Previsão Orçamentária Inteligente

Elaboração da previsão orçamentária está entre as atividades mais básicas, recorrentes e obrigatórias da gestão condominial. Consta no checklist da Assembleia Geral Ordinária de todo bom gestor.

Para que síndicos e administradoras aproveitem a oportunidade de elaborar uma previsão orçamentária inteligente e mais estratégica, nesta matéria vamos ajudá-los a sair do piloto automático implementando novas ideias e aprimorando práticas.

Os resultados? Obtenção de novas receitas, ajustes finos nas contas, alocação inteligente de recursos para benfeitorias e até alívio no bolso do condômino! Acompanhe o nosso portal e confira nas próximas semanas mais conteúdos dedicados às finanças no condomínio.

 Nesta matéria você vai ler: 

• Previsão orçamentária tradicional x inteligente
• Novas receitas para o condomínio
• Redução de custos: mão de obra
• Redução de custos: contratos
• Reflexão sobre as contas e ajustes
• Alocação inteligente de recursos

Previsão orçamentária tradicional x inteligente

Pelo menos um ou dois meses antes da Assembleia Geral Ordinária, síndico e administradora se reúnem para fazer a previsão orçamentária dos próximos 12 meses do condomínio, levar para aprovação da assembleia e estipular o valor da nova cota condominial.

Para Armando Siqueira Junior, gerente regional de atendimento da Lello Condomínios, fazer uma previsão orçamentária inteligente é conseguir sair desse básico que sempre foi Receita x Despesa da 'previsão orçamentária estática', que se resume a projetar ajustes anuais nas contas do condomínio com base na inflação, acordos coletivos e índices contratuais.

"Temos que ser mais ativos e refazer a previsão orçamentária imaginando o todo, pensando em como fazer a operação do condomínio mais enxuta usando a tecnologia, e trazer receitas para o empreendimento. É uma arte", diz Siqueira.

• Saiba como fazer a previsão orçamentária do condomínio
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Novas receitas para o condomínio

O que não falta hoje em dia aos condomínios são oportunidades para obter novas receitas, basta ter atitude mais proativa, estar antenado às novidades do mercado e identificar o que tem aderência ao seu empreendimento.

Claro que tudo vai depender do porte, da localização, das regras internas (que podem ser ajustadas!) e do que deseja o condômino. Veja o que está mais em alta:

• minimercados, loja de conveniência, feiras, lava-rápido etc: além da praticidade e conforto trazidos aos moradores, os serviços que atendem dentro do condomínio geralmente negociam o repasse de cerca de 3% a 5% do faturamento para o condomínio, que pode usar para a manutenção do espaço utilizado. Em um condomínio de 301 unidades da carteira de Armando Siqueira, entra "limpo" para o condomínio R$ 3 mil/mês com minimercado;
• utilização fracionada de áreas comuns: locação de espaços, como salão de festas, cinema etc por hora em dias de semana por moradores trabalhando em home office. Segundo Siqueira, é algo novo, que ficou mais forte com a pandemia;
• sustentabilidade da área comum: piscina, quadra de tênis, academia por exemplo, áreas com aulas de professores ou arrendadas por academias, têm a sua manutenção realizada e absorvida pelo prestador de serviço;
• coworking com gestão terceirizada e um percentual dos gastos com impressão, fotocopia, insumos pagos pelo morador são repassados para o condomínio;
• energia solar fotovoltaica: sem investimento, o condomínio começa a reduzir despesa com energia;
• pagamento da cota condominial via AME Digital (meio de pagamento): por meio da parceria firmada pela administradora Cipa, o condômino paga o boleto com créditos acumulado em compras via plataforma;
• aluguel de topo para antena de telefonia: a previsão de Pedro Cunha é que condomínios que nunca foram procurados no passado estarão na mira de empresas de telefonia para colocar antenas da novíssima tecnologia 5G. Um aluguel do tipo pode chegar a R$ 12 mil/mês;
• empena cega para locação publicitária: a depender da legislação local;
• exploração econômica de vagas de garagem: com a redução do uso de carro, as garagens estão ficando subutilizadas, principalmente aquelas com 2 ou mais vagas por unidade. Segundo Cunha, uma nova tendência em prédios bem localizados em ruas movimentadas é a exploração das garagens em horário diurno por empresa garagista e de noite os moradores usufruem normalmente. Precisa aprovar em assembleia;
• Locação da casa do zelador: especialmente em prédios antigos, encontram-se casas extremamente espaçosas, bem equipadas, que estão vazias, pois não é mais tão comum zelador morar no condomínio como antigamente. Para mudar o uso da área, é preciso aprovação de 2/3 dos condôminos, cuja recomendação de Pedro Cunha é pela assembleia aberta.

