Manutenção de condomínio: como fazer o planejamento anual
Gerir a manutenção de condomínio fica mais fácil com um cronograma bem definido e focado em prevenir dores de cabeça. Veja dicas para montar o seu!
Segundo dados do Censo SíndicoNet, a boa manutenção de condomínio é o segundo item mais valorizado por moradores, atrás apenas da segurança. Por outro lado, 50% dos síndicos orgânicos alegam que esse é um dos seus principais desafios na gestão condominial.
Para quem está assumindo a função pela primeira vez, a falta de conhecimento técnico, de fato, pode se tornar um empecilho. Por isso, investir em cursos focados na gestão de manutenção predial e contar com a experiência do zelador está entre as principais recomendações de especialistas.
Em alguns casos, contratar síndicos profissionais acaba se tornando uma saída para um controle mais eficaz da manutenção, visto que muitos já contam com a assessoria de engenheiros, especialmente valorizada quando se trata de construções mais antigas.
Nesta matéria, exploraremos os diferentes tipos de manutenção, inspeções prioritárias no condomínio e novas tecnologias para que você possa construir um planejamento anual do zero ou atualizar procedimentos para prolongar o seu mandato. Boa leitura!
Tipos de manutenção de condomínio
Se você é o tipo de pessoa que só procura um médico quando há indícios de que sua saúde não anda bem, possivelmente já deve ter ouvido aquele velho ditado: "prevenir é melhor que remediar". A mesma lógica se aplica à manutenção de condomínio.
Assim como o corpo humano, empreendimentos novos e antigos requerem cuidados para que os desgastes do dia a dia não levem ao adoecimento da infraestrutura, exigindo soluções caras e invasivas.
Dessa forma, o plano de manutenção de condomínio funciona como um check-up periódico, envolvendo um conjunto de tarefas que visam a preservar e restaurar as condições ideais para ocupação das edificações.
Para tanto, o mantra do síndico deve ser sempre: prevenção, correção e predição. Entenda melhor o papel de cada uma:
Manutenção preventiva
Essencial para identificar problemas em estágio inicial e reduzir gastos com reparos, esse tipo de manutenção de condomínio envolve ações regulares, como a verificação de sistemas de combate a incêndio e testes de lâmpadas de emergência.
"O condomínio precisa trabalhar, no mínimo, com a manutenção preventiva. São rondas que nós temos que fazer de tempos em tempos para prever erros. Isso envolve planejamento", explica Elaine Araújo, fundadora da Assyst Engenharia.
Aqui, leva-se em conta condições ambientais, como períodos de chuva ou a maresia do litoral, e orientações de fornecedores quanto à validade de produtos e peças de equipamentos.
Antes de um temporal, por exemplo, o ideal é que o condomínio esteja com geradores de energia, bombas de poços e para-raios operantes. Além disso, as calhas precisam ser limpas e a cobertura do prédio não pode apresentar pontos suscetíveis à infiltração de água.
Manutenção corretiva
A manutenção corretiva, por sua vez, é o famoso "síndico apagando incêndio", sintetiza Elaine. Segundo a especialista, este é o cenário menos desejável, pois resulta em custos mais elevados e evidencia negligências com o dever previsto no Código Civil de conservar áreas comuns e zelar pela prestação de serviços.
Mas nem sempre é possível prever o que há por vir. Em maio de 2024, as enchentes do Rio Grande do Sul funcionaram como um alerta para o perigo das mudanças climáticas. Com eventos extremos cada vez mais frequentes, cenários inimagináveis ganham as manchetes nos veículos de comunicação e exigem atenção redobrada.
O síndico profissional Nilton Savieto ressalta que, além das preocupações habituais, quem assume a gestão de um condomínio também se depara com questões de ordem pública, como a falta de segurança. Um dos problemas enfrentados atualmente é o roubo de hidrantes e bicos de mangueiras.
"Como a gente sabe que tem acontecido, já incluimos no sistema de manutenção a verificação de selos que são rompidos caso alguém mexa ali", ele conta. Difícil mesmo é ser o primeiro a ser pego de surpresa.
Manutenção preditiva
Mais comum em elevadores, devido ao uso constante e à necessidade de evitar acidentes graves, a manutenção preditiva consiste em prever falhas antes que ocorram.
A tecnologia tem sido uma grande aliada nesse processo, com o uso de sensores para monitoramento de equipamentos em tempo real e aplicativos para controle da manutenção de condomínio. (Confira detalhes mais abaixo na matéria)
Apesar de requerer um investimento inicial maior, esta é a opção que melhor resulta em economia a longo prazo.
