Inadimplência condominial: Desconhecer a cobrança é um erro

Vamos lá. Se você, síndico, souber responder apenas duas ou três das perguntas abaixo, merece a inadimplência condominial que tem.

Primeira pergunta: Qual a data de vencimento do boleto do seu condomínio? Responda rapidamente, essa é fácil, todo mundo sabe. 

Segunda pergunta: O que acontece se o condômino não paga? Recebe uma notificação?

Outras perguntas relacionadas:

• Com quantos dias de atraso? Notificação por escrito, por e-mail, ambos?
• A notificação tem protocolo?
• Quem emite?
• Quem redigiu o texto da notificação?
• O que documenta orienta a fazer?
• Esse texto está em consonância com os limites previstos no Código Civil ou transgride direitos do condômino, gerando risco judicial?
• Qual o prazo dado para o pagamento? 

Começou a ficar na dúvida, né? Ok. Vamos adiante.

Terceira pergunta: E se o condômino inadimplente recebe essa notificação e não paga, o que acontece?

Perguntas relacionadas:

• Recebe outra notificação?
• Quantos dias depois?
• O que está escrito dessa vez?
• É igual à anterior ou o tom subiu?
• Quem emite?
• Em papel ou e-mail?
• Com ou sem protocolo?
• Quem entrega?
• Quem controla os envios e recebimentos? 

Eu poderia ficar fazendo mais outras mil perguntas sobre o detalhamento do processo de cobrança – também conhecido como régua de cobrança – mas pode ser que esteja complicado para você responder a todas elas… creio que já deu para entender a mensagem.

• Cote o serviço de Cobrança extrajudicial aqui no CoteiBem

Inadimplência condominial é reflexo da atuação do síndico

Uma boa parte da inadimplência do seu condomínio é culpa do síndico. Se você simplesmente terceiriza a responsabilidade pelo acompanhamento desse processo, se não o conhece a fundo – pior, se esse processo nem existe – me desculpe, mas assim fica difícil se surpreender com o fato de as pessoas não pagam as cotas condominiais em dia.

Veja, não estou aqui dizendo que você precisa viver e respirar o processo de cobrança no seu dia a dia, não é a sua tarefa operacionalizar isso!

Mas estou afirmando que é essencial que, em algum momento, você se debruce sobre esse processo para entendê-lo, criticá-lo, aprimorá-lo, validá-lo, formalizá-lo e certificar-se que cada pergunta acima tenha a sua respectiva resposta. Na verdade, essas e muitas outras perguntas…

Uma vez definida a régua de cobrança em todos os seus detalhes (quem faz o quê, quando, como, por quê, qual o custo, etc), validada e formalizada em assembleia, é importantíssimo gerar os mecanismos de acompanhamento e controle que permitirão que o síndico consiga enxergar com facilidade e rapidez o status de cada engrenagem dessas para averiguar se está realmente funcionando.

A notificação foi emitida? O porteiro colheu o protocolo de recebimento da pessoa certa? O inadimplente pagou dentro do novo prazo?

Pode parecer complexo controlar isso, mas como a maioria das coisas na gestão eficiente, é simples. Para saber, por exemplo, se as notificações estão sendo emitidas adequadamente, é só incluir o síndico na lista de inadimplentes de todos os meses como um "devedor fake". Se ele receber as notificações todos os meses, então saberá que o sistema está funcionando corretamente. Viu com é simples e não exige esforço algum?

Minha experiência corporativa mostra que muitas empresas possuem POPs (Procedimento Operacional Padrão) super bem desenhados e estruturados, mas que não são colocados em prática conforme descrito, e por isso acabam não valendo de nada.

Processos lindos, mas mal operados, são tão nocivos quanto processos mal estruturados mas bem executados. E como tudo em gestão, se não há controle, não há administração de nada, e acaba sendo totalmente inócuo.

O passo final, e igualmente crucial, é a comunicação dessas regras. Ora, se só quem foi na assembleia de aprovação desse processo de cobrança ficou sabendo dele, então você está lascado… É preciso investir pesado em comunicação e garantir que 100% dos condôminos e moradores foram atingidos por ela. E aqui há dois aspectos importantes a serem observados.

O primeiro são as instruções em si: O que fazer, como fazer, quais os balizadores legais e as consequência do descumprimento, essas coisas. Ok.