Redução de custos: mão de obra

O síndico profissional Pedro Cunha lembra que condomínio não é empresa e nem banco. "A previsão orçamentária deve ser feita de tal forma que o condomínio chegue ao final do ano gastando exatamente o previsto e arrecadado, sem exigir dos condôminos esforço extra para pagar as despesas ordinárias", afirma.

Por isso, o síndico deve ser incansável na busca de redução de custos. "Ele deve estar atento e ter um olhar mais apurado da operação do dia a dia do condomínio e ver onde é possível economizar, levando em consideração o que traz conforto e segurança para o morador", diz Claudio Affonso, da Cipa. 

Não é novidade que mão de obra é a mais custosa, representando de 55% a 60% das despesas ordinárias. "Não tem milagre. É difícil de disputar. Nesse caso, tem que ser repetitivo: para reduzir a conta, a melhor solução é portaria remota para os condomínios que têm condições para tal", afirma Armando Siqueira Junior, da Lello. 

Pedro Cunha também recomenda uma análise do quadro de pessoal e fazer alterações de acordo com as reais necessidades do empreendimento. A revisão de horas extras é uma boa medida também.

"Se a folha de pagamento está muito alta porque são funcionários antigos que oneram ou há um manutencista de tempo integral, sendo que a demanda é suprida duas vezes por semana, deve-se considerar um ajuste."

Redução de custos: contratos  

Embora esteja dentro da fatia menor (30%) das despesas ordinárias, o síndico deve dedicar especial atenção aos contratos de manutenção com prestadores de serviços fixos, como elevadores, bombas, CFTV, portões, interfones, pressurização, jardins etc.

Conceito de superquadra

Uma novidade que vem sendo aplicada pela Lello Condomínios é o conceito de superquadra: otimização de gasto com contratos de prestadores de serviços locais adotados por condomínios vizinhos atendidos pela administradora.

A Lello mapeia e monta a carteira de prestadores próximos à superquadra e negocia preço mais competitivo. Ganha-se dos dois lados:

1. condomínios são atendidos mais rapidamente e por um preço menor;
2. prestadores garantem um pool de clientes, com custo reduzido de deslocamento, logístico e de visita. 

"O conceito é novo e o projeto, embrionário. Começamos a aplicar na Vila Ipojuca e o intuito é replicar para toda nossa área de atuação", diz Armando Siqueira Junior.

No momento, a Lello está trabalhando para implantar a superquadra em um bairro planejado de uma incorporadora, em Pirituba, com um total de 25 torres (900 pessoas por torre), com 16 já entregues. 

Gestão de contratos - pontos de atenção e recomendações:

• entender e mapear as necessidades reais do condomínio;
• fazer somente contratações que atendam a essas necessidades;
• contratar empresas que façam diversos serviços: é mais barato do que ter vários contratos individuais, além de ser mais fácil de gerenciar;
• conhecer o preço médio praticado no mercado: se estiver pagando mais caro, negocie;
• atenção ao índice de reajuste: o IGP-M, adotado em muitos contratos, está nas alturas (28,94% em fevereiro/2021) e isso deve ser negociado com a empresa;
• renovações contratuais acontecem durante o ano inteiro, mas devem permanecer dentro da previsão orçamentária. "Esse é um ótimo argumento para negociação", diz o síndico profissional Pedro Cunha;
• cuidado com cláusulas de rescisão abusivas: o praxe são 30 dias e nunca deve ser superior a 12 meses, pois o condomínio vira 'refém' do prestador de serviço, recomenda o síndico profissional.

