Entenda a dinâmica operacional das administradoras

Para que um síndico dedique-se à efetiva gestão do condomínio, uma das principais parceiras é a administradora. É a ela que se delegam as cerca de 200 atribuições administrativas, financeiras e de recursos humanos do condomínio - conforme artigo 1.348 § 2º do Código Civil. 

E é justamente aí que reside uma dinâmica operacional pouco compreendida por síndico, corpo diretivo e condôminos. Há por trás uma engrenagem com centenas de atividades invisíveis em processos bem encadeados, executados por diferentes departamentos e um batalhão de profissionais das administradoras.

Nesta matéria, vamos explicar como é essa dinâmica operacional para que você, síndico, tenha uma parceria mais produtiva com a sua administradora, resultando em uma gestão condominial ainda mais eficiente e com mais resultados.

 Nesta matéria você vai ler: 

• Dinâmica operacional das administradoras  
• Tarefas e riscos invisíveis
• Departamentos da administradora
• Síndico e administradora: discutindo a relação 
• Administradora: muito além da "boletagem"

Dinâmica operacional das administradoras

Uma administradora de condomínio precisa estar bem organizada na sua estrutura de governança para exercer a sua função contratual de prestar um serviço de qualidade ao condomínio, explica Marcelo Borges, diretor de Condomínio e Locação da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI).

Um exemplo emblemático e corriqueiro que mostra a importância dessa engrenagem nos bastidores da administradora de condomínio é o pagamento de uma "simples" conta.

Para síndico, conselheiro ou condômino, a tarefa aparentemente configura em três etapas - enviar a conta, pagar e anexar à prestação de contas. No entanto, ela se desdobra em 9 passos:

"A administradora deverá possuir uma equipe de especialistas com capacidade para analisar a documentação. Isso requer investimento com treinamentos internos e externos, além de constantes atualizações", explica Marcelo Borges, da ABADI.

Análise de nota fiscal é uma das tarefas invisíveis mais trabalhosas.

"Todo mundo imagina que as notas fiscais chegam todas certinhas, mas nem sempre é assim. Não raro é preciso corrigir inconsistências, caso contrário, o condomínio pode até ser multado. Isso ninguém vê", comenta Pedro Kurpan, gerente comercial da Cipa, administradora de mais de 1.300 condomínios no estado do Rio de Janeiro.

No caso das retenções tributárias, o condomínio é considerado, em diversas legislações, como responsável pelo recolhimento de tributos de responsabilidade de pessoa contratada, seja física ou jurídica. 

Tarefas e riscos invisíveis

A gestão condominial está recheada de atividades que dependem da dinâmica operacional da administradora bem engrenada para manter o empreendimento com tudo em ordem. 

O Departamento de Pessoal ou Recursos Humanos da empresa, por exemplo, tem grande responsabilidade no pagamento e recolhimentos corretos das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais do condomínio. Equipe deve estar constantemente atualizada em tudo que envolva relações de emprego.

"Existe um trabalho hercúleo no DP para garantir que todas as questões trabalhistas dos funcionários próprios dos condomínios estejam corretas. Errar o cálculo de uma demissão pode gerar um grande passivo trabalhista, por exemplo. Tudo vira custo no bolso do condômino", alerta Pedro Kurpan, da Cipa.  

Fundador da administradora Ello em João Pessoa e Recife, o advogado e colunista do SíndicoNet Inaldo Dantas cita outros exemplos de tarefas invisíveis feitas pelas administradoras que, num lapso, podem render grandes dores de cabeça ao condomínio:

1. Pró-labore do síndico: síndico orgânico isento da taxa condominial, embora não receba um salário, deve ter o recolhimento do INSS sobre o valor da cota que não pagou, que configura em pró-labore. A responsabilidade de fazer isso todo mês é da administradora, que também gera anualmente o Informe de Rendimentos para Declaração de Imposto de Renda do síndico.

"Se isso não for feito e houver fiscalização, o condomínio é multado e quem responde é o próprio síndico", salienta Dantas, que já atuou como síndico profissional. 

