Planejamento dos três primeiros meses do ano no condomínio
Os três primeiros meses do ano no condomínio exigem ações específicas do síndico. Nesta matéria falamos de planejamento, manutenção, férias e muito mais
Os três primeiros meses do ano no condomínio são cruciais para o restante do período e definirão todo o andar da carruagem.
Em janeiro, fevereiro e março, a gestão condominial enfrenta demandas diferentes daquelas típicas do último trimestre - mas nem por isso este é um período menos desafiador.
Nessa matéria vamos explicar como o primeiro trimestre do ano é tão importante para condomínios, quais as diferenças para o final de ano e quais ações devem ser tomadas pelo síndico no que diz respeito a planejamento, manutenção, férias, Carnaval, obrigações legais e tributárias, funcionários e sua própria capacitação pessoal. Confira!
Por que o primeiro trimestre do ano é tão importante para os condomínios?
A rotina intensa muitas vezes leva os síndicos a operarem no piloto automático, vivendo de apagar incêndios e resolvendo emergências sem conseguir pensar muito bem nelas.
No entanto, nos primeiros três meses do ano, há a oportunidade de interromper esse ciclo reativo e se dedicar à análise crítica do condomínio, ainda mais naqueles em que houve troca de síndico.
Por isso, esse período é de vital importância para os condomínios, representando um momento estratégico para os síndicos realizarem avaliações aprofundadas, estudos e muito planejamento.
Para a síndica profissional Paula Cordeiro, que atua em Vitória/ES, atividades corriqueiras como a compra de materiais, por exemplo, podem ser repensadas de maneira menos automática, com o objetivo de se tornarem mais eficientes.
Além de simplesmente adquirir os itens necessários, os síndicos podem utilizar esse "período levemente mais calmo" do condomínio para adotar uma abordagem mais proativa. Quem sabe avaliando a competitividade de preços no mercado, explorando oportunidades de negociação, estabelecendo parcerias vantajosas e otimizando os custos operacionais.
Desse mesmo modo, outras tarefas do dia a dia do condomínio também podem ser revisadas nesse sentido.
Em resumo, os três primeiros meses do ano representam uma oportunidade única para reflexão e planejamento de ações as quais impactarão condomínio, moradores e gestão.
Quais as diferenças entre o último trimestre do ano e o primeiro trimestre do ano?
Os últimos três meses do ano e os primeiros três meses do ano apresentam contrastes significativos para a gestão condominial.
No último trimestre, por exemplo, há uma pressão de caixa intensificada devido ao pagamento do 13º salário e outras despesas relacionadas ao final de ano. "Isso cria um pico de despesas que exige planejamento antecipado e cuidado especial com o fluxo de caixa", justifica Alexandre Barbosa, fundador da Newcondo.
Gustavo Oliveira, síndico profissional e sócio de Barbosa, acrescenta também a questão da ansiedade da gestão em concluir projetos. Além disso, atender às expectativas dos moradores é mais palpável no final do ano - sempre correndo com sprints finais e demandas intensas de final de ano.
Já nos primeiros três meses do ano, a atmosfera para a gestão condominial é mais tranquila e propícia ao planejamento.
Enquanto muitos moradores estão fora devido a férias e viagens, os síndicos se liberam do atendimento ao condômino (tantas vezes marcado por certa pressão e cobranças), ganhando mais tempo e tranquilidade para realizar análises profundas e planejar melhorias.
Mas Silvana Laguna, gestora na administradora Auxiliadora Predial, alerta para os síndicos não baixarem a guarda com essa aparente sensação de tranquilidade.
"Não podemos parar. Existem obrigações. Tem que continuar executando melhorias, mantendo a segurança, limpeza e manutenções. Embora sejam meses em que os condôminos não estão lá muito envolvidos, com certeza, quando retornarem das férias, irão cobrar um condomínio impecável, com tudo em dia", reforça.
8 Ações relacionadas a planejamento dos três primeiros meses do ano no condomínio
Começo de ano é o momento ideal para planejar o futuro do condomínio, fazendo um balanço do que foi bom ou ruim, do que pode ser dispensado, revisado, melhorado e tudo mais. Portanto, agora é hora de fazer tudo aquilo que o síndico não teve tempo de fazer. Confira 8 ações que preparamos para você:
1. Revisar o Plano Diretor
Segundo a síndica profissional Paula Cordeiro, ao longo do ano, a gestão fica tão focada em manutenção e correção, que se esquece de que sempre é preciso programar melhorias.
"O começo de ano é fundamental para analisar se o plano do condomínio está em dia, se tem algo para melhorar, investir, etc."
2. Planejar o calendário de eventos do ano
Eventos em condomínios rendem muitos benefícios à convivência entre os moradores, por isso muitos síndicos têm investido nesse tipo de ação.
