Aplicativo para condomínio: o que levar em consideração na hora de escolher

O diálogo em condomínios está cada vez mais virtual. A internet possibilita não só uma facilidade e praticidade na comunicação, como também pode servir para melhorar a convivência entre os condôminos e ajudar os síndicos na gestão dos condomínios.

Desse modo, vários aplicativos foram desenvolvidos com o foco na gestão condominial e eles são bastante eficientes para manter a organização e otimização dos serviços.

Para te ajudar a escolher o melhor aplicativo para condomínio, preparamos um conteúdo completo que pode ajudar na tomada de decisão. Confira!

Quais são os benefícios de ter um aplicativo para condomínio?

Ao se utilizar de um meio eletrônico para dialogar com os moradores, o síndico consegue centralizar e organizar diversas comunicações em um só canal, minimizando, assim, o tempo gasto com o atendimento aos condôminos.

Atualmente, os melhores aplicativos disponibilizam ferramenta para envio e armazenamento de documentos e circulares, eliminando a necessidade de haver  um site do empreendimento, um fórum de discussão, grupos de whatsapp ou o envio de  e-mails em massa para todos os moradores.

A medida também beneficia os moradores, que não precisam guardar papéis em casa e podem acessar essas informações de qualquer lugar a partir dos seus smartphones.

Outro ponto positivo da interação virtual é que há sempre uma conversa sobre como está a vida em condomínio.

Isso gera maior transparência por parte do síndico, e os moradores podem expressar seus anseios e preocupações para com o condomínio, sem necessariamente ser no momento da assembleia. O síndico recebe esse feedback quase que em tempo real, o que colabora para uma gestão mais participativa.

O uso de votação por enquetes, por exemplo, para debater benfeitorias ou mudanças no condomínio também é cada vez mais comum nesses meios e ajudam a antecipar o que será votado na próxima assembleia.

Vale lembrar que a assembleia, porém, continua sendo o principal “ponto de encontro” dos moradores do condomínio – e é de lá que saem as decisões para valer. E desde a pandemia, a modalidade de assembleia virtual se consolidou, ou seja, mais um recurso online disponível que facilita a vida de todos.

Muitas administradoras de condomínios oferecem outros serviços online, como boletos para pagamento de cotas condominiais, reserva de áreas, consulta à pasta de prestação de contas entre outros. Algumas vão mais longe e oferecem a possibilidade de um morador optar por ser “zero papel”.

Nesses casos, há grande economia não só de papel (a natureza também agradece!), mas também de custos com cópia, manuseio, envio, motoboy etc, o que acaba sendo um ganho para todo o empreendimento.

Quais os cuidados necessários com esse tipo de ferramenta?

Caso o aplicativo para condomínio disponha de um fórum, ou local onde os condôminos consigam interagir entre si, é necessário estabelecer regras de uso, como:

• Vetar o uso de linguagens ofensivas;
• Não utilizar letras maiúsculas para escrever frases inteiras;
• Sempre utilizar o local correto para fazer perguntas.

Essas regras devem estar bem claras e de fácil acesso para quem acabou de chegar no app. Além disso, também é necessário ter um moderador nesse ambiente – alguém responsável por “colocar ordem” no local, caso alguém infrinja as regras do espaço.

Vale lembrar que insinuações/acusações sobre o caráter do síndico e de outros moradores do condomínio estão sujeitas às penalidades da lei, como se fossem ditas em qualquer outro ambiente.

Outra preocupação necessária é em relação à privacidade e segurança do local. Por isso é muito importante que o acesso, além de ser protegido por senha individual, possua algum tipo de mecanismo de aprovação antes que a pessoa possa se juntar ao grupo virtual – como um convite por link específico ou a permissão/aprovação do moderador.

O que considerar na hora de escolher um aplicativo para condomínio?

Antes de baixar todo e qualquer aplicativo de gestão condominial, é necessário ter em mente alguns objetivos para o uso dessa tecnologia.

Desse modo, abaixo separamos 3 dicas para você levar em consideração antes de começar a usar um app na gestão do condomínio.

1. Escolha um app que seja fácil e prático de usar

A primeira consideração que você deve se atentar é se o aplicativo é fácil e prático de usar, para que todos se engajem e usem da tecnologia, do contrário, será um desperdício de investimento (caso seja uma ferramenta paga).