2. Escala de folga de funcionário é outro calcanhar de Aquiles. Se a escala é mal feita, há excedentes de horas extras e isso vai se arrastando, pode gerar reclamação trabalhista e indenização onerosa para o caixa do condomínio.

3. Mão de obra terceirizada, para o condomínio que tem, deve haver acompanhamento de perto junto à empresa terceirizada e conferir se os recolhimentos de impostos, cumprimentos de obrigações ligadas à medicina do trabalho e outros estão em dia. Em um processo trabalhista, o condomínio pode ser solidário. 

"Como representante, o síndico responde pelo condomínio. Ele não precisa dominar todo o conhecimento administrativo, contábil, legal se for bem assistido. Com uma administradora especializada, a chance dele errar é mínima", afirma Inaldo Dantas.  

Departamentos da administradora

Marcelo Borges, diretor da ABADI, lembra que, mesmo não sendo considerado pessoa jurídica de direito privado, o condomínio possui diversas obrigações tributárias, cíveis, trabalhistas e fiscais.

"É fundamental estar bem assessorado por uma empresa administradora com capacidade de atualização e gestão para evitar prejuízos com penalidades e sanções administrativas", alerta.

E ainda emenda que a dinâmica condominial requer uma prestação de serviços que atenda a todas as situações - inclusive pessoas. Não se pode descartar a responsabilidade do síndico na gestão do relacionamento com condôminos e moradores.

"A administradora é uma aliada essencial na tarefa de cumprimentos das normas internas e demais previstas nas legislações. Tudo isso requer uma inteligência corporativa que sai da esteira das tarefas consideradas como sendo commodities", diz o diretor da ABADI.

Para dar conta de tudo isso, a maioria das administradoras possui de 6 a 12 setores organizados, todos com a incumbência de prestar um serviço eficiente ao síndico: 

1. Atendimento de condomínios
2. Departamento de Pessoal
3. Recursos Humanos
4. Contas a Pagar
5. Contas a Receber
6. Financeiro
7. Fechamento de pastas de prestação de contas
8. Contabilidade
9. Cobrança
10. Logística/expedição
11. Tecnologia da Informação e Operacional
12. Suprimentos: compras e cotações de produtos e serviços

Há administradoras que contam com outros departamentos além dos listados acima, como esses abaixo:

1. Relacionamento com clientes
2. Certificação digital
3. Novos negócios: capta parceiros para os condomínios
4. Marketing: desenvolve todos os comunicados, site e programação visual
5. Integração: garante que o novo cliente/condomínio seja bem compreendido e também aprenda o modus operandi da administradora

"Importante que síndico e demais condôminos tenham ciência da engrenagem para a qual uma administradora se submete para prestar com qualidade suas obrigações contratuais. Assim, será mais justa a análise de valor quando da entrega de uma tarefa ou trabalho, que servem justamente para tranquilizar a gestão condominial", explica Marcelo Borges.

Síndico e administradora: discutindo a relação

Segundo Joelma Virgens, síndica profissional em sete condomínios em Salvador, quando a administradora oferece todo o suporte ao síndico, este tem o caminho livre para exercer o que de fato se espera dele: a gestão do condomínio.

"O síndico é o comandante e a administradora, o leme, conduzindo o grande 'navio' que é o condomínio. Com essa parceria bem estabelecida, tudo funciona bem, em harmonia, proporcionando o bem-estar tão esperado por todos: condôminos, funcionários, prestadores de serviço", afirma a CEO da Aption Gestão Condominial, há mais de dois anos. 

Para Joelma, uma administradora eficiente é aquela que está ao lado do síndico, que o enxerga além do contrato, sabe o que ele precisa e se antecipa nas ações e orientações.

"Tem que haver aproximação entre síndico e administradora, alinhamento, confiança de ambas as partes, compartilhamento de informações com toda a gestão, inclusive conselho. Um bom atendimento, com retorno às solicitações, faz parte de uma prestação de serviço de excelência", afirma a síndica profissional.

