Providências para o final de ano do condomínio
Segurança, decoração de natal, 13º salário, caixinha, impostos, previsão orçamentária etc. São muitas as demandas para o final do ano. Esse conteúdo vai ajudar o síndico a não se esquecer de nenhuma delas
Quem acha que as preocupações dos síndicos e administradoras de condomínio no final do ano se resumem a decoração de Natal está muito enganado.
São cuidos relacionados à segurança no período de férias, dissídio dos funcionários, 13º salário, gratificações de natal, impostos, previsão orçamentária para o ano seguinte e muitos outros pontos que chegam ao mesmo tempo. Síndico precisa tomar várias providências no final de ano.
Para lhe ajudar a organizar a administração do seu condomínio no final do ano, o SíndicoNet preparou esta matéria especial sobre as obrigações, cuidados e pontos administrativos que não podem ser esquecidos, que você também pode baixar no formato de checklist.
Planejamento de final de ano do condomínio
Organize-se para o fim do ano! Essa é a dica essencial dos especialistas. Um condomínio preparado para todas as exceções do final do ano não passa por problemas que podem gerar confusão e muita dor de cabeça. Abaixo algumas ações para o planejamento de final de ano do condomínio:
Cota de janeiro antecipada
Para evitar a inadimplência causada pelas viagens de final de ano, entregue com antecedência os boletos da cota condominial de janeiro. Assim, o condomínio não corre o risco de ficar no prejuízo por conta da ausência de seus moradores.
Assembleia para aprovação de previsão orçamentária
Convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano (previsão orçamentária) é fundamental para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.
Aumento de gastos
O último trimestre do ano é marcado por um aumento médio de 15% nos custos condominiais por conta de gastos da época. O ideal, para não pesar no orçamento dos condôminos, é prever esses gastos no orçamento do ano e dividi-los em 12 meses junto com a cota condominial.
Segurança no final de ano do condomínio
O final do ano é marcado pelo esvaziamento do condomínio por causa das férias. Condôminos viajam e nem todos se preocupam com medidas de segurança para o período. Cabe à administração do condomínio alertá-los e orientá-los sobre o assunto.
Funcionários também devem estar alertas. Os ladrões sabem que esse é um momento propício para ações nos condomínios. Cursos de segurança são sempre bem-vindos, mas orientações e lembretes sobre normas e segurança são essenciais.
Use nossos downloads para uma comunicação com moradores e funcionários:
Caixinhas de final de ano e abonos para funcionários de condomínio
Assim como os outros gastos que são típicos do fim de ano, as caixinhas de Natal e abonos para funcionários e prestadores de serviços devem estar previstos no orçamento anual do condomínio. Coloque esse item na lista de despesas e dilua-o em 12 vezes.
Caso o seu condomínio não tenha feito essa previsão, o ideal é reunir os moradores em assembleia e fixar um valor ou uma margem do que pode ser oferecido.
As administradoras indicam que o dinheiro seja repassado ao condomínio que cuidará da distribuição. Dessa maneira, evita-se constrangimentos caso algum morador opte por não participar.
Vale ressaltar que o condomínio não é obrigado a oferecer uma gratificação nem os condôminos a dar a famosa “caixinha”. Portanto, cabe à assembleia ou ao morador decidir se haverá essa despesa e não aos funcionários.
Livro de ouro
Alguns condomínios optam apenas por deixar um livro ("o livro de ouro") na portaria para registro da caixinha dada por cada morador aos funcionários e/ou prestadores de serviços. Apesar de ser muito comum, tal prática não é recomendada por especialistas por ser algo impositivo e discrimatório.
Assista ao vídeo abaixo de Vanessa Ponciano para saber mais sobre como organizar caixinhas de final de ano para funcionários de condomínio:
Decoração de Natal do condomínio
Segundo especialistas, decoração de Natal boa é decoração reutilizável e adaptável. Procure ajuda entre os moradores do condomínio – você pode encontrar arquitetos com ideias boas e baratas, donos de lojas que podem oferecer bons descontos ou até moradores dispostos a ajudar. As dicas neste quesito são:
- Pesquise muito e aprove o orçamento em assembleia. Na hora da compra, priorize o que poderá ser utilizado nos próximos anos.
- Como a decoração envolve o gosto pessoal de quem a escolheu, sempre existirão desavenças e insatisfeitos, por isso, oficialize sempre as decisões em assembleia, assim, somente poderão contestar os que votarão e participarão dos processos.
Saiba mais: Veja aqui os cuidados necessários e dicas para decorar o condomínio no natal e festas de fim de ano
Funcionários
Essas são as dicas:
Funcionários próprios
Se seus funcionários são próprios, organize junto à sua administradora um esquema de plantão no Natal e no Ano Novo. Caso não possua administradora, organize o plantão, verifique quais estarão de férias, oficialize a decisão com assinatura de todos e exponha a tabela para funcionários e moradores.
Se for utilizar folguistas ou terceiros durante esse período, comunique aos moradores e funcionários e somente busque esses profissionais em agências especializadas para garantir a segurança no período.
O pagamento do 13º salário dos funcionários, assim como a compra de cestas de Natal ou de qualquer outro benefício extra, deve estar previsto no orçamento do ano e, de preferência, parcelado em 12 vezes nas cotas pagas durante o ano.
Funcionários terceirizados
Se os seus funcionários são terceirizados, consulte sua tercerizadora sobre questões relacionadas ao 13º, gratificações, cestas natalinas, etc.
Cestas de Natal e outros benefícios que possam ser incluídos nas contas do fim de ano devem estar justificados aos moradores no boleto de cobrança da taxa condominial. O ideal é aprovar esse custo em assembleia tendo o síndico ou administradora opções de orçamento.
13º salário de funcionários, prestadores de serviço e síndico
Este assunto pode gerar dúvidas no condomínio, até porque existem cenários diferentes - funcionários orgânicos, terceirizados, tarifa adicional de administradoras e até mesmo a remuneração do próprio síndico. Por isso, confira cada situação e as orientações abaixo:
Funcionários próprios
Funcionários próprios do condomínio devem receber o 13º salário de acordo com as determinações da CLT.
Funcionários terceirizados
Trabalhadores terceirizados não recebem 13º salário do condomínio onde trabalham, já que as obrigações trabalhistas cabem à empresa que terceiriza essa mão-de-obra. No entanto, é usual que esses funcionários recebam, por exemplo, cestas de Natal do condomínio.
Administradoras e escritórios de contabilidade
Administradoras e escritórios de contabilidade podem cobrar um “13º salário” em forma de uma duplicação da mensalidade já paga pelo condomínio ou de algum abono no valor mensal. Isso deve ser combinado no momento da contratação dos serviços para que o condomínio não seja pego de surpresa e sem verba.
Caso à administradora e/ou o escritório de contabilidade não cobre esse valor a mais no final do ano, o condomínio pode, por vontade dos moradores e da administração, oferecer um abono à empresa prestadora do serviço. Essa gratificação deve ser discutida e aprovada em assembleia.
Síndicos
Síndicos podem receber o 13º salário desde que ele conste na convenção do condomínio, onde está descrita a forma de pagamento do síndico. Se lá constar que o síndico recebe doze salários por ano, o 13º não é legal. No entanto, se o condomínio desejar gratificar o síndico, é possível somente com aprovação do gasto em assembleia.
Caso os condôminos queiram, por outro lado, excluir o benefício do 13º salário do síndico, devem alterar a Convenção e, para isso, convocar uma assembleia com presenças suficientes segundo as normas para essas adaptações.
No vídeo abaixo, a síndica profissional Taula Armentano compartilha as dicas que aplica nos condomínios dela para deixar tudo em ordem no final de ano. Assista!
Fundo de reserva
É comum que os condomínios não incluam na previsão orçamentária – e, consequentemente, não diluam nas mensalidades do ano – os gastos desse período. Por isso, muitos síndicos ao verem o orçamento apertado, logo pensam em utilizar o fundo de reserva. Entretanto, este fundo deve ser usado para atender a necessidades orçamentárias somente para emergências que envolvam a manutenção e conservação do condomínio, e desde que aprovado em Assembleia Geral Extraordinária específica.
Além disso, o fundo de reserva é uma despesa extraordinária, de responsabilidade dos proprietários (e não dos inquilinos).
Portanto, se for usado para cobrir despesas ordinárias imprevistas, deve ser reposto pelos inquilinos e proprietários residentes.
Impostos
Março é o mês para declarar a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários, além da identificação dos trabalhadores com direito ao PIS.
Aproveite o final do ano para reunir os documentos e guias necessários. Começar cedo esse trabalho difícil e minucioso é importante para garantir que nada de errado em cima da hora de entregar suas declarações.
Quando for fechar o ano do condomínio, aproveite para iniciar um controle das despesas que se estenderão para o próximo.
Certificação digital para condomínios
Desde 2013, para acessar o canal “Conectividade Social" é necessário dispor de certificação digital para o condomínio. A medida vale para qualquer empregador.
A obrigação é válida para todos os condomínios no Brasil, com ou sem funcionários. Quem não se adequar às normas da Caixa Econômica Federal terá seu envio de dados sobre INSS e FGTS prejudicado. Dessa forma, haverá problemas de responsabilidade civil para o síndico do condomínio.
Agora que você já sabe todas as demandas de final que precisam ser organizadas para deixar o seu condomínio com tudo em ordem, para não esquecer de nenhum item, que tal usar essa matéria no formato de checklist? É só clicar no link abaixo! É gratuito.
- DOWNLOAD: Baixe o Checklist de Final de Ano.
Você também pode se aprofundar no assunto assistindo à live realizada pelo fundador do SíndicoNet, Julio Paim, com a síndica profissional Tania Goldkorn em que ela compartilha dicas preciosas para te ajudar ainda mais a organizar as suas providências de final de ano. É só dar o play:
Conteúdo SíndicoNet.