Como a gestão deve ser transparente, não só o síndico pode ter acesso à conta do condomínio, mas o conselho e às vezes até a administradora também.

Outro ponto: é importante definir qual a função do aplicativo e, se for para ser usado pelos condôminos (como os apps de segurança), deve-se atentar ao perfil de moradores e como eles lidam com as tecnologias.

Ou seja, antes de contratar apps para o condomínio, faça testes e treinamentos, pois o intuito é facilitar e não dificultar.

2. Prefira um aplicativo que disponibilize histórico e transparência

É obrigação do síndico ou administradora prestar conta de tudo que acontece no condomínio e isso não é diferente quando se fala de aplicativos. Ou seja, é necessário que o app disponibilize histórico de transações e transparência para que o síndico se previna de contratempos.

Por exemplo: um condômino falta à assembleia e alega que não recebeu a convocação. Se tudo for online e pelo app do condomínio, o síndico pode puxar o histórico e mostrar que o condômino recebeu a convocação sim, ele só não prestou atenção na notificação. Atualmente, alguns aplicativos fornecem, inclusive, data e hora que um determinado comunicado foi visualizado por um usuário.

Além disso, outro benefício do armazenamento de dados dos aplicativos é a organização e redução de custos com impressão e papel, já que tudo vai ficar na nuvem.

Vale lembrar também que esse tipo de aplicativo é ideal para os condôminos terem acesso ao que está sendo feito e quais os próximos passos e eventos.

3. Observe a reputação do app

Como os aplicativos são produtos digitais, é essencial procurar saber mais informações sobre a performance deles. Ou seja, é necessário ver o que os outros usuários falam e quais os benefícios e dificuldades apresentadas por eles.

A nota e os comentários na loja de aplicativos (App Store ou Google Play) são uma boa referência da avaliação dos usuários sobre a qualidade dos aplicativos.

Assim, fica mais fácil ter uma noção da reputação do app e se ele é ideal para o condomínio.

“Uma forma de identificar se um aplicativo está realmente gerando um impacto positivo em seu condomínio, é olhar para a frequência de uso. Os condomínios que usam Nok Nox têm, em média, 70% dos moradores acessando o app pelo menos uma vez por semana”, diz Joaquim Venancio, Diretor de produto do QuintoAndar, empresa dona do aplicativo Nok Nox.

Exemplos de aplicativo para condomínio

Para te ajudar na curadoria de apps, abaixo separamos 4 aplicativos que podem te ajudar na gestão do condomínio. São eles:

1. NokNox

Com o objetivo de reinventar o padrão de comunicação entre residentes, visitantes, vizinhos, porteiros, seguranças e administradores de condomínios, o Nok Nox é um aplicativo que ajuda na gestão dos condomínios.

Com ele, é possível: reservar espaços, fazer a gestão de correspondências e encomendas, controle de acesso de visitantes, sistema de comunicação por mensagens, comunicados do condomínio em tempo real e registro de ocorrências e sugestões.

Outras funções do app Nok Nok são enquetes, diretório de documentos do condomínio, alertas de emergência e agendamento de mudanças.

Ou seja, o app funciona como um sistema de controle de acesso, comunicação e gestão predial. E tem versões disponíveis para Android e IOS com planos pagos e gratuitos. E para quem é cadastrado no portal SíndicoNet, tem isenção por 18 meses do plano plus do app. 

A Nok Nox possui também o programa de relacionamento Elite, voltado para síndicos profissionais, que oferece um desconto de 30% em cursos SíndicoNet Experts e, para os síndicos anunciantes do CoteiBem, desconto na compra de cotações, entre outros benefícios.

O app Nok Nok é um dos aplicativos mais bem avaliados pelos usuários.

2. Éleme

O Éleme é um aplicativo que ajuda na organização da gestão de manutenção e nas atividades de rotina dos condomínios. Com ele, é possível evitar custos inesperados de manutenções corretivas, minimizando os riscos de acidentes e garantindo mais segurança para o empreendimento.

Com uma equipe de engenharia junto à metodologia do app, a solução oferece auxílio aos síndicos e aos colaboradores para cumprir suas atribuições de manutenção no dia a dia do condomínio.

