Responsabilidades do condomínio só aumentam, e agora?

Síndicos sempre tiveram vidas dinâmicas e cheias de atribuições, mas ao longo dos últimos anos as responsabilidades do condomínio se multiplicaram nos campos contábil, jurídico e trabalhista, especialmente com a introdução do eSocial e da Lei Geral de Proteção de Dados.

Além disso, governos estaduais e municipais têm se atentado cada vez mais ao segmento, elaborando normas como a que determina a autovistoria periódica no Rio de Janeiro.

Dada a complexidade das novas obrigações, administradoras têm se preparado para prestar o apoio necessário, com a dedicação exclusiva e o conhecimento técnico que somente empresas estruturadas podem oferecer. Este é o caso da BAP Condomínios e Imóveis, que faz o monitoramento de todas as atualizações por meio de setores como: jurídico, departamento pessoal, tributário e outros.

“Entendemos que toda nova responsabilidade atribuída ao síndico é também repassada à administradora do condomínio, e toda preparação de sistemas e processos administrativos deve ser pensada para resguardar o empreendimento”, explica o diretor executivo Rafael Thomé.

Dessa forma, a BAP se propõe a cuidar de todos os pagamentos, recolhimentos tributários, deveres trabalhistas e da legislação para que o gestor do Rio de Janeiro possa se dedicar a valorizar o condomínio, dialogar com moradores e melhorar o ambiente condominial. Tudo isso com agilidade no atendimento e prezando sempre pela qualidade dos serviços, que você vai conhecer melhor a seguir!

Gestão financeira transparente com sistema exclusivo

Dentre as responsabilidades do condomínio, manter a saúde financeira em dia talvez seja um dos maiores desafios, sem contar a importância de dar visibilidade às movimentações realizadas mensalmente para acompanhamento dos moradores.

Com um pacote abrangente de soluções para condomínios, a BAP cuida de todas as etapas necessárias para o cumprimento de obrigações tributárias, rotinas fiscais e transações com fornecedores dentro dos prazos determinados, garantindo conformidade e evitando multas ou sanções.

"Somos especializados em apoiar síndicos que querem melhorar a gestão do condomínio de forma transparente, segura e participativa, sem gastar tempo e esforço com burocracias desnecessárias", ressalta Rafael.

Um dos diferenciais da administradora nesse sentido é o BAPNET, sistema com acesso versátil e prático por onde é possível conferir itens como: 

• Relatórios financeiros detalhados e exportáveis para Excel;
• Ficha de colaboradores, a partir da integração com o Departamento Pessoal;
• Contas a pagar e receber simplificadas;
• Segunda via de boletos bancários;
• Documentos armazenados pela empresa;
• Pasta de Prestação de Contas Digital.

Responsabilidades do condomínio com os funcionários

Mencionado acima, o Departamento Pessoal conta com uma equipe atualizada e especializada na legislação trabalhista, que dá todo o suporte que o síndico precisa nos seguintes processos de gestão de funcionários: 

• Admissão e demissão;
• Gestão de encargos, benefícios, folhas de pagamento, horas extras e banco de horas;
• Assessoria especializada para eSocial e EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais);
• Administração de pessoal e processos trabalhistas.

Em parceria com o Grupo Delphi, empresa especializada em Saúde e Segurança do Trabalho, a administradora ainda oferece assessoria para as seguintes responsabilidades do condomínio:

Programas Anuais

• PGR (Programa de Gerenciamento de Risco): substitui o PPRA (Programa de Prevenção Riscos Ambientais) desde 2022, implementando a identificação de riscos ergonômico e acidentário, junto com aos fatores biológico, físico e químico;
• LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho): laudo obrigatório que conclui se a exposição do trabalhador aos agentes nocivos caracteriza o direito à aposentadoria especial, baseando-se na legislação previdenciária.
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): documento histórico-laboral do trabalhador que reúne, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica durante todo o período em que este exerceu suas atividades no condomínio.
• Curso CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes): tem o objetivo de ajudar na prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho, sendo exigido pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego). Sancionada em 21 de setembro de 2022, a Lei 14.457 é uma conversão da Medida Provisória 1.116/21 e o seu treinamento é obrigatório com renovação anual (NR 05.6.2). 

