Produtividade do síndico: 7 dicas de como melhorar a gestão de tempo

Se você é síndico de um condomínio e seu maior problema é a gestão de tempo, calma! Administrar um empreendimento não é uma tarefa simples, principalmente se você tiver dupla jornada, mas existem ferramentas e algumas técnicas que ajudam na produtividade do síndico e podem se tornar bons hábitos para o gestor.

Para te ajudar a equilibrar a sua rotina do condomínio com sua vida pessoal, separamos 7 dicas essenciais para manter a produtividade e melhorar a gestão de tempo. Confira!

Quais são os motivos para a falta produtividade e gestão de tempo dos síndicos?

Uma das maiores reclamações da atualidade - e com o síndico parece ser pior - é a falta de tempo que impacta a produtividade do síndico e gera estresse, claramente relacionado à posição de liderança que o Brasil ocupa em transtorno de ansiedade (1º), depressão (2º), burnout e ranking de felicidade (39º).

Em palestra no evento Conexão SíndicoNet 2022, o psicólogo clínico e organizacional Fredy Figner listou algumas condições intimamente ligadas à gestão de tempo: acúmulo de trabalho e retrabalho, dores pelo corpo, má alimentação e hipervigilância (estado psicológico/alerta de que algo catastrófico vai acontecer).

Pessoas neste estado, deixam de dedicar tempo para aproveitar a família, se divertir, sorrir e comemorar as vitórias.

O psicólogo conversou com três síndicas para entender mais a fundo as dores de gestores condominiais que mais consomem seu tempo, que apontaram:

• burocracia;
• acumular papel de zelador;
• gerenciar conflitos e relacionamentos com moradores;
• excesso de informações e não saber por onde começar;
• gestão (pessoas, finanças, projetos, processos);
• falha de colaboradores;
• retrabalho. 

Sem contar que o síndico, seja profissional ou condômino, não vive apenas para a gestão do condomínio: ele também tem a sua vida pessoal e familiar. Lembrando que quando se trata de síndico condômino, este também pode ter um emprego regular.

Todos esses são fatores que impactam na produtividade do síndico e na gestão de tempo do condomínio.

• Leia também: Remuneração do síndico e INSS

De acordo com uma pesquisa da CareerBuilder com Harris Poll, os 10 grandes “ralos” do tempo em uma empresa, são:

1. Celular e mensagens de texto: 50%;
2. Fofoca: 42%;
3. Internet: 39%;
4. Redes sociais: 38%;
5. Pausa para fumar ou comer: 27%;
6. Colegas barulhentos: 24%;
7. Reuniões: 23%;
8. E-mails: 23%;
9. Colegas parando em sua mesa para conversar: 23%;
10. Colegas conversando ao telefone pelo viva-voz: 10%.

Ou seja, trazendo esses motivos para a realidade dos condomínios, pode ser que a falta de tempo do síndico seja por causa de um - ou vários - motivos mencionados até aqui.

Mas, como trabalhar isso e melhorar a gestão de tempo e produtividade do síndico?

Abaixo, separamos 7 dicas de como driblar a falta de tempo e organizar sua rotina de forma assertiva, com tempo para trabalhar e curtir sua vida privada.

7 dicas de como melhorar a gestão de tempo e produtividade do síndico

Confira abaixo as principais dicas para organizar sua rotina, definir prioridades e não procrastinar na gestão do condomínio.

1. Delegue tarefas

Como o síndico é o responsável pela gestão e funcionamento do condomínio, isso não quer dizer que ele tem que fazer tudo. É necessário conhecer sua equipe e saber quais são suas habilidades para, assim, delegar funções e dar autonomia para os colaboradores desempenharem o seu melhor.

Isso quer dizer que o papel do síndico é ser um bom líder e se unir com seus funcionários em prol das mesmas metas e objetivos. Pois, quando se tem confiança na equipe, fica mais fácil fazer a gestão do tempo e se dedicar realmente às tarefas de maior importância.

Desse modo, comece a delegar tarefas para que eles desenvolvam o serviço para o qual foram contratados.

Como um bom líder, deixe sempre um canal de comunicação disponível para os colaboradores, para que, em casos específicos, eles te contatem para saber o que fazer antes de tomar decisões precipitadas.

2. Estabeleça horários fixos para o trabalho de síndico

Independente de você ser síndico morador ou profissional, os horários de trabalho e atendimento devem ter limites, a não ser em casos de urgências reais (vazamento, incêndio etc).

Mas, como o próprio nome diz, urgências são pontuais e não recorrentes.

Dessa forma, delimite os seus horários de dedicação ao condomínio de acordo com a sua disponibilidade e carga de trabalho ou contrato (síndico profissional).

Só saia do horário definido caso algo não usual e urgente tenha acontecido. Ter determinação e disciplina inegociável para manter o horário regrado é uma forma de conhecer seu modelo de trabalho, os horários de maior produtividade e assim, delegar as tarefas de acordo com as suas limitações pessoais e físicas, além de liderar pelo exemplo.

Fazendo isso, as tarefas se desenvolvem com maior facilidade e a gestão de tempo vira rotina e um hábito infalível.