Ou seja, o app faz uma espécie de radiografia do condomínio e oferece um painel de controle para operação predial, aliada a central de engenharia que monitora e analisa tecnicamente as manutenções preventivas e corretivas.

3. Shielder

O app Shielder é uma plataforma inteligente, focada na segurança de condomínio.

Ou seja, com o aplicativo, é possível fazer a automação e controle de visitas, registro por biometria, controle das correspondências e encomendas, registrar ocorrências e furtos, falar com o porteiro em tempo real e ter acesso a relatórios, histórico e gestão dos usuários.

Seu uso é pago e o app está disponível para Android e iOS.

4. Plin Condomínios

A Plin Condomínios é uma startup especializada em auxiliar, principalmente administradoras, na gestão de condomínios por meio da tecnologia. 

Trata-se de um sistema de gestão completo com controle de receitas e despesas da administradora e geração de boletos, conciliação automática com integração para obtenção de extratos com os principais bancos do Brasil.

"Todas essas soluções são oferecidas de forma muito simples, intuitiva e com o objetivo de facilitar o dia a dia de quem necessita mexer em planilhas, ter acesso a dados com segurança e controle", afirma Wilson Poyer, CEO da startup. 

A empresa oferece, dentro da sua solução de gestão condominial, um aplicativo completo para moradores.

O app oferece um sistema sofisticado para monitoramento de encomendas com notificação ao morador, reservas de áreas comuns, comunicação centralizada, acesso aos boletos e acompanhamento da prestação de contas do condomínio. 

Funcionalidades de um aplicativo para condomínio

Veja abaixo alguns exemplos do que pode ser feito por meio de um aplicativo para condomínio e agilizar a vida na sua comunidade.

• Reserva de espaços, como salão de festas
• Registro de ocorrências online
• Criação e votação em enquetes
• Acesso à documentação, como convenção, regulamento interno, atas, plantas das unidades
• Cadastro de condôminos e funcionários
• Envio de comunicados por parte do síndico ou administração
• Envio de mensagens privadas ou para o grupo todo por parte dos moradores
• Comunicação direta com o síndico
• Networking com vizinhos
• Agenda de manutenções do condomínio
• Classificados de anúncios
• Indicação de prestadores de serviços
• Emissão de 2ª via de boleto
• Controle de acesso
• Consulta a balancetes e prestação de contas

Quais são os valores de aplicativos para condomínios ?

Existem basicamente 3 tipos de aplicativos para condomínios:

1. Apps gratuitos;
2. Apps atrelados ao sistema de gestão adotada pela administradora do condomínio;
3. Apps que são pagos, pois oferecem um maior nível de personalização ou um leque completo de serviços.

Desse modo, a maioria aposta em planos de assinatura. Por exemplo, existe o plano básico que oferece 5 serviços, o plano médio que oferece 7 tipos de serviços e o premium que oferece 10 serviços e mais algumas vantagens.

Assim, o valor das assinaturas variam de acordo com os serviços que estão disponíveis naquele nível. E, assim, fica mais fácil identificar em qual plano seu condomínio se enquadra.

Nesse sentido, existem planos de R$ 99,00 a R $2.000,00. Ou seja, o preço varia de acordo com as funcionalidades.

É importante ressaltar que alguns aplicativos oferecem uma versão gratuita por tempo indeterminado. 

Vale lembrar também que existem aplicativos que cobram uma taxa fixa independente das funcionalidades.

E é importante observar ainda que o custo-benefício é visível, já que um aplicativo oferece não só tecnologia, mas também inteligência, otimização, organização, segurança e praticidade.

A tecnologia vem para ajudar no dia a dia e é um investimento que sempre vale a pena. Basta saber escolher a melhor solução de acordo com a realidade do seu condomínio.

• Pensando em adotar um aplicativo para o seu condomínio? Use o CoteiBem!

Quer saber como explorar de forma eficiente um app de comunicação para condomínio? Assista ao nosso webinar em parceria com a Nok Nox:

Fontes consultadas: Joaquim Venancio (Nok Nox), Angélica Arbex (Lello Condomínios), Marcio Bagnato (Habitacional), Julio Herold (Predial), Lucio Braga (síndico profissional), Wilson Poyer (Plin Condomínios).