O que checar antes de assumir o cargo de síndico

Saiba como começar com o pé direito e se precaver de assumir erros de gestões passadas

19/03/13 04:32 - Atualizado há 2 anos

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Mulher fazendo anotação em blocos de notas sobre a mesa, junto a uma xícara de café — Estar a par de assuntos administrativos, financeiros, da manutenção e da segurança do condomínio são indispensáveis no checklist
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Ao assumir a gestão de um condomínio, o novo síndico – seja ele profissional ou não – deve tomar uma série de cuidados para começar com o pé direito e conseguir realizar uma boa gestão.

Além disso, deve também evitar que erros de gestões anteriores possam respingar na sua administração presente.

Portanto, é fundamental o novo síndico estar bem informado e a par da situação do local.

Pensando nisso, fizemos um levantamento - e um checklist para download (no final da matéria) - dos principais pontos a serem checados e providenciados quando o novo síndico assumir. Desde a assembleia de eleição até o momento em que sua gestão começa efetivamente, o que você precisa saber, está aqui.

Veja nessa matéria:

Assembleia de eleição
Postura do síndico
Papel da administradora
Assuntos administrativos
Assuntos financeiros
Infraestrutura
Segurança
Assembleia de apresentação
Vídeo resumo
Checklist para download

Dica: Não deixe de ver também nosso guia "Fui Eleito Síndico, e Agora?" com tudo que você para se manter informado durante sua gestão: legislação, procedimentos, atribuições do síndico, papel do conselho, papel da administradora, principais feramentas legais, etc.

Na assembleia de eleição do novo síndico

É importante que logo na assembleia de eleição do novo síndico já haja uma data para que o novo gestor receba, do síndico anterior, toda a documentação necessária para a sua atuação.

"Esse prazo deve, inclusive, deve constar na ata da assembleia. Isso ajuda caso a gestão anterior não queria disponibilizar os documentos e seja necessário entrar com uma ação judicial. Com a ata em mãos o juiz tem mais instrumentos para agir com mais rapidez", explica o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

Postura do novo síndico em relação à gestão anterior

Nada combina menos com o trabalho do síndico do que a inércia. A ideia de “se estava assim antes, pode continuar da mesma maneira” para algo que não está correto ou adequado para o condomínio é perigosa e tende a ser negativa para toda a comunidade.

Por isso, se algo está errado, como falta de inspeção do para-raios, avcb vencido ou previsão orçamentária deficitária, arregace as mangas e mãos à obra.

O síndico deve ter uma postura pró-ativa e saber como levar adiante as mudanças que precisam ser feitas. Para isso, um bom planejamento e uso do bom senso são fundamentais, explica Julio Paim, diretor do SíndicoNet

Outro ponto importante é ter o cuidado em manter um diálogo com o gestor anterior para que a transição não seja traumática.

Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como algo relacionado a uma obra em andamento no condomínio ou outras questões específicas, ressalta Julio.

No caso de constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.

Ao assumir o cargo, é também muito saudável e válido o novo síndico enviar uma carta de apresentação aos condôminos.

Papel da administradora

A administradora é uma grande aliada do síndico e o mesmo deve se sentir confortável em trabalhar com a empresa. É importante, ao assumir o condomínio, conhecer o contrato de prestação de serviços, e quem faz o atendimento ao condomínio.

Uma visita à empresa para uma reunião também é altamente recomendado para tirar dúvidas e alinhar a parceria.

Veja aqui todas as atribuições da administradora de condomínios

O que checar: Assuntos Administrativos

Assuntos Administrativos

1) LISTA DE MORADORES ATUALIZADA (prioridade alta)

“Deve ser a prioridade zero quando se assume um condomínio”, assinala Alexandre Marques.

Isso porque sem essa lista fica muito difícil cobrar um condômino inadimplente corretamente.

Vale lembrar que a administradora do condomínio deve ajudar o síndico a manter essa lista sempre atualizada.

2) LISTA DE DOCUMENTOS ATUALIZADOS

Todos os contratos de prestação de serviço
RIA - Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo)
AVCB
Habite-se anterior
Brigada de incêndio
Análise de água
Plantas do condomínio
Certificados de dedetização, limpeza de caixas d´água e outros serviços realizados

- Veja aqui lista de documentos que o síndico anterior deve enviar ao novo síndico

- Veja aqui o que deve constar no quadro de avisos do condomínio

3) ATUALIZAR DADOS NA RECEITA FEDERAL

“Só assim é possível atualizar o certificado digital. Sem ele, o pagamento de funcionários e de tributos fica prejudicado, o que é péssimo para o condomínio”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

4) ATUALIZAR DADOS NO BANCO

“Em muitos bancos, caso isso não seja feito, a movimentação financeira pode ficar bloqueada, o que é um problema bastante sério”, aponta Gabriel Karpat.

Isso porque o banco sabe quando termina uma gestão e começa a outra. E, ao terminar a gestão, o antigo síndico não tem mais poder para decidir sobre as contas do condomínio.

