Portaria remota: como fazer uma transição tranquila
Confira 4 passos para o síndico se preparar para engajar moradores e funcionários na implantação da nova tecnologia
Quando se contrata uma empresa de portaria remota, o condomínio leva uma nova tecnologia para a sua estrutura. E, como toda tecnologia, existe um tempo de adequação necessário para que os condôminos e a empresa de portaria remota se ajustem às demandas exclusivas do condomínio.
“O que acontecerá daqui para frente? Como devo proceder? Essa tecnologia funciona mesmo?”, provavelmente perguntarão muitos condôminos.
Moradores mais conservadores simplesmente poderão se recusar a aceitar a mudança. Sentirão falta do contato humano? De uma ou outra palavra útil? De uma ajuda para levar a sacola no sexto andar? De alguns serviços, como varrer a calçada?
Confira abaixo os quatro passos que o síndico deve dar para que a transição para a portaria remota em seu condomínio seja bem-sucedida!
1º passo: O síndico deve tirar as próprias dúvidas
As dúvidas não são só dos moradores. Síndico também tem perguntas: “O que o porteiro fará nessa nova configuração? Qual será o papel do zelador? O que fazer em situações emergenciais?”
O gestor precisa ser o primeiro a tirar as próprias dúvidas. Senão, como poderá implementar o novo sistema e orientar a sua equipe? Uma vez que a ideia de adotar a portaria remota esteja se desenvolvendo, busque todas as informações possíveis sobre a portaria remota, as prováveis adaptações estruturais, bem como as vantagens para o condomínio.
Depois de tirar todas as suas dúvidas, é hora de visitar a empresa de portaria remota e também um condomínio com a tecnologia em funcionamento.
2º passo: Ter o apoio do Conselho
Reúna-se com o Conselho e solicite apoio da empresa de portaria remota para esse momento. Apresente os argumentos de que a portaria remota trará ganhos para o condomínio, a começar pela segurança e, ao lado dela, a redução de custos.
Esse convencimento será interessante para contar com o suporte do conselho no momento de levar a proposta aos moradores. Só então, marque uma assembleia geral.
Organize quantas reuniões achar necessário para que dúvidas sejam sanadas e todas as pessoas possam discutir e entender como se dará a implementação do projeto.
3º passo: Engajamento dos moradores
A portaria remota vai, sim, gerar segurança e economia, mas os moradores têm que participar. Eles continuarão dando, ou não, autorização de acesso de visitantes. Nas novas rotinas, vão interagir com a equipe da empresa de portaria remota. Isso, para começo de conversa.
“Ao fechar um contrato, fazemos, pelo menos, cinco reuniões com os moradores para que entendam os processos. É muito importante criarmos, juntos, um novo cenário no condomínio”, afirma Odirley Rocha, diretor comercial da Kiper.
As melhores empresas também orientam quanto a aspectos da legislação e responsabilidades de cada um. “Entregamos um manual de procedimentos e fazemos treinamentos individuais com cada morador. Essa presença é feita de modo que os condôminos se adequem nos três primeiros meses”, acrescenta Odirley.
4º passo: Preparar o zelador
Com a instalação da portaria remota, o zelador se torna peça fundamental dentro da estrutura do condomínio. Por isso, conforme o diretor da Kiper, não é aconselhável instalar a portaria remota sem ter um zelador ou um funcionário de serviços gerais no condomínio.
Nessa etapa inicial, que diz respeito à adaptação e a qualquer problema que possa surgir, o zelador vai ajudar muito. Por isso, ele precisa receber as instruções técnicas dos produtos da portaria remota.
No caso de uma emergência ou de uma pane técnica, ele poderá ajudar a empresa de portaria remota até que o técnico chegue ao local. Mas, para além da parte técnica, o zelador será uma peça importante no processo de engajamento dos moradores.
Quanto melhor preparado ele estiver sobre os processos, mais poderá auxiliar os moradores na adaptação e nas dificuldades do dia a dia. Isso vale para os outros funcionários do condomínio.
Sabemos que antigos hábitos não se mudam assim, da noite para o dia. Contar com o apoio de todas as pessoas que participam do condomínio será fundamental para que a transição para a portaria remota ocorra da forma menos traumática possível.
Escolher uma empresa que ofereça este suporte, que tem como base a informação acessível, é importantíssimo. Vai trazer a confiança e a segurança que o gestor precisa neste momento.
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