Como calcular quantidade necessária de funcionários em um condomínio?
Entenda o que levar em consideração para definir corretamente a quantidade de funcionários no condomínio e garanta o atendimento de todas as demandas e seu pleno funcionamento
A gestão eficiente de um empreendimento envolve diversos aspectos, e um dos mais importantes é a definição da quantidade de funcionários do condomínio.
Para os síndicos, encontrar o equilíbrio entre uma equipe enxuta e um quadro funcional que atenda às necessidades do empreendimento pode ser um desafio, afinal depende de diversos fatores.
Porte do condomínio, tipo de portaria (presencial ou remota), quantidade de entradas, piso das áreas comuns e dos halls de entrada, características dos elevadores, quantidade de espaços comuns e de áreas de lazer, tais como salões de festa ou ginástica, playground, piscinas, saunas etc, são alguns exemplos de itens que podem aumentar o serviço dentro do condomínio.
Para não errar, o ideal é fazer um levantamento criterioso avaliando algumas variáveis como as listadas acima, o volume de demandas e rotinas; ou contratar empresas especializadas, como consultorias ou de terceirização de mão de obra.
Quantos funcionários o condomínio deve ter?
A verdade é que não existe uma previsão legal para a quantidade de funcionários que um condomínio deve ter, uma vez que depende tanto do tamanho do empreendimento, como das preferências dos condôminos entre outros fatores. As leis não fazem exigências quanto ao número de funcionários.
Nesse sentido, se o condomínio, por exemplo, optar por não ter porteiro, não há nenhum problema.
Porém, é fato que a existência do porteiro - seja presencial ou remoto - promove muito mais segurança. Dessa forma, para selecionar quantos porteiros, vigias, rondas ou seguranças são necessários, é fundamental analisar quais os riscos do condomínio e da região.
Fatores que influenciam a quantidade de funcionários
Ao definir o quadro de funcionários, é essencial levar em conta as características específicas do condomínio. Alguns fatores determinantes são:
- Tamanho do empreendimento
- Número de unidades
- Áreas comuns e suas particularidades
- Perfil dos moradores
- Orçamento disponível
Cada um desses aspectos impacta diretamente na necessidade de mão de obra e, consequentemente, na quantidade ideal de funcionários. Por isso, o ideal é contratar os funcionários de acordo com o que o empreendimento e os condôminos precisam.
Se você deseja definir um número exato para compor o quadro de funcionários, a dica é fazer um levantamento para o condomínio em questão.
Para isso, é preciso levar em consideração todas as áreas do empreendimento, incluindo suas metragens. Vale lembrar que alguns espaços comuns são de grande fluxo de pessoas, por isso, precisam de maior atenção dos funcionários.
Funções essenciais em um condomínio
Independentemente do porte do empreendimento, algumas funções são consideradas essenciais para o bom funcionamento de um condomínio:
Porteiro
O porteiro é o profissional responsável pelo controle de acesso ao condomínio. Por meio da fiscalização e autorização da entrada e saída de pessoas e automóveis, o processo traz segurança ao empreendimento. Além do mais, ele também é responsável por receber correspondências e encomendas na portaria.
Muitos condomínios adotam a escala 5x1, na qual os porteiros trabalham 5 dias e folgam 1 dia por semana. Nesse caso, são necessários 3 porteiros e 1 folguista, além de um outro funcionário (zelador ou auxiliar de serviços gerais) para cobrir o intervalo. No caso de porteiro noturno, o condomínio deve pagar intervalo trabalhado, pois não há outra pessoa para cobrir o intervalo.
Outra opção são as jornadas 12x36, muito comuns em profissões como porteiro e segurança. Neste caso, para que a portaria funcione da melhor maneira possível, mantendo a segurança e bem-estar dos moradores, são necessários 4 porteiros, dispensando o folguista nesta escala.
Portaria remota é outra opção, neste caso todo controle de acesso é feito por meio de tecnologia em que tanto moradores quanto visitantes e prestadores de serviço acessam o condomínio por meio de app, tags, convites com leitor de QR Code ou facial, ficando o rastreio do acesso atrelado à unidade, ou por meio da central remota que faz o atendimento e a intermediação de visitantes com a unidade para liberação de acesso.
Faxineiro ou Auxiliar de Serviços Gerais
O faxineiro, ou auxiliar de serviços gerais, tem a função de manter todo o condomínio limpo, logo é uma tarefa de grande responsabilidade e demanda.
