Desafios das administradoras de condomínio no atendimento ao síndico profissional
Diferenças nos perfis de síndicos moradores e síndicos profissionais demandam atendimento diferenciado pelas administradoras de condomínio, inclusive para evitar concorrência
Um complementa o outro, que nem pão e manteiga. No caso, síndicos e administradoras trabalham juntos pelo bem do condomínio. Mas, como acontece em muitas áreas correlatas, há pontos de tensão.
Engenheiros e arquitetos vivem entre tapas e beijos, e no mercado condominial as disputas e a união de esforços também se alteram.
A consolidação do síndico profissional acendeu a discussão sobre desempenho de papéis. De acordo com o Censo SíndicoNet 2024, o tempo de experiência do síndico profissional é relativamente elevado: acima de 4 anos de atuação para 62,1% dos participantes da pesquisa.
Ele conhece muito bem o terreno onde atua e acaba tomando a frente de tarefas que normalmente seriam feitas pela administradora.
As diferenças no perfil de síndicos moradores e profissionais se refletem no atendimento prestado pelas administradoras de condomínio para uns e para outros. Mas vários ajustes podem ser feitos, antes dessa relação profissional se tornar um casamento com traços de competição. É o que mostraremos nessa matéria.
Por que o atendimento da administradora de condomínios muda?
O síndico residente faz perguntas mais básicas, e também demanda mais a administradora. Ele pode ser um dentista, uma decoradora, um advogado aposentado, uma dona de casa e é natural que traga muitas dúvidas técnicas e espere um suporte grande por parte da administradora.
“Como já tem um embasamento maior, até 70% das demandas são resolvidas pelo próprio síndico profissional. Ele já conhece bem os trânsitos, como fazer e, principalmente, como cobrar. Por isso, quando é perguntada, a administradora precisa elaborar e pesquisar mais, estar amparada tecnicamente para responder”, afirma Nilton Savieto, síndico profissional.
Além de experiência e visão global do problema, o síndico profissional tem mais disposição para resolver questões difíceis. Já o síndico morador assume outra postura, com raras exceções.
Conforme Sérgio Meira, que já esteve dos dois lados do balcão, como administrador de condomínio e, hoje, síndico profissional, é comum o síndico morador dizer frases do tipo ‘Aceitei o cargo porque ninguém queria’; ‘Ah, eu não tenho tempo pra isso. Saio de casa às 7 da manhã e volto às 7 da noite’; ‘Não tenho conhecimento desse assunto, eu sou médico. Esse assunto técnico está muito fora da minha rotina.’
“Não tem como fazer milagre. Na pandemia, muitos síndicos moradores renunciaram. Não aguentaram a pressão do condomínio, que começou a cobrar muito porque passou a viver o dia a dia do prédio com mais plenitude, a identificar problemas, falhas, questões”, relembra Meira.
Para Omar Anauate, presidente da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), o síndico profissional está mais inteirado com os seus assuntos, com o que pode e não pode fazer.
Por ser um ente justamente contratado, o síndico profissional tem as mesmas responsabilidades de um síndico condômino, mas também tem a responsabilidade como empresa e como empreendedor de serviço também.
Para Anaute, não é questão de mais ou menos trabalho, apenas enfoques e demandas diferentes.
"O síndico morador traz muitas questões pessoais, questões de conflitos e de convivência entre vizinhos, justamente porque ele também é morador e não quer se envolver. Ele usa mais o suporte da administradora para as decisões técnicas, legais e para orientação. Mas por trazer essas outras questões, o síndico morador acaba sendo mais subjetivo, ao contrário do síndico profissional, que é mais objetivo”, compara o presidente da AABIC.
A linha tênue entre administradora e síndico profissional
O síndico profissional se coloca mais como uma pessoa à frente, de planejar as coisas para o condomínio, planejar investimentos em obras, atender aos condôminos em algumas demandas mais específicas, elevar inovação para o condomínio.
E a administradora, no dia-a-dia, fica muito com as funções operacionais, administrativas, financeiras, tributárias, com a burocracia do condomínio.
Pode acontecer de a administradora desempenhar funções que são legalmente do próprio síndico, seja morador ou profissional, por delegação de poderes.
O presidente da AABIC dá exemplos: fazer a previsão orçamentária do condomínio; cobrar as taxas dos condôminos e impor as multas devidas; realizar o seguro de edificação - todas são obrigações do síndico. A administradora faz a cotação, passa para o síndico e ele dá o ok para fechar, da mesma forma que ocorre a prestação de contas na assembleia.
“Você acaba sendo cobrado por essa orientação, esse tipo de obrigação, de rotina, de deveres no condomínio, que muitas vezes também fogem da sua alçada e da posição que gostaria de tomar em determinado assunto. Também temos que passar um traço ali, saber até onde podemos ir e compartilhar essa decisão com