Se este for o caso do seu condomínio, é importante se organizar com antecedência, criando um calendário de eventos que acontecerão no ano inteiro, em conjunto com a previsão orçamentária. Dia das Crianças, Páscoa, Festa Junina, Dia das Bruxas, Natal, ideias não faltam!
- Confira nosso Guia de Eventos aqui e veja como organizar festas para cada data!
3. Rever contratos
Avalie todos os contratos dos prestadores de serviço fixos e pontuais. Veja se tem algum que pode ser melhorado, substituído, se o atendimento da empresa está a contento e, caso for, ajustar e negociar com ela.
4. Atualizar o Plano de Contingência
Os primeiros três meses do ano são marcados pelos temporais de verão. Assim, é muito importante que o condomínio esteja preparado para enfrentar qualquer possível emergência - algo que um Plano de Contingência pode assegurar.
Manter o documento atualizado é um etapa recorrente da gestão, mas nada melhor e mais seguro do que checá-lo na íntegra logo no início do ano. Verifique se houve alguma alteração nas instalações do condomínio, bem como prestador de serviço, telefones e funcionários.
5. Estudar a inadimplência
Acompanhar a inadimplência também é uma tarefa frequente da gestão ao longo do ano. No entanto, o "olho viciado" em alguns casos pode deixar passar medidas mais eficientes e criativas.
De acordo com Paula, nos três primeiros meses do ano é válido observar, em parceria com a administradora, se existe alguma ação específica contra a inadimplência ou se realmente está tudo ok.
6. Prepare-se para a assembleia
É entre janeiro e março que as Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) costumam acontecer nos condomínios. Nesta reunião, o síndico tem como objetivos prestar e aprovar contas do exercício anterior, aprovar a previsão orçamentária e, quando aplicável, eleição do novo corpo diretivo (síndico, subsíndico e conselho).
Esse item tem tudo a ver com o planejamento do 1º trimestre do condomínio, já que muita coisa que impacta o futuro do empreendimento é definida na AGO.
Os síndicos devem estar preparados para a assembleia do condomínio, mas segundo Pedro Kurpan, gerente geral de condomínio da da administradora CIPA, é importante que eles busquem suporte da administradora para a execução das reuniões. "É papel dela auxiliar o condomínio na elaboração dos materiais necessários", afirma.
Abaixo seguem conteúdos relevantes sobre previsão orçamentária, prestação de contas e eleição de síndico:
- Como fazer a previsão orçamentária inteligente do condomínio
- Como apresentar a prestação de contas do condomínio em assembleia
- Como organizar eleições para síndico no condomínio
7. Crie comissões especiais
O síndico profissional da Newcondo Gustavo Oliveira conta que a gestão pode aproveitar o espírito renovado dos moradores neste início de ano para criar comissões especiais, como de sustentabilidade ou segurança.
"Propor isso na AGO é uma boa ideia, porque nesse período as pessoas ficam mais empolgadas em participar dessas ações", comenta.
8. Faça uma review do ano anterior
Assim como costumamos fazer em nossa vida pessoal, começo de ano é propício para revisar tudo o que aconteceu no condomínio durante ano anterior e, assim, eliminar o que não deu certo, manter aquilo que foi bom e incluir novas práticas, soluções e projetos.
Nas assembleias comandadas por Gustavo, ele apresenta um levantamento completo de todas as realizações feitas no condomínio.
Isso já é feito mês a mês, mas em janeiro/fevereiro o síndico profissional compila todas as informações em um só documento. São inseridas informações em quatro grupos distintos:
- Segurança
- Financeiro
- Contábil
- Melhorias
Gustavo inclui registro fotográfico de antes e depois, laudos, demonstrativos, etc. Tudo está atrelado à prestação de contas e previsão orçamentária.
"“É uma apresentação em que mostramos que as despesas estavam previstas em um valor 'x', foram realizadas da forma 'y', por causa de 'z' coisas… A guarita melhorou, modernizamos o controle de acesso, reformamos o parquinho, trocamos as tabelas das quadras, etc.", exemplifica o síndico profissional.
10 Ações relacionadas à manutenção para os três primeiros meses do ano no condomínio
O verão, além do calor, também traz chuvas torrenciais no começo de ano. Então o síndico precisa deixar o condomínio estruturalmente preparado para estes grandes volumes de água em um espaço curto de tempo.
Tudo isso conciliando as manutenções preventivas de acordo com o fluxo de caixa e o orçamento do condomínio.
- Veja também: Prepare seu condomínio para o período de chuvas
Nesse sentido, o síndico deve estar atento a esses 10 pontos:
1. Limpeza da caixa d'água
Com o calor recebido durante os meses do verão, é recomendável que a lavagem dos reservatórios seja realizada até março.
Para saber mais sobre limpeza de caixa d'água em condomínios, acesse aqui.