Programa Mensal

• PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) + ASO (Atestado de Saúde Ocupacional): monitoramento de saúde do funcionário, é realizado em processo de admissão, rescisão, mudança de função, retorno ao trabalho ou periódico.

Guarda de documentos do condomínio conforme prazos legais

Na BAP, a gestão de documentos dos condomínios é feita pelo Centro de Documentação (CEDOC), com o armazenamento dos arquivos em segurança pelos prazos legais.

A guarda envolve um conjunto de processos que abarcam o armazenamento físico, organização e uso inteligente de arquivos como: contratos, guias de impostos, folhas de pagamento, convenção, regulamento interno, livro de atas, entre outros.

"Com esse serviço, preservamos a memória do condomínio, mantendo a documentação dentro da legislação e da tabela de temporalidade. Além disso, otimizamos processos para reduzir os custos dos clientes com espaço físico para guarda, garantindo que eles possam ter respostas rápidas para eventuais demandas trabalhistas, evitando prejuízos financeiros inesperados", complementa o diretor executivo da BAP.

Apoio completo para síndicos e moradores

"É essencial estabelecer claramente as responsabilidades de cada parte, síndico e administradora, desde o início. Nós superamos esse desafio mantendo a comunicação contínua e acessível, tanto com gestor quanto com os moradores, disponibilizando diversos canais eficientes para resolver demandas e dúvidas, reforçando nossa presença e capacidade de gestão", detalha Rafael.

Ciente da rotina de cada condomínio, o setor de atendimento se dedica à resolução de problemas e dúvidas, apoiando a gestão interna. Dentre suas responsabilidades estão: 

• Atendimento personalizado a síndicos, conselheiros e condôminos;
• Rateio das despesas condominiais;
• Elaboração de previsão orçamentária;
• Elaboração dos boletos de cota condominial;
• Prestação mensal de contas física e digital;
• Consultoria especializada em assuntos condominiais;
• Consultoria especializada em seguros obrigatórios.

Profissionais capacitados também são disponibilizados para prestar assessoria nas questões que envolvem o preparo e condução das Assembleias Gerais Ordinárias e Extraordinárias, que podem ser presenciais ou virtuais. Assim, eles podem assumir a elaboração de ata, apresentação da previsão orçamentária, além de auxiliar o secretariado em relação a quórum de votação das pautas e cumprimento da convenção e regulamento interno.

Segundo Rafael Thomé, a presença deste colaborador tem papel fundamental, uma vez que ele garante o cumprimento do rito assemblear para que as decisões ali tomadas produzam o efeito desejado.

Em casos de troca de síndicos, após assinatura da ata, a BAP confecciona procurações e valida documentos do novo ocupante do cargo para atualização do Certificado Digital junto aos órgãos competentes. Se não houver mudanças na gestão, o procedimento é feito conforme a validade do documento.

Complementando os serviços, a assessoria jurídica é realizada em parceria com escritórios jurídicos para auxiliar o condomínio em questões legais e atuar rigorosamente, por exemplo, na cobrança de inadimplentes.

Ferramenta para manter os condôminos atualizados

Mais uma das inovações da BAP, o Facilita Condo é uma ferramenta para a gestão das rotinas internas que integram as responsabilidades do condomínio.

Com ele é possível divulgar notícias, acompanhar e responder ocorrências, acessar o histórico sobre prestações de serviços, realizar enquetes para colher opiniões de moradores, gerenciar reservas de áreas comuns e muito mais.

"Manter moradores e funcionários informados sobre mudanças na administração é crucial para promover transparência, reduzir incertezas e fomentar um ambiente de confiança e colaboração nos condomínios. A BAP recomenda utilizar diversos canais de comunicação, ser claro e objetivo, informar pontualmente, incentivar feedbacks e manter atualizações regulares para garantir uma comunicação eficiente", encerra o diretor executivo.

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