Importância do plano de manutenção de condomínio
Uma das maiores dores do síndico ao assumir um condomínio é se deparar com a falta de um plano de manutenção estruturado. No vídeo abaixo, o engenheiro manutencista Felipe Lima comenta sobre essa lacuna:
Sem um cronograma, o gestor está "no escuro". Assim, fica a cargo do manutencista, do gerente predial ou do zelador organizar as vistorias de rotina. Caso esses funcionários não sejam bem treinados, checagens fundamentais podem ser deixadas de lado até que surjam as temidas reclamações.
Ao planejar a manutenção de condomínio com antecedência, amparado por laudos técnicos e assessoria de engenharia, o síndico torna-se capaz de priorizar tarefas e garantir a longevidade de estruturas e sistemas, de forma que sejam asseguradas a segurança, funcionalidade e valorização patrimonial.
Periodicamente, Nilton informa os moradores sobre o andamento desses serviços, com o intuito de manter a transparência na sua gestão, no entanto ele não cria expectativas com relação a feedbacks.
"Para mim, o melhor retorno que tem é quando ninguém fala nada. Se algo não estiver funcionando, o condômino grita e diz que 'está uma porcaria', então, se ele não tem nada a dizer, podemos nos sentir elogiados", deduz.
Construindo um plano de manutenção de condomínio
Com base nas orientações dos especialistas entrevistados, o SíndicoNet elaborou um passo a passo detalhado para construir um plano de manutenção de condomínio eficiente, focado na prevenção de riscos.
Cabe ressaltar que ele deve ser adequado à realidade de cada empreendimento. Confira a seguir:
1. Identifique os sistemas presentes no condomínio
Antes de sair distribuindo tarefas e checklists ao zelador, a primeira medida que o síndico deve adotar é garantir que a documentação do condomínio esteja em dia, a começar pelas plantas e manuais da construtora.
Ainda que se trate de um condomínio antigo, é importante ter esse 'databook' em mãos, uma vez que as informações ali contidas servirão como ponto de partida para realizar manutenções periódicas. Por meio dele serão identificados ativos do empreendimento, considerando suas características e sistemas, como geradores e bombas.
Especialista em gestão de manutenção predial e fundadora da startup AGADA, Laura Mitterer, ressalta que, por outro lado, não é indicável se embasar apenas nas recomendações da incorporadora.
Segundo ela, muitas vezes, o Manual do Proprietário e o Manual de Áreas Comuns são replicados do modelo simplificado fornecido pela norma ABNT NBR 5674 sem quaisquer ajustes:
"Já peguei manuais que recomendavam uma manutenção anual no sistema de cobertura, aí eu chegava no prédio para fazer a vistoria e era uma laje impermeabilizada ou uma laje de piso cerâmico, ou seja, não tinha esse item. Também nunca vi um que previsse a troca de baterias de nobreaks ou luzes de emergência", exemplifica.
Gafes como essas podem gerar despesas evitáveis, além de fazer com que sistemas importantes para o funcionamento do condomínio passem despercebidos.
"Eu acho que é um ponto de melhoria para as construtoras e, talvez, até justifique o fato de o síndico não seguir os manuais, porque às vezes colocam muitas atividades focadas na manutenção de revestimento e de estrutura, que são mais caras e precisam estar bem programadas", conclui Laura.
Dessa forma, contar com a assessoria de um engenheiro de confiança ajuda a garantir que toda a documentação seja recebida corretamente pelo síndico e as adaptações necessárias sejam feitas no plano o quanto antes.
2. Defina as prioridades no plano de manutenção de condomínio
Cada condomínio deve ser avaliado individualmente para identificar os principais problemas e riscos, como infiltrações e rachaduras, que devem ser monitorados nas rondas de manutenção.
Em caso de vícios construtivos, a incorporadora pode ser responsabilizada se eles forem descobertos dentro dos prazos estabelecidos pela norma ABNT NBR 17.170, por isso a inspeção predial é essencial desde a entrega do condomínio para um diagnóstico certeiro.
Laura lembra que o síndico precisa ter em mente que será difícil ter caixa para colocar tudo em dia. Justamente por isso, o recomendado é priorizar aquilo que tem impacto direto na usabilidade do empreendimento e serviços obrigatórios no condomínio, como:
- Sistema de combate a incêndio: Renovação do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) a cada 5 anos.