Joelma aponta outros diferenciais de administradoras que colaboram para uma gestão mais produtiva e com mais resultados no condomínio:

• compreensão das dores do síndico no seu condomínio
• direcionamento, especialmente ao síndico de primeira viagem
• contato com os funcionários
• visitas periódicas ao condomínio 
• comunicação em linguagem acessível
• adaptação às tecnologias mais usadas pelos condôminos, como whatsapp

"Quando a administradora tem um posto avançado para fazer atendimento in loco, os condôminos se sentem amparados, se estabelece um canal mais aberto e há a possibilidade de explicar pessoalmente como funciona o site, o app, onde se tira a segunda via etc. O condômino deixa de ser mais um cadastro e ganha um rosto", diz Joelma Virgens. 

Muitas vezes o condômino tem dificuldade com o site da administradora, mas tem o whatsapp como o seu aplicativo mais usado. "Moldar-se ao cotidiano dos condôminos é um investimento necessário por parte das administradoras para facilitar a vida das pessoas", aponta.  

Atitude proativa de ambos os lados está entre os elementos fundamentais para uma gestão de resultados, segundo Pedro Kurpan, da Cipa: "Tanto síndico quanto administradora precisam se antecipar e acionar um ao outro para desenvolver sempre o melhor trabalho." 

Investimento em comunicação, sobretudo nos tempos atuais, é um dos segredos do sucesso para uma administradora de qualidade, defende Marcelo Borges, da ABADI. 

"Cada vez mais, a administradora deve se comunicar com o seu cliente, seja síndico, condôminos ou moradores. Todas as novidades devem ser comunicadas através dos canais disponíveis: mídias, e-mail, redes sociais, sites ou impressos. Assim haverá engajamento por parte da comunidade edilícia e até prevenção de problemas decorrentes do desconhecimento de alguma norma jurídica", justifica Borges.

Ele faz coro com Joelma quanto ao síndico, como representante do condomínio, estar ciente de todas as responsabilidades que o cargo envolve e poder avaliar com assertividade o trabalho da administradora, desenvolvendo uma parceria em prol dos mesmos objetivos.

"Quanto mais qualificado o síndico, melhor será a sintonia com a administradora, pois haverá um entendimento mais amplo do quanto ela entrega para exercer com esmero a sua função", afirma Borges.

• Fui eleito síndico. E agora?

Atualização tecnológica pelo condomínio é um ponto destacado por Pedro Kurpan para turbinar a gestão. "É fundamental que os condomínios cada vez mais usem a tecnologia disponível. Traz velocidade, transparência e segurança à administração."

Administradora: muito além da "boletagem"

As administradoras podem ser parceiras que efetivamente agregam valor ao condomínio, segundo Pedro Kurpan, gerente comercial da administradora Cipa.

"Um dos pontos principais é, de fato, a administradora ter um atendimento consultivo, saindo da 'boletagem', pagamento e prestação de contas. É ajudar a planejar, fazer a gestão das obrigações no ano, usar da sua expertise para ser um apoio verdadeiro ao síndico", explica.

De acordo com Kurpan, as administradoras agregam valor quando: 

• usam todos os recursos tecnológicos disponíveis para facilitar a vida do síndico
• deixam as informações mais democráticas e transparentes, em tempo real
• levam novos parceiros para os condomínios, proporcionando valorização patrimonial

Nos condomínios que administra, a Cipa já viabilizou parceria com empresa de delivery para instalação de armário inteligente, minimercado e vending machines, levando comodidade e segurança aos moradores, e consultoria de energia gratuita para reduzir custos.

"Essas ações valorizam o patrimônio e trazem economia para o condomínio. São pontos a serem explorados pelas administradoras que saem do convencional."

Fontes consultadas: Marcelo Borges (ABADI), Pedro Kurpan (Cipa), Inaldo Dantas (advogado), Joelma Virgens (síndica profissional).

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