2. Cuidados com jardim
O verão começa no final de dezembro e vai até meados de março. Por ser a estação mais quente do Brasil, as plantas sofrem com o calor e com as pragas e o cuidado com elas é fundamental para manter o condomínio valorizado.
É uma época para realizar poda da grama, novas adubações químicas peculiares a cada espécie e correção do pH do solo caso haja necessário.
Além disso, é importante preparar as plantas para o frio.
Para saber mais sobre cuidados com jardim do condomínio em diferentes estação do ano, acesse aqui.
3. Manutenção de para-raios
Devido às chuvas de verão, a incidência de raios pode ser maior no início de ano, por isso é importante fazer a inspeção do SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas).
No vídeo abaixo, o engenheiro manutencista e professor do SíndicoNet Experts, Felipe Lima, fala um pouco mais sobre a importância da manutenção dos para-raios do condomínio, assista:
4. Medidas preventivas contra a dengue
Com as chuvas de verão, é normal o acúmulo de água em calhas, lajes, pneus, vasos de plantas e objetos desprotegidos nas áreas de circulação ou jardins do condomínio.
Caso não haja uma limpeza adequada, esses lugares se tornam criadouros ideais para a reprodução do mosquito Aedes Aegypti. Nesse sentido, é preciso tomar cuidados tanto nas áreas comuns quanto nos apartamentos.
5. Alagamento de garagem
As inundações são um problema recorrente em várias cidades brasileiras, especialmente na época de chuva como no verão.
Em condomínios, quando se soma esse fenômeno natural à falta de manutenção, revisão da drenagem do prédio e limpeza dos canos, ralos de áreas comuns, bem como da caixa que coleta água pluvial ou mesmo defeito de construção do empreendimento, a garagem pode sofrer com alagamentos. Nesse sentido, fazer uma revisão na rede pluvial é imprescindível.
6. Entupimento de tubulações
Seguindo a mesma lógica do item anterior, com o aumento de fluxo de água devido às chuvas de verão, o condomínio pode sofrer com o entupimento de tubulações.
Uma medida interessante é colocar ou trocar as telas nos ralos das áreas comuns por onde passa água para rede pluvial, pois minimiza a quantidade de sujidade.
7. Gerador
É também por conta das fortes chuvas que a energia elétrica do condomínio pode sofrer oscilações. Isso compromete, principalmente, a segurança do empreendimento, já que portões, câmeras, luzes das áreas comuns, interfones e elevadores ficarão parados.
Geradores são uma alternativa. Se o seu condomínio possui esse tipo de equipamento, a manutenção, sobretudo limpeza dos filtros, precisa estar em dia.
8. Instalações elétricas
As chuvas de verão podem comprometer as instalações elétricas do condomínio, principalmente se provocar quedas frequentes de energia. Os riscos disso vão desde incêndios a choques de alta voltagem, que podem, inclusive, matar uma pessoa.
Fora esses riscos, também pode gerar desperdícios consideráveis para o condomínio, devido à fuga de energia.
Portanto, previna-se para a temporada de chuvas revisando quadros de energia, bem como o aterramento dos sistemas elétrico/eletrônico dos portões.
9. Poda de árvores
É comum fortes temporais de verão provocarem queda de árvores. Realizar a poda de espécies que estão ao redor do condomínio é uma medida preventiva contra acidentes.
Esta matéria explica como o condomínio deve proceder em casos de poda de árvore, confira.
10. Obras e melhorias
Segundo Silvana Laguna, da administradora Auxiliadora Predial, obras e melhorias, como reforma da garagem e troca de pisos, são viáveis nesse começo de ano em alguns condomínios, pois há menor fluxo de pessoas, uma vez que muitas estão viajando.
Ações relacionadas às férias de começo de ano nos condomínios
Como no início do ano ainda estamos em período de férias e festas, é necessário que o síndico se reúna com os funcionários e prestadores de serviço do condomínio para traçar o melhor plano de gestão e adeque as rotinas para este momento.
Para Pedro Kurpan, a atenção da equipe precisa ser redobrada para que o acesso de pessoas não autorizadas não seja permitido, à prevenção a acidentes e para que manutenção e limpeza mantenham a mesma qualidade dos períodos de menor circulação de pessoas.
Abaixo, alguns pontos de atenção quanto ao período de férias do início do ano em condomínios:
1. Uso intenso da piscina e outras áreas comuns (especialmente por crianças)
Ainda que muita gente saia do condomínio para viajar durante as férias de janeiro e fevereiro, é provável que outros moradores decidam aproveitar os espaços comuns, sobretudo as crianças em piscinas e playgrounds.