- Elevadores: Inspeção mensal e Relatório de Inspeção Anual (RIA).
- Sistema de Para-raios (SPDA): Teste anual com laudo técnico.
- Instalações de gás: Vistoria periódica recomendada a cada 3 anos, podendo variar conforme normas locais.
Além da lista acima, os especialistas consultados pelo SíndicoNet recomendam que bombas, geradores, portões e caixas d'água estejam no radar do gestor. Condomínios mistos e comerciais já pedem mais atenção com sistemas de acesso e segurança.
Em caso de dúvidas, laudos técnicos sempre servirão de guia para indicar o que é mais urgente e, quando tudo estiver resolvido, pode-se pensar em benfeitorias.
"Seria um trabalho de médio a longo prazo. É preciso treinar a equipe local e começar a ter um controle maior do dia a dia deles", Laura orienta.
"É um investimento, não um gasto, e muitas empresas oferecem palestras e cursos gratuitos. Então, enviar o seu zelador para fazer esse treinamento, deixá-lo ficar fora do prédio uma manhã, uma tarde ou um dia inteiro, terá um retorno para você", reforça Nilton.
3. Organize um checklist para funcionários próprios e terceirizados
Segundo a NBR 5674, cabe à equipe local realizar pequenos testes, organizar planilhas para a manutenção de condomínio e fazer pequenas intervenções. Já os cuidados com caldeiras, geradores, elevadores, portas automatizadas, câmeras e dados devem ficar sob responsabilidade de empresas capacitadas.
O mesmo é discriminado pela construtora na entrega de novos empreendimentos, explica Elaine:
"Os síndicos erram muito por acharem que o zelador pode fazer de tudo, mas não pode, e o manual deixa isso muito claro. Se não tomar cuidado, garantias são perdidas."
Portanto, é prudente que o planejamento anual da manutenção de condomínio já identifique quais serviços serão absorvidos por funcionários próprios, facilitando a previsão de gastos com a contratação de terceiros.
Para evitar que o condomínio entre num mau negócio, o síndico pode adotar os seguintes cuidados:
- Buscar empresas certificadas e com boas referências;
- Exigir ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) quando necessário;
- Pedir orçamentos com escopo detalhado e comparar custos e serviços;
- Avaliar tempo de mercado e reputação da empresa;
- Contar com uma boa assessoria jurídica.
Ao final desta matéria, você encontra uma série de materiais para download que podem ser úteis na organização das equipes.
4. Alinhe expectativas com os condôminos
Condomínios antigos tendem a enfrentar desafios financeiros devido à falta de planejamento e provisionamento, resultando em custos de manutenção reativos e elevados. Além disso, é preciso administrar os desejos de moradores por inovações e reparos estéticos.
Nesse cenário, o síndico costuma se desdobrar em assembleias e comissões para convencer a comunidade de que um serviço é realmente necessário.
Para contornar esse desafio, uma boa prática implementada pela Norma das Garantias ABNT NBR 17.170 é a constituição de condomínios com provisionamento de despesas de manutenção, evitando a necessidade de rateios emergenciais.
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"A construtora já se alinha com a administradora para ajustar o cronograma financeiro, a fim de contemplar manutenções mais caras de revestimento, lavagem de fachada e pintura", comemora Laura.
Mas se por um lado isso é benéfico para o síndico, por outro pode multiplicar a taxa condominial anunciada pelas imobiliárias na venda de unidades.
Como monitorar a manutenção de condomínio
"No final, o objetivo de um plano de manutenção de condomínio é extrair indicadores que a gente chama de KPIs. Eles vão te dizer se esse prédio está correspondendo bem à manutenção, se um fornecedor não faz o serviço direito ou se um equipamento precisa ser trocado", ressalta Laura.
Por isso, é importante que o síndico registre as manutenções para gerar um histórico e garantir a eficácia do plano a longo prazo, conforme exigido pelas normas.
Sempre que ocorre uma troca de gestão, a pessoa que assumir o cargo pode resgatar esse arquivo para programar ações preventivas com base em laudos e atestados dos serviços realizados, estabelecendo um cronograma a partir das datas das últimas intervenções.
Savieto costuma adotar o mesmo procedimento sempre que assume um novo condomínio. "A gente vai no prédio, faz um mapeamento de todos os sistemas, fotografa e lança no aplicativo pago pela empresa", detalha.