Mas o segundo ponto é: Se a implementação de um processo bem estruturado é uma novidade num condomínio com histórico de inadimplência alta, a chegada de uma régua detalhada como essa vai contribuir para mudar uma cultura de “ah, se sobrar dinheiro eu pago esse condomínio, e se não sobrar, não vai dar em nada mesmo… Depois eu vejo isso…” E segue empurrando com a barriga. Por isso, recomendo:

• Deixe claro como tudo vai funcionar, especialmente quais as sanções previstas para o descumprimento dessas regras;
• Não divulgue esse novo processo por apenas um meio. Dê ampla publicidade às novas regras através de papeleira, tela de elevador, email, boletim informativo e todas as formas disponíveis no condomínio para se certificar que alcançou a todos;
• Defina a partir de quando elas valerão. Evite dar um “susto” nos condôminos implementando regras mais rígidas da noite para o dia. Dê um prazo de uns 30 dias e deixe claro que, dali em diante, as novas regras serão cumpridas à risca;
• Findo esse prazo, aplique as regras. Eu sei que é óbvio, mas muitos síndicos ainda buscam suprir sua carência por afeto e reconhecimento sendo “bonzinhos” e desconsiderando o que consta nos processos que definiram e aprovaram. Essa é a melhor maneira de colocar todo esse trabalho em risco, perder o controle da Inadimplência e o respeito dos moradores. Se tem regra e não cumpre, então pra quê regra? As primeiras notificações e multas serão didáticas, e todos verão que “aquela conversa” era para valer. E a cultura da inadimplência vai começando a mudar…

Faça isso e assista a inadimplência começar a cair. Depois me conta.

Régua de cobrança eficiente ou contratar uma garantidora?

É neste ponto que você me pergunta: “mas Sérgio, não é mais fácil contratar uma garantidora?” E eu te respondo na lata: você está atrás do mais fácil ou do mais vantajoso? Senão vejamos.

Uma garantidora é uma espécie de factoring, que compra uma dívida em troca de um deságio. No caso, ela assume o risco da carteira de cobrança, incluindo os atuais inadimplentes, em troca de uma remuneração, que geralmente é um percentual sobre o valor da receita.

Então se a receita total a ser arrecadada com cotas condominiais é de R$ 100 mil e a taxa cobrada pelos seus serviços é de 10%, ela te entrega os R$ 100 mil e te cobra R$ 10 mil, portanto, o que você efetivamente terá em caixa serão R$ 90 mil, confere? 

Muito bem. Vamos imaginar que a sua inadimplência hoje seja de 15%. Então, em tese, vale mais a pena ter uma garantidora cobrando 10% do que ter uma inadimplência de 15% + dor de cabeça pra gerenciar esse processo. Só tem uma coisa que não te contaram. E eu vou te contar.

Já parou para se perguntar por que ela propôs 10% de honorários pelos seus serviços? De onde veio esse número? Por que não 8,7%, 9,54% ou 12,3%? 

Toda taxa incorpora o nível de risco da operação. Isso também vale para juros, e a prova disso é que os juros do cartão de crédito são estratosféricos enquanto que os juros dos empréstimos consignados são baixinhos. Por quê?

Um é muito mais arriscado do que o outro. Se há no condomínio uma cultura de inadimplência alta e histórica, gerada pela inexistência de um processo de cobrança bem estruturado e pela falta de controle, o risco dessa operação cresce, e a garantidora cobra mais caro.

Por outro lado, num condomínio onde há uma régua bem definida e implantada, onde os controles são amarrados e o processo funciona, certamente o risco é muito menor, mesmo que ainda exista algum grau de Inadimplência.

Risco menor; custo menor. Portanto, mesmo que a adoção da garantidora lhe pareça o melhor caminho, isso não dispensa a adoção de uma boa régua de cobrança, no mínimo para dirimir riscos e baixar os custos.

Te convido a pensar como um financista: por que aceitar 15% de inadimplência ou pagar 10% de honorários a uma garantidora se a raiz de uma parte significativa do problema está em algo que você, síndico, pode reduzir bastante simplesmente ajustando um processo?

• Aula de Sergio Meira ensina a Implementar uma Régua de Cobrança que Reduz a Inadimplência do Condomínio.

(*) Síndico profissional, administrador, especialista em finanças, palestrante com experiência corporativa de sucesso no mundo condominial. Mais de 20 anos de experiência como gestor e mais de 9 anos de experiência como síndico.