Tudo vai depender das dimensões do condomínio:
- número de torres;
- quantidade de andares;
- número de unidades;
- áreas comuns e de lazer.
Outros fatores que devem ser levados em consideração:
- tipo de piso das áreas comuns e dos halls de entrada;
- características dos elevadores e salões de festa ou ginástica;
- existência de piscinas, saunas e vestiários;
- entre outros.
Estes itens podem aumentar o serviço de limpeza dentro do condomínio.
Pensando nisso, os profissionais podem revezar a faxina por blocos e quanto maior for o empreendimento, mais profissionais na limpeza serão necessários.
Exemplo: um condomínio com 3 blocos de 56 apartamentos em cada, com piscina, playground, salão de festa e churrasqueira, precisa de, no mínimo, 2 faxineiros. Vale lembrar que a carga de trabalho dos profissionais deve ser compatível, para não desencadear insatisfação, baixa produtividade e comprometer o seu bem-estar.
Os profissionais responsáveis pela limpeza trabalham em jornada de 44 horas semanais, geralmente de segunda a sábado, com folga no domingo.
Zelador
O zelador está intimamente ligado à gestão do condomínio. Em alguns casos, geralmente de empreendimentos de menor porte, esse profissional também realiza o papel de faxineiro, faz pequenos reparos e pode ser aquele que cobre o intervalo dos porteiros.
Em muitos casos, o zelador mora no condomínio, com isso pode ser acionado fora do seu horário regular em situações emergenciais, de acordo com as demandas do condomínio.
Nesses casos, é fundamental estabelecer que horas extras devem ser apenas em determinadas situações para preservar ao máximo o tempo de descanso. Aqui cabe ao síndico educar os moradores para não fazer solicitações fora do expediente.
No mais, os zeladores costumam cumprir uma jornada comum, de 44 horas semanais, também com folgas aos domingos.
Em relação a quantidade de funcionários do condomínio, a figura do zelador pode ser importante para condomínios "padrão" (1 torre com mais de 50 unidades) em diante - e a depender do número de torres, haverá a necessidade de contratar um auxiliar para trabalhar em conjunto com o zelador.
Em condomínios de menor porte, um auxiliar de serviços gerais pode ser suficiente, dispensando o zelador.
Já nos condomínios maiores ou condomínios comerciais, podem ser necessários outros profissionais, como jardineiro, manutencista, gerente predial, recepcionista e auxiliares diversos, veja abaixo:
Jardineiro
O jardineiro é encarregado de cuidar das áreas verdes do condomínio. Sendo assim, ele vai realizar as podas, adubação, irrigação, preparar novas mudas, entre outras tarefas.
Obviamente, suas funções sempre estão de acordo com as exigências do síndico e dos condôminos.
Os jardineiros possuem jornadas semelhantes às dos demais funcionários, de 44 horas semanais. Porém, a grande maioria dos condomínios prefere contratar o serviço de jardinagem terceirizado.
Gerente predial
Ser gerente predial exige grande responsabilidade, sendo o profissional que vai estar à frente da gestão de todos os setores do condomínio. Portanto, ele é como o braço direito do síndico.
Os gerentes prediais também exercem a função administrativa, assim, podem efetuar relatórios, orçamentos e contratos. Sua carga horária é de 44 horas semanais e, na maioria das vezes, apenas um único gerente predial consegue dar conta da demanda do condomínio.
Recepcionista
O trabalho de recepcionista muitas vezes é realizado pelo próprio porteiro. Entretanto, em condomínios maiores, principalmente comerciais, há necessidade de um profissional para promover a comunicação com os escritórios (ou moradores), anotar recados, organizar reuniões, organizar contratos, pagar contas, entre outras funções.
O recepcionista deve cumprir a carga de 44 horas semanais, geralmente no horário comercial.
Síndico
Por lei, o síndico não é funcionário do condomínio. Ele é um representante eleito em assembleia para representar a coletividade. E ele pode ser ou não morador do prédio. Quando o síndico reside no condomínio, ele pode estar presente em diversos horários, mas vai depender se ele tem um emprego em paralelo.
Por isso, o ideal é estabelecer um processo de atendimento aos moradores e funcionários, com meios de comunicação, plantão presencial ou online, e situações de emergência — justamente para não haver sobrecarga de tarefas.