Pedro Cunha comenta que a pandemia de covid-19 abriu possibilidades de negociação. Como 2020 foi um ano atípico, com os condomínios segurando os gastos e buscando reduções de custos pela incerteza do cenário, ele conseguiu renegociar muita coisa.

Assista ao Workshop do Conexão SíndicoNet: "Previsão orçamentária em novos patamares"

Reflexão sobre as contas e ajustes   

Aproveitar esse momento de elaboração da previsão orçamentária para fazer um exercício de reflexão e aprimoramento é o pulo do gato, segundo Claudio Affonso, diretor de Negócios Condominiais da administradora Cipa.

"A previsão orçamentária se torna inteligente quando se tem um bom plano de contas como princípio básico e se olha para dentro e se questiona 'por que estamos gastando X em energia? como posso melhorar?'", diz.

Affonso explica que esse exercício é importante para detectar despesas imperceptíveis que vão surgindo ao longo do tempo, impactam nas contas e podem estar sendo bancadas pelo grupo de contas errado.

Exemplo: instalação de um ar-condicionado no salão de festas. Geralmente o custo previsto é da compra do aparelho, mas não se prevê o valor da instalação e o novo gasto recorrente da energia elétrica e manutenção.

"Deve-se fazer esse estudo e manter os investimentos e gastos dentro do centro de custo 'salão de festas'. Não é só alocar a receita do aluguel, mas também os gastos, investimentos e manutenções", ensina Affonso, que também é professor da ABADI no curso Finanças Condominiais.

Os síndicos devem contar com o apoio de suas administradoras para o monitoramento das contas ao longo do ano e fazer correções assim que detectar algo errado. Pelo site é possível ver facilmente onde há distorções. 

Claudio Affonso recomenda reuniões trimestrais entre o assessor do condomínio, síndico e conselho (se quiserem) para verificar as contas, eliminar distorções e trazer uma nova solução para problemas detectados.

Além desse tipo de ajuste contábil, o condomínio deve buscar no mercado o que há de novidade para implementar e reduzir os gastos.

Alocação inteligente de recursos

Com a economia conquistada a partir das ações e boas práticas listadas na matéria e a entrada de novas receitas, o síndico deve ter a máxima atenção para fazer uma alocação inteligente desses recursos.

Segundo Armando Siqueira, a preferência deve ser para manutenções, obras e trocas de equipamentos já previstas em um Plano Diretor, medida que poderá dispensar ou minimizar a arrecadação de fundos, aliviando o bolso dos condôminos. Com números e planejamento, o processo de convencimento do síndico e condôminos é natural.

"A entrada de uma nova receita recorrente, não sendo alocada em caixa ordinário, permite ao condomínio lançar fontes para obras que se pretende fazer. É possível projetar a sua realização ao fim de determinado período, planejar o seu início e pagamento parcelado com impacto zero ou reduzido para os condôminos", explica Pedro Cunha.

De qualquer forma, tudo que gera renda deve ser conversado em assembleia para haver definição do destino desse valor.

Erros que devem ser evitados:

• deixar o dinheiro "sobrando" na conta ordinária: corre-se o risco de ser absorvido no dia a dia.
• reduzir o valor da ordinária na cota condominial: pode parecer bom para o bolso do condômino, mas no momento em que uma das receitas deixa de existir, o "baque" do reajuste pode ser traumático. "É uma ilusão. Isso aconteceu com um condomínio que atendo, optaram em reduzir a cota, mas o contrato que gerava a receita não se renovou e foi preciso aumentar em 18% o valor", relata Cunha. 

Fontes consultadas: Armando Siqueira Junior (Lello), Claudio Affonso (Cipa), Pedro Cunha (síndico profissional).

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