Com base nisso, são definidas a periodicidade da manutenção e se ela será feita com funcionários próprios ou terceirizados. Depois, tudo é monitorado pela plataforma:
"O gerente ou zelador vai fazer a revisão do gerador, por exemplo, e deixar comprovado incluindo uma foto dele funcionando. Caso isso não seja feito, o sistema me avisa. Assim, vamos acompanhando esse passo a passo o ano todo", ele explica.
Também é recomendado que o síndico realize rondas regulares no condomínio para identificar rapidamente situações que exigem medidas cautelares de urgência e acompanhar eventuais reparos que já estejam em andamento.
Todos esses hábitos contribuem para fortalecer a cultura de manutenção preventiva em condomínios.
Dicas para aplicar e otimizar a manutenção de condomínio
Hoje em dia, todo síndico precisa de um controle mínimo para a manutenção de condomínio. "O Excel ainda é bastante utilizado e, apesar de não ser a solução ideal, é melhor do que nada. Sempre digo que ‘o papel e o Excel são melhores do que nada’", afirma Laura.
Ela comenta que, ao visitar condomínios, ainda é comum ver controles manuais, como folhas em pranchetas transparentes, onde a equipe técnica registra as atividades realizadas. No entanto, a tecnologia já oferece soluções mais eficientes.
"A maioria dos síndicos já tem acesso a um módulo de manutenção dentro do app da administradora. Não conheço nenhum que não tenha pelo menos uma agenda ou calendário para programar as manutenções", explica.
Para ela, a questão agora não é mais a disponibilidade das ferramentas, mas sim a mudança cultural necessária para que os síndicos passem a utilizá-las de forma eficaz.
É consenso entre os especialistas que a adoção dessas inovações pode tornar a gestão mais organizada e reduzir problemas decorrentes da falta de planejamento. Conheça algumas delas:
Novas tecnologias em manutenção de condomínio
Elaine Araújo também acredita que a tecnologia se tornou essencial para a manutenção de condomínio. Com o apoio da engenharia, ela utiliza ferramentas para acompanhar reformas e destaca a importância de um controle visual, como um dashboard, que facilita a tomada de decisões.
Uma tendência crescente no mercado condominial é o monitoramento remoto, com uso de sensores e portarias automatizadas, principalmente em condomínios de alto padrão. Essas tecnologias ajudam a garantir maior segurança contra imprevistos.
"O problema mais comum que vejo é com a água, pois um vazamento pode gerar grandes prejuízos, especialmente se a boia elétrica falhar. Nesses casos, a água começa a escoar pelo ladrão, e em poucos dias o desperdício pode ser enorme. Muitos condomínios ainda utilizam controle manual, anotando diariamente o consumo no relógio da concessionária, mas a telemetria tem sido uma aliada importante para automatizar o controle e evitar desperdícios", conta Laura.
Entre as principais soluções estão os sensores de monitoramento, que atuam identificando falhas em boias elétricas ou vazamentos ocultos que podem levar ao desperdício.
Ela explica também que essa "vigilância" sobre sistemas ligados às contas de consumo ajuda a reduzir um grande peso no orçamento mensal do condomínio. No consumo de energia, medidores inteligentes ajudam a localizar pontos de alto gasto, permitindo ajustes. "É um alívio para o síndico", resume.
A automação também está presente em sistemas inteligentes que regulam a iluminação e a irrigação de áreas comuns, que podem ser ajustados conforme as condições climáticas.
Materiais inovadores aumentam a durabilidade e reduzem custos. Tintas e selantes especiais oferecem isolamento térmico, enquanto revestimentos nanotecnológicos garantem maior resistência às intempéries.
A adoção dessas tecnologias moderniza os condomínios, gerando economia e mais satisfação para os moradores.
Bônus: downloads úteis para a gestão da manutenção
O SíndicoNet oferece gratuitamente diversos modelos de roteiros e comunicados para download que podem facilitar a gestão da manutenção de condomínio. Confira abaixo:
- Roteiro para inspeção predial
- Planilha de revisão predial para zeladores
- Tabela de obrigações do condomínio
- Roteiro para inspeção de portões
- Roteiro de limpeza em condomínios
- Kit básico de ferramentas do zelador
- Início das obras no condomínio
- Inspeção contra vazamentos em apartamentos
- Pintura de fachada
- Inspeção contra vazamentos de gás em unidades
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Fontes consultadas: Elaine Araújo (fundadora da Assyst Engenharia); Laura Mitterer (engenheira especialista em gestão de manutenção predial e segurança no trabalho, fundadora da startup AGADA); Nilton Savieto (síndico profissional).