Quando o síndico não mora no condomínio, que é o caso de um síndico profissional contratado - aí sim, um prestador de serviço -, ele cumpre o horário comercial para atendimento a partir de seu escritório, juntamente com sua equipe. Por ser profissional, em muitos casos, o síndico administra outros condomínios, assim, precisando cumprir a função nesses outros locais.
Na maioria dos casos, fica pré-estabelecido também alguns dias por semana para que o síndico compareça ao empreendimento para visitas e atendimentos presenciais, além de processos para gerenciar situações emergenciais.
Como calcular a quantidade de funcionários do condomínio ideal
Como vimos até aqui, não existe uma fórmula exata para determinar o número ideal de funcionários, mas algumas diretrizes podem ajudar nessa tarefa:
- Análise das necessidades: Faça um levantamento detalhado das demandas do condomínio, conforme listamos anteriormente;
- Estudo de carga horária: Verifique a necessidade de cobertura 24 horas para algumas funções, como portaria, ronda, segurança;
- Avaliação orçamentária: Considere os custos trabalhistas e o impacto na taxa condominial;
- Benchmarking: Compare com condomínios de mesmo porte na região onde está localizado.
Lembrando que cada condomínio tem suas particularidades, portanto, o que funciona para um, pode não funcionar para outro.
Otimização da equipe de funcionários
Uma vez definida a quantidade de funcionários, é fundamental otimizar a equipe para garantir eficiência e qualidade nos serviços prestados. Algumas estratégias incluem:
- Treinamento contínuo: Invista na capacitação e reciclagem dos colaboradores;
- Definição clara de funções: Estabeleça as responsabilidades de cada cargo. Isso é importante para dar clareza ao funcionário como evitar acúmulos de função desnecessários que encarecem a folha ou podem gerar reclamações trabalhistas no futuro;
- Uso de tecnologia: Implemente sistemas que auxiliem na gestão e controle. Hoje existem aplicativos de gestão condominial, de manutenção do condomínio e gestão de tarefas que pode ser adaptado ao condomínio;
- Avaliação periódica: Realize feedbacks, pelo menos uma vez por trimestre, e implemente ajustes quando necessário. É fundamental que o funcionário saiba onde está acertando e onde precisa se aprimorar, tanto para o desenvolvimento dele, quanto para a satisfação do condomínio como um todo.
A otimização da equipe pode trazer como resultados a melhora na qualidade dos serviços e em economia para o condomínio no longo prazo.
Quando contratar o serviço terceirizado?
Alguns síndicos preferem contratar seus funcionários no regime CLT e ter sua equipe própria, enquanto outros consideram o serviço terceirizado muito atrativo, visto que traz otimização e bom custo-benefício. Vale lembrar que tudo depende da demanda do condomínio, do estilo de gestão e preferência dos condôminos.
Em condomínios maiores ou de luxo, contar com um quadro de funcionários próprios pode garantir maior eficiência e satisfação dos moradores a depender do nível de exigência ou peculiaridades do empreendimento.
Atividades como portaria, limpeza e jardinagem são muito comuns de serem terceirizadas em condomínios. Ao optar pela terceirização, é importante:
- Avaliar cuidadosamente as empresas prestadoras de serviços;
- Verificar a conformidade com as leis trabalhistas;
- Estabelecer contratos claros e detalhados;
- Monitorar a qualidade dos serviços prestados.
Para saber quais os prós e contras da contratação do serviço terceirizado e descobrir se é a melhor opção para o seu condomínio, confira agora o artigo 20 dúvidas sobre serviço terceirizado em condomínio! Você também pode maratonar a websérie Descomplicando a Terceirização, neste link.
Como pudemos ver nesta matéria, definir a quantidade ideal de funcionários para um condomínio é uma tarefa complexa que requer análise cuidadosa e planejamento. Por isso, síndicos devem considerar as particularidades do empreendimento, as necessidades dos moradores e o orçamento disponível para encontrar o equilíbrio perfeito entre eficiência e custo-benefício.
Lembre-se de que a equipe de funcionários é essencial para o bom funcionamento do condomínio e para a satisfação dos moradores. Investir em uma gestão eficiente de recursos humanos não apenas otimiza os custos, mas também contribui para um ambiente mais agradável e valorizado para todos.
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