3. Use a técnica pomodoro para ter mais produtividade no dia a dia

A técnica pomodoro consiste em alternar 25 minutos de trabalho com 5 minutos de pausa. E a cada 4 ciclos, você pode descansar por até 30 minutos. Isso quer dizer que, se você quer ter produtividade nas atividades e funções de síndico, adotar essa técnica pode ser uma excelente opção.

Descansar por 5 minutos ao final de cada ciclo, você alivia o pensamento e a cabeça, para começar a próxima tarefa revigorado.

Desse modo, fica mais fácil organizar as atribuições diárias, semanais e mensais e definir prazos de tempo para execução das tarefas, a fim de controlar o tempo e fazer a gestão do condomínio de forma mais focada e descomplicada.

4. Estabeleça prioridades com a Matriz Eisenhower

Para organizar sua rotina diária na administração do condomínio e aumentar sua produtividade como síndico, é necessário estabelecer prioridades.

A Matriz Eisenhower é uma técnica de gestão de tempo bastante eficiente, que pode te ajudar a organizar sua rotina e priorizar qual tarefa desenvolver primeiro.

Ou seja, usando essa técnica, o síndico consegue ter uma noção geral das atividades e elencá-las de acordo com suas prioridades no decorrer do tempo de trabalho, do dia, da semana e do mês. As demandas devem ser classificadas por nível de “urgência” (se não feito, algo catastrófico ocorre) e “importância” (prejudica meta).

A Matriz de Eisenhower diz que você deve considerar 4 categorias distintas para definir prioridades. São elas:

• Prioridade 1 - Faça agora: aqui, você irá colocar todas as atividades mais urgentes e mais importantes. Elas devem ser desenvolvidas primeiramente, pois são prioridades. Exemplo:  faltou luz no condomínio e precisa ligar o gerador.
• Prioridade 2 - Agende: nessa categoria, você irá colocar as atividades que são muito importantes e pouco urgentes. Ex.: concessionária avisou que faltará luz no condomínio daqui 3 dias, dá para agendar a comunicação e alinhamento com time.
• Prioridade 3 - Elimine: aqui você deve elencar quais serviços são pouco importantes e pouco urgentes. Ou seja, é algo para tirar da lista de tarefas.
• Prioridade 4 - Delegue: nessa categoria você irá colocar todas as atividades pouco importantes, mas muito urgentes, que estão na sua responsabilidade, no entanto, podem e devem ser feitas por prestadores de serviços ou colaboradores Ex.:  pagamento de contas - delegar para administradora.

Fazendo a matriz fica bem mais fácil visualizar o nível de prioridade, o que depende de você, o que pode ser transferido e até o que pode ser eliminado. Dessa forma, é mais prático desenvolver as tarefas, fazer a gestão de tempo e claro, aumentar a produtividade do síndico.

5. Utilize a tecnologia a seu favor

Uma forma de organizar as tarefas de acordo com tempo de execução é usar a tecnologia e suas inúmeras ferramentas de gestão de tempo.

É possível encontrar versões gratuitas e pagas de aplicativos que podem ajudar os síndicos a se organizarem e administrar a falta de tempo para desempenhar as demandas do condomínio.

Desse modo, aposte em apps de organização de tarefas, canais de comunicação com colaboradores, agendas eletrônicas e por aí vai.

Aqui separamos as principais ferramentas, métodos e outras dicas para os gestores e síndicos se organizarem e prestarem um bom atendimento ao condomínio.

6. Faça o registro das atividades já feitas

Ao invés de começar do zero, se no condomínio tiver um histórico de atividades, fica mais fácil desenvolver tarefas recorrentes e burocráticas. Como o síndico já as fez pelo menos uma vez, ele pode aproveitar as informações antigas para dar sequência.

Seja para fazer um orçamento ou lidar com alguma reclamação, esse histórico é importante para, não só identificar processos, como otimizar o tempo gasto nas atividades.

Além disso, o registro das atividades possibilita a comparação de erros e acertos e ajuda na assertividade das tarefas.

7. Tenha um planejamento anual dos serviços

Da mesma forma que há a previsão orçamentária anual, o ideal é fazer um planejamento anual dos serviços também. Afinal, várias demandas do condomínio são periódicas, e tendo-as dispostas num calendário ao longo do ano, facilita muito a gestão do tempo e da produtividade não só do síndico, mas dos demais envolvidos, sejam eles funcionários ou prestadores de serviço.

Esse tipo de planejamento funciona, por exemplo, para as manutenções das áreas comuns, de sistemas elétrico e hidráulico, segurança e até mesmo para datas comemorativas.

Nesse sentido, faça um planejamento do ano considerando o calendário e coloque lá tudo que deve ser feito no ano, com margem de erro e de produção da tarefa.

Ou seja, se a manutenção do playground deve acontecer em junho, em maio coloque no calendário: agendar manutenção do playground para junho. Assim, aliando esta técnica à Matriz de Eisenhower, o síndico vai elencando as prioridades dos dias e semanas e nenhuma tarefa fica atrasada ou esquecida.

Portanto, para ter mais produtividade e otimizar a gestão de tempo, o recomendado é o síndico apostar em ferramentas e técnicas e conhecer muito bem o seu local de trabalho para adaptá-las à realidade do condomínio.

Gostou do conteúdo? Clique aqui e veja como começar a administrar um condomínio em 11 passos.

Fontes consultadas: Fredy Figner (psicólogo clínico e organizacional).