação é cobrar mensalmente por esse trabalho devido à responsabilidade para apurar e enviar os dados, uma vez que pode implicar em cobrança de multas quando os dados não são enviados", justifica Graiche Júnior, presidente da associação.

De acordo com ele, as empresas administradoras podem aplicar esse repasse recomendado pela AABIC e lembra que cabe negociação entre condomínio e administradora. 

Quais informações são enviadas pelo eSocial?

“Com o eSocial, as informações dos funcionários do condomínio para o governo chegarão de forma on-line, quase que em tempo real. É uma forma de coibir possíveis abusos, como aqueles ‘acordos’ de demissão, que infelizmente, ainda existem no país”, argumenta o advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Marcelo Meirelles. 

As informações enviadas pelo eSocial já são informadas ao governo atualmente. A diferença é que o envio das mesmas passa a ser unificado e online, enviado em tempo real. Veja o que estará aglutinado no portal: 

• GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE - Livro de Registro de Empregados
• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD - Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário (implantação em 1º de janeiro de 2023)
• DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Cronograma de implantação do eSocial

Houve diversas mudanças no prazo para a implantação do eSocial nos condomínios, sendo a mais recente a implantação do PPP eletrônico, da Fase 4, para 1º de janeiro de 2023.

"É bom sempre lembrar que se a empresa não se adaptar ou não estiver com a documentação em dia para a nova data de implementação, não é algo simples de fazer do dia para a noite. Por isso, as empresas precisam investir em sistemas, nos processos internos e treinamentos para atender a norma", enfatiza José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC.

O eSocial é obrigatório para condomínios e administradoras desde 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja as fases abaixo:

• Fase 1: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
• Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (eventos periódicos) 
• Fase 4: Na última fase, passam a ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).

Impacto do eSocial nos condomínios

Com o eSocial, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.

As administradoras, por sua vez, devem se preparar para a mudança, procurando acompanhar as novidades no site do eSocial. 

Para as empresas, é importante lembrar que o eSocial integra áreas como TI, recursos humanos e jurídico. Já há empresas que preparam folhas de pagamento que oferecem módulos para o eSocial.

Vale a pena se informar com os seus fornecedores, para não deixar a migração para a última hora.

“Os condomínios que optam por autogestão também devem se informar, principalmente com o contador que cuida dos registros do condomínio, para saber como irão aderir à mudança. A empresa que faz a folha de pagamento dos funcionários, por exemplo, deve oferecer um módulo de acesso ao eSocial”, explica Vania Dal Maso, gerente de relacionamento de condomínios da administradora Itabr.

Marcelo Meirelles, advogado especialista em condomínios, tem outra visão sobre o e-Social e condomínios que optem pela autogestão.

“Minha concepção é que os condomínios que não contam com a assessoria de uma boa administradora podem se complicar com as novas regras”, pesa ele.

Condomínios com funcionários terceirizados

Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial traz mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.

“Poderá trazer mais transparência, sim, no pagamento de encargos, horas-extras, etc. Mas o síndico deve sempre acompanhar de perto a empresa”, argumenta Vania.

Todo condomínio é obrigado a ter o eSocial?

Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao eSocial.

“Mesmo os condomínios que contam apenas com funcionários terceirizados devem se cadastrar no eSocial. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas. Depois da implantação do eSocial, as mesmas serão praticamente em tempo real, o que deverá impactar em uma mudança de cultura por parte dos condomínios”, explica Angelica Arbex, diretora de Marketing e Inovação da administradora Lello.

Certificado digital é necessário para o eSocial?

A adesão ao eSocial é um movimento similar ao da implantação do certificado digital. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.

O entendimento atual é que as empresas seguirão usando o certificado digital para transmitir os dados de seus empregados via eSocial. Quem não aderir não irá conseguir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, o que deve render multa.

• Saiba mais sobre Certificado Digital aqui

Multas relacionadas ao eSocial

Antes do eSocial era mais simples evitar pagar multas pelo envio de informações incorretas relativas aos funcionários. Essa realidade também mudou com o eSocial.

Agora, qualquer informação errada pode gerar multas automaticamente, já que está tudo on-line e integrado, e sujeito a fiscalização por órgãos competentes. 

As multas podem chegar a até R$ 42.563,99, dobrando em caso de reincidência. Essa decisão consta no artigo 81 da Portaria/MTP nº 667/2021. 

Veja abaixo os valores de algumas multas, já previstas na legislação:

1 – ADMISSÃO DO TRABALHADOR

Anteriormente, a admissão de um colaborador era enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado.

A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode dobrar por reincidência.

2 – ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E CONTRATUAIS

Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do eSocial. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT.

3 – ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL (ASO)

Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.

A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor é determinado pelo fiscal do trabalho.

4 – COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT)

Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.

O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador.

Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

5 – PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PPP)

De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.

O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho.

Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS.

O valor da multa em caso de descumprimento é determinado de acordo com a gravidade da situação.

6 – AFASTAMENTO TEMPORÁRIO

Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.

A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9, sendo determinada pelo fiscal do trabalho.

Fontes consultadas: Secretaria de Previdência/ Receita Federal, Manager Gestão Condominial, Felipe Magalhães (CondoMed), José Roberto Graiche Júnior (AABIC), Ivana Lopes (UniSecovi), Karina Nappi (síndica profissional), Vicente Sevilha (Sevilha Contabilidade), Roberto Piernikarz (administradora BBZ), Simone Leite de Oliveira Constantino (Lello), Angelica Arbex (Lello), Alan de Paula (advogado especialista nas áreas trabalhista e previdenciária), Marcelo Meirelles (advogado), Carlos José Berzoti (Condovel), Patrícia Marina (Prop Starter), Vania Dal Maso, conteúdo SíndicoNet

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