Cuidar da manutenção desses ambientes e de outras áreas comuns é fundamental para evitar acidentes e depredação de patrimônio. Leia estas matérias:
- Como manter piscinas de condomínios de maneira segura
- Como lidar com crianças no condomínio durante as férias
- Regras, manutenção e cuidados com Playgrounds em Condomínios
Neste vídeo, o advogado Márcio Spimpolo explica o papel e a responsabilidade de pais, síndico e funcionários em relação às crianças de férias no condomínio.
2. Condomínio e apartamento vazios exigem maior cuidado com segurança
Muitos moradores aproveitam o período de férias para viajar, deixando o condomínio vazio e criando uma situação propícia para ação de criminosos.
Além disso, os moradores que ficam e os funcionários podem estar relaxados demais com a aparente calmaria e se esquecerem de adotar os procedimentos de seguranças habituais.
3. Maior atividade de locações de curta temporada, sobretudo, em condomínios de veraneio
Existe uma redução natural na movimentação dentro dos condomínios no início de ano. Porém, por se tratar de um período de férias, muitos empreendimentos, principalmente os situados em cidades litorâneas, com unidades disponíveis para locação de temporada, tendem a ser mais procurados.
Se este é o caso do seu condomínio, acesse esta matéria com orientações de segurança e manutenção do sossego em locações de curta temporada.
Cuidado especial com Carnaval
O carnaval pode afetar condomínios (principalmente os que estão na rota dos bloquinhos) no que diz respeito à segurança, limpeza, barulho e vandalismo.
Gustavo Oliveira indica conversar com autoridades públicas para disponibilizar banheiros químicos e aumentar o policiamento na região, ou mesmo alinhar isso com os organizadores do evento, como boas alternativas de prevenção.
Da mesma forma, vale pensar em contratar vigilantes temporários e usar tapumes ou gradis para proteger o entorno do condomínio.
Acesse esta matéria para conhecer mais dicas de como proteger o condomínio dos perigos do Carnaval.
Capacitação de funcionários
Na opinião de Paula Cordeiro, é extremamente válido aproveitar os três primeiros meses do ano no condomínio para investir no treinamento dos funcionários.
"Analise se estão devidamente capacitados e atualizados, bem como proponha cursos e faça reuniões de alinhamento com eles", sugere.
Conheça também: Cursos online sobre condomínios do SíndicoNet Expert
Capacitação pessoal do síndico
Em muitos momentos, ser síndico pode se tornar estressante, afinal, são muitas tarefas para realizar e responsabilidades para abraçar. Isso sem contar na energia carregada a qual os gestores acabam sendo expostos ao lidar com problemas pessoais de moradores e funcionários.
Veja mais: Síndico estressado: 9 lições para não perder a cabeça e Burnout do síndico profissional: Causas, sintomas e remédios
"Ontem mesmo conversei por mais de uma hora com uma moradora que tinha acabado de prender o marido por violência doméstica. Dei a devida atenção a ela, ouvindo-a chorar e, claro, prestei meu apoio. Somos seres humanos, não temos como ficar indiferentes a uma situação como essa. E, assim, a gente acaba assimilando muita coisa externa e negativa para nossa vida", expõe Paula.
Para se blindar disso, o síndico pode usar o início de ano para se fortalecer pessoalmente e renovar energias para aguentar o 'tranco'. Isso se faz cuidando da saúde mental, praticando o autoconhecimento, buscando amadurecimento e exercitando a inteligência emocional.
As dicas de Paula são:
- Busque capacitação pessoal fazendo cursos na área;
- Planeje uma atividade física regular;
- Inicie aquele projeto pessoal que está na gaveta há anos;
- Tenha hobbies;
- Programe suas férias.
"O tempo passa e, lá na frente, você vai ver que só tratou do problema de terceiros. Então, quando o síndico está bem mental e fisicamente, com certeza vai conseguir conduzir o condomínio da melhor forma possível", sinaliza ela.
Obrigações legais e tributárias referentes aos três primeiros meses do ano no condomínio
Os primeiros meses do ano trazem alguns compromissos legais que devem ser observados e, mais uma vez, a recomendação de Pedro Kurpan é que o síndico se faça valer de uma boa administradora como parceira para evitar problemas futuros.
Esse é o momento de algumas entregas, tais como:
- Elaboração da DIRF - Declaração do Imposto de Renda (Fique atento ao calendário oficial do governo);
- Atualização dos dados cadastrais junto à Receita Federal (caso tenha ocorrido a mudança do síndico na AGO);
- Verificar/atualizar a Certificação Digital do Síndico;
- Pagamento da contribuição sindical do sindicato patronal dos condomínios (se aplicável).
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Fontes consultadas: Silvana Laguna (Auxiliadora Predial), Paula Cordeiro (síndica profissional), Alexandre Barbosa (síndico profissional), Gustavo Oliveira (síndico profissional), Pedro Kurpan (CIPA)