5) CHECAR O SEGURO DO CONDOMÍNIO (prioridade alta)

O seguro do condomínio estar em dia é uma das obrigações mais sérias do síndico.

“Já imaginou se há um incêndio e a apólice está vencida? O síndico pode ser condenado civil e criminalmente pelo ocorrido", indaga o síndico profissional Nilton Savieto.

Ele também alerta para que os novos síndicos se atentem aos valores segurados pela apólice, de forma a serem realmente o necessário para cobrir os custos de uma reconstrução.

6) CERTIDÕES DE DÉBITO NEGATIVAS

Checar se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS e tributos federais e municipais é facil através da internet.

Assim, o novo síndico já fica a par de possíveis dívidas e evita-se sustos como funcionários cobrando direitos que não foram pagos corretamente.

Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para ajudar na coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.

7) AÇÕES JUDICIAIS EM CURSO

Estar a par das ações judiciais envolvendo o condomínio é fundamental.

"O novo síndico pode verificar isso rapidamente com o advogado do condomínio ou com a administradora. É fundamental se inteirar do processo", assinala o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

8) REVER OS CONTRATOS DO CONDOMÍNIO

“Quando eu assumo a gestão de um novo condomínio, revejo todos os contratos de manutenção. Chamo a empresa para conversar, tiro as dúvidas e vejo se está sendo cumprido o contrato, se o preço está de acordo com o que está sendo oferecido para o condomínio”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.

Estudar esses contratos é fundamental para que o síndico conheça os fornecedores e tenha segurança na hora de cobrar o que está descrito no contrato.

9) FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO

A folha de pagamento é o item mais pesado do condomínio. Dar a devida atenção à escala de trabalho dos funcionários ajuda, e muito a manter as contas equilibradas no empreendimento.

“Fazer uma análise criteriosa de horas extras, por exemplo, pode resultar em uma boa economia para o condomínio todos os meses”, explica Gabriel Karpat.

Outro ponto importante sobre os funcionários do condomínio é checar junto à administradora se a documentação trabalhista está em dia. Obrigações como PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) - NR 09 do Ministério do Trabalho e Emprego - e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) - NR 07 o Ministério do Trabalho e Emprego.

Respeitar outras obrigações junto aos funcionários como a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), caso seja o caso, assim como diversos outros dispositivos da legislação trabalhista que abranjam o empreendimento é fundamental.

10) EMPRESA TERCEIRIZADORA

Caso o seu condomínio conte com uma parceira do tipo, é fundamental cobrar periodicamente - de preferência, no máximo a cada três meses - as certidões de quite com o INSS e o FGTS. Dessa forma, o gestor resguarda o condomínio de possíveis ações trabalhistas no futuro.

Da mesma forma que o item anterior, também é importante estudar a escala dos funcionários, de forma a saber se a mesma não está onerando o condomínio demasiadamente.

Logo ao assumir, o fundamental é pedir uma pesquisa completa sobre a saúde financeira da empresa e ter a certeza de que os funcionários estão sendo pago em dia e que seus direitos trabalhistas estão sendo respeitados.

Cuidados na contratação de terceirizadoras

O que checar: Assuntos Financeiros

Assuntos Financeiros

1) ANÁLISE FINANCEIRA

É muito importante o síndico ter uma noção clara das despesas, o quanto cada item representa do orçamento, assim como saber como está a receita e índice de inadimplência.

Checar principalmente os três últimos balancetes já ajuda a dar um panorama de como está a situação financeira do condomínio.

“Se for possível analisar os últimos doze meses de vida do condomínio, ajuda a dar ainda mais clareza”, argumenta Rosely.

Uma análise mais criteriosa também vai ajuda-lo a conseguir identificar gorduras no orçamento e, assim, propor melhorias e redução de custos.

2) COMPARAÇÃO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA COM O GASTO EFETIVAMENTE

Um dos melhores termômetros para a saúde financeira do condomínio é comparar o que foi orçado previsão orçamentária com o que está sendo efetivamente gasto.

“Se o seu condomínio tem uma receita mensal de R$ 100 mil e está gastando R$ 90 mil ou R$ 110 mil é importante entender o motivo dessa disparidade”, analisa Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário.

3) CONHECER A INADIMPLÊNCIA

Saber como está a questão dos devedores no seu condomínio é fundamental para poder tomar decisões acertadas sobre a gestão como um todo.

“Às vezes há condôminos que não estão em dia com suas obrigações há dois anos e não há ação na Justiça, não tem ninguém acompanhando. Por isso, é importante que o síndico esteja a par e tome uma decisão no sentido de corrigir essas situações o mais rápido possível”, assinala Hamilton.

Ao perceber que não há um controle efetivo ou regras claras e estabelecidas quanto ao controle de inadimplência, é imprescindível que o novo gestor se organize para pôr ordem nessa questão.

A convocação de uma assembleia para aprovar as novas regras é necessária e recomendável.

Veja aqui como montar programa de controle de inadimplencia no condomínio

4) AUDITORIA DE GASTOS PASSADOS

Se o novo síndico fez um levantamento dos últimos balancetes, cruzou com a pasta de prestação de contas e com os extratos do banco e percebeu que há disparidades, pode ser uma boa dividir com a assembleia a possibilidade de se chamar um auditor para estudar o período.

“Como seria um gasto extra, é importante que esse tipo de investimento seja aprovado em assembleia”, diz Rosely Schwartz.

5) INVESTIMENTOS DO CONDOMÍNIO

Saber como estão aplicados os fundos do condomínio é importante para quem está chegando ao cargo de síndico.

Aplicações em fundos multimercado ou de perfis agressivos não são recomendados.

“Informações do tipo: quais investimentos, quanto e o tipo de garantia a ser dada é fundamental para o síndico. Também sempre alerto para que deixem o dinheiro do condomínio em bancos grandes, evitando assim que o condomínio tome um prejuízo caso o banco quebre”, alerta Nilton Savieto, síndico profissional.

6) ACORDOS FEITOS

O novo síndico deve estar a par do que foi acordado com os inadimplentes que estão pagando suas obrigações em parcelas.

"Ao firmar um acordo, é importante que o mesmo seja um documento assinado, para que, assim, seja possível aos próximos gestores acompanharem, com clareza, a evolução desse pagamento", ensina Rosely Schwartz.

Saiba mais sobre acordo com inadimplentes do condomínio

O que checar: Infra-estrutura

Infra-estrutura

1) AVCB EM DIA

Estar com o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros em dia é fundamental para o condomínio. Além de conferir segurança para a edificação, também comprova que o condomínio está com diversos itens de segurança em dia, como:

Itens de combate ao fogo
Parte elétrica
Para-raios
Sinalização

2) SITUAÇÃO DO EXTINTORES

Não é raro encontrar condomínios com extintores vencidos e equipamentos contra incêndio sem manutenção. Além disso, muitos locais sofrem com vandalismo com extintores de incêndio.

Por isso, é importante que os mesmos sejam verificados assim que o síndico assuma o condomínio, e que as datas de vencimento sejam devidamente programadas.

3) OBRAS EM ANDAMENTO

Estar a par das benfeitorias que já estão acontecendo é fundamental para o novo síndico, assim como saber quais etapas da mesma já foram pagas e se há dinheiro em caixa para fazer frente à finalização da mesma.

Verificar também se existem obras em andamento, ou a serem feitas, nas unidades é importante. Principalmente para checar se as mesmas seguem as disposições da norma técnica 16.280, da ABNT, sobre obras em condomínios

4) CONVERSAR COM O ZELADOR

O responsável pela manutenção do condomínio com certeza tem muitas informações para passar para o novo síndico. Afinal, é ele quem faz o acompanhamento das áreas comuns do condomínio.

“Fazer uma verdadeira inspeção no condomínio todo, com o zelador ou gerente predial, pode ser uma ótima forma de saber do que o condomínio está precisando”, aponta Nilton Savieto.

5) PLANTAS DO CONDOMÍNIO

O síndico deve ter acesso às plantas elétricas e hidráulicas do condomínio. É importante saber, em caso de edificações antigas, onde estão esses papéis. Empreendimentos mais novos costumam ter esses dados em CD ou pendrive.

“O síndico deve ter esses documentos para pode auxiliar quando um condômino precisar fazer uma reforma e saber onde passa um cano, por exemplo”, alerta Hamilton.

6) FOTOS DAS ÁREAS COMUNS

Registrar itens das áreas comuns é importante tanto para efeito de comparação como para alertar os moradores sobre a situação de itens que não estejam muito à mostra.

“Tirar fotos também ajuda quando houver uma assembleia, fica mais fácil para o síndico não apenas aprovar benfeitorias como dividir a responsabilidade caso os condôminos se oponham em executar a melhoria em questão”, aponta Rosely.

Segurança do condomínio

Saber como estão os equipamentos de segurança contra invasões do condomínio ajuda o síndico e a equipe gestora a manter a coletividade mais segura, e também a propor melhorias nesse aspecto para o condomínio.

Convocar assembleia para apresentação

Após realizar essa análise inicial de todos os itens, chamar uma assembleia após um ou dois meses no condomínio é importante para mostrar em que pé está o condomínio.

“É fundamental que aquela coletividade entenda como o síndico pegou o condomínio no primeiro momento, até para saber qual o melhor caminho a ser tomado”, explica a professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito, Rosely Schwartz.

Convocação de assembleia: como fazer?

Vídeo sobre troca de síndicos

Checklist para download

Como visto, são muitas tarefas e procedimentos para o novo síndico iniciar a sua gestão com pé direito, rumo a uma administração de sucesso.

Por isso, para te ajudar, criamos um modelo de checklist com um resumo dos principais itens elencados nessa matéria para você seguir assim que assumir o cargo. Veja no link abaixo:

Veja e baixe aqui o Checklist do Síndico Eleito

Fontes consultadas: Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK,Nilton Savieto, síndico profissional, Rosely Schwartz, professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito, Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário, Julio Paim, diretor do SíndicoNet

O que checar antes de assumir o cargo de síndico