Quais perguntas fazer à empresa de portaria remota?
Use roteiro com + 50 perguntas para sabatinar as empresas de portaria remota, tirar dúvidas, conhecer todos os procedimentos adotados e garantir mais segurança e tranquilidade ao condomínio na hora da escolha
A portaria remota é um serviço que vem se consolidando nos condomínios, mostrando que veio pra ficar. É cada vez mais comum em cidades grandes e médias sua contratação que, se bem executada, alia economia à melhora no nível de segurança do empreendimento.
Para que se alcance esse objetivo, porém, é fundamental fazer a escolha acertada da empresa que irá prestar esse serviço.
Optar pelo serviço de portaria remota é uma decisão muito séria e deve ser tomada com calma e muito cuidado.
Por isso, uma forma de fazer a contratação do serviço com tranquilidade é saber quais perguntas fazer para a empresa. Dessa forma, ao comparar os fornecedores e suas respostas, você terá ótimas pistas sobre qual deverá ser o parceiro escolhido.
“Quando se trata de portaria remota é muito importante que aquela comunidade esteja ciente que o preço não é o fundamental, e sim a qualidade do serviço prestado”, avalia Mauro Mandeltraub, diretor da empresa Mantra Monitoramento.
Além da questão do preço, moradores e condomínio devem se sentir seguros ao se decidirem por fazer a migração da portaria convencional para a remota.
Pensando em quais seriam essas perguntas, o SíndicoNet falou com diversos especialistas no assunto. Eles elencaram mais de 50 perguntas para você tirar suas dúvidas e poder contratar, com segurança, o parceiro ideal para o seu condomínio.
“É importante também visitar dois ou três condomínios com o sistema implantado, além de conhecer, na empresa, como funciona o atendimento”, alerta Odirley Rocha, diretor diretor de relacionamento da Porter Group, empresa de portaria remota.
Sobre o funcionamento do sistema de portaria remota
Pré-implantação
- Como será feito o cadastramento dos moradores?
- A identificação dos moradores é feita por uso de tags, QRcode ou biometria?
- Informações dos moradores são armazenadas no local?
- O que acontece se o morador esquecer o seu controle ou tag?
- Como os moradores serão avisados sobre a implantação do sistema? Há palestras?
- Como é o cadastramento e acesso aos funcionários dos moradores? Com uma tag, a diarista da minha unidade pode entrar a qualquer dia e hora?
- E quanto aos funcionários do condomínio?
- Vamos desligar todos os funcionários de portaria de uma só vez?
- Quais adaptações físicas o condomínio deverá fazer?
- Quanto tempo demora, normalmente, para fazer a implantação do serviço?
- Qual o custo estimado, por mês, do serviço?
- O que será cobrado à parte?
- Qual o papel da administradora durante a transição entre a portaria convencional para a remota?
- Quais são os SLAs da empresa (SLA = Service Level Agreement: garantia - estabelecida em contrato - do tempo máximo de atendimento para cada tipo suporte da empresa)
“Nessa fase, os condôminos devem se sentir bem amparados pela empresa que irá prestar o serviço, ter segurança de que a mesma é capaz de resolver dúvidas e problemas que estão por vir”, assinalou Alexandre Paranhos, diretor da Pro Security.
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Pós implantação
- O sistema da empresa está integrado com o sistema de alarme incêndio do condomínio?
- Como funcionam as atualizações da solução?
- O sistema é atualizado de acordo com a legislação?
- Como funciona se eu perder tag ou QRCode de madrugada?
- Qual o tempo médio de espera para um convidado ter a sua entrada liberada?
- O operador tem a imagem de cada morador quando o mesmo tenta entrar no condomínio?
- Qual sistema de internet é usado pela empresa e por quê?
- O que é melhor: redundância de internet ou um link dedicado para o condomínio e por que?
“No Brasil, o sinal de internet pode sofrer instabilidade. Sempre optamos por um link dedicado, que consegue atender com muito mais qualidade o condomínio. Vale dizer também que se houver problema com a internet (mesmo que de dois fornecedores diferentes), o prazo para reparo costuma ser de um dia – enquanto que com um link dedicado, esse tempo de espera cai para duas horas”, argumenta Odirley.
Vale lembrar que há também a opção de envio de dados desse tipo via rádio, uma alternativa viável para algumas empresas de portaria remota.
- A empresa oferece algum sistema de relatório de segurança do empreendimento?
- As câmeras da empresa ficam responsáveis também pelo monitoramento das áreas comuns do condomínio?
- Como são tratados idosos e portadores de necessidades especiais ao entrar e sair do condomínio?
- O condomínio vai precisar de um gerador?
- Em quanto tempo o condomínio deve recuperar seu investimento no serviço?
- As atualizações do sistema são feitas de forma conjunta?
- Quando houver alguma atualização, ela será feita com todo o sistema?
“Se o sistema não conversar ‘entre si’, fica difícil para o condomínio fazer com que os equipamentos tenham uma boa durabilidade. Por isso é fundamental contratar um parceiro que ofereça soluções de ponta-a-ponta", explica Odirley.
Entrada e saída de outros, que não moradores
- Quem atende os visitantes?
- Como ficam os sistemas de entregas?
- Quem recebe a correspondência?
- Como tratar outros tipos de funcionários ou prestadores dos moradores, como um personal trainer ou professor de idiomas, por exemplo?
- Como funciona com corretores de imóvel ou imobiliária, quando uma unidade for colocada para alugar ou vender?
Saber respeitar o regulamento interno e as regras de segurança de cada condomínio é uma necessidade que o fornecedor também deve conseguir entregar. Não adianta oferecer uma ótima infraestrutura sem esse alinhamento, já que o objetivo é que a tecnologia melhore as condições de segurança do local.
Também é importante que o prestador de serviço se adapte às regras do condomínio porque, muitas vezes, para alterá-las, são necessários dois terços dos moradores aprovando as mudanças em assembleia, o que, se sabe, pode ser uma tarefa bastante difícil.
Saiba mais
- Como funciona a alteração de convenção e regulamento interno
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Situações de emergência
- Em caso de falta de energia, como funciona?
- Como é o protocolo da empresa para situações como mais de doze horas sem energia no condomínio?
- Como é o sistema de envio de dados?
- O sistema funciona offline?
- Se o portão quebrar de madrugada, qual é o protocolo da empresa?
- Quais são os SLAs da empresa? (SLA = Service Level Agreement: garantia - estabelecida em contrato - do tempo máximo de atendimento para cada tipo suporte da empresa)
- Em quanto tempo a empresa deve mandar um funcionário para uma situação emergencial?
- Como funciona se o morador perder tag, QRCode ou mesmo o celular?
- Qual o protocolo para emergências médicas e incêndio, por exemplo?
- Como funcionará o sistema de pânico para pedestres e pelos veículos?
“É importante fazer esse papel de ‘advogado do diabo’ e realmente tirar as dúvidas sobre esses momentos que geram tensão, principalmente o síndico. É para ele que os moradores irão reclamar quando algo der errado no sistema, principalmente se foi ele quem sugeriu a implantação”, argumenta o síndico profissional Nilton Savieto.
Além de tirar as dúvidas, esse tipo de dado deve constar no contrato com o fornecedor, evitando dores de cabeça futuras para o síndico.
Invasão ao condomínio
- Caso alguém entrar logo atrás do meu carro, qual o procedimento?
- Se alguém arrombar o portão, o sistema gera algum alerta?
- Em caso de eu estar rendido dentro do carro, o que fazer?
“Saber que a empresa contratada tem planos já traçados para todo tipo de situação foi um dos diferenciais que me ajudou a fechar com o meu fornecedor”, explica o síndico profissional Luiz Jorge dos Santos, que demorou três meses para escolher pela empresa de portaria remota do empreendimento onde mora.
Ele acredita que tanta pesquisa tenha valido a pena: mais de 80% dos moradores do seu condomínio aprovaram a mudança que impactou positivamente nos custos e ainda elevou a sensação de segurança dos moradores.
Infraestrutura do parceiro
- Como é o controle de acesso na própria central da empresa de portaria remota?
- As conversas entre morador e central são gravadas?
- Quantos condomínios a empresa atende?
- Como é o processo de recrutamento e seleção dos operadores?
- A empresa conta com seguro de responsabilidade civil?
Importante conhecer a infraestrutura do parceiro, saber se há uma tecnologia anti arrombamento no local, como é o controle de acesso, etc. Também vale saber se os operadores trabalham em um local seguro e se são bem treinados e se contam com um boa reciclagem.
Isso é importante porque o prestador de serviços terá acesso a dados dos condôminos. Caso alguém mal intencionado tenha acesso a esses dados, o condomínio ficará com sua segurança fragilizada.
- Quantos empreendimentos, geralmente, são atendidos por operador?
- Caso o condomínio precise de um porteiro de madrugada, o mesmo é contratado da empresa ou é terceirizado?
- Em quanto tempo esse colaborador deve chegar ao condomínio?
“É importante que esteja bem claro no contrato o tempo de resposta que a empresa deve dar, em quanto tempo o funcionário deve chegar, esse tipo de coisa”, explica Alexandre Paranhos.
Isso ajuda a evitar problemas como o portão ficar aberto e não haver ninguém para cuidar do espaço durante uma madrugada, por exemplo.
- A empresa também ficará responsável pela manutenção dos equipamentos do condomínio?
- Em caso positivo, qual o plano de manutenção preventiva dos equipamentos?
- A empresa tem conhecimento no setor de portaria remota ou é uma empresa de alarmes entrando no mercado?
“Cada vez mais, infelizmente, vemos empresas que não têm estrutura se aventurando no mercado. O preço pode ser bem melhor, mas o serviço não tem nenhuma comparação com quem trabalha com seriedade”, aponta Mauro Mandeltraub.
Por isso, deve-se frisar a importância de se comparar o serviço prestado entre as empresas, deixando o custo em segundo plano.
Agora que você já tem em mãos o roteiro de perguntas para sabatinar as empresas de portaria remota, confira também:
Fontes consultadas: Hugo Tisaka, diretor executivo da NSA, empresa especializada em segurança, Mauro Mandeltraub, diretor da empresa Mantra Monitoramento, Nilton Savieto, síndico profissional, Odirley Rocha, diretor de relacionamento da Porter Group, Alexandre Paranhos, diretor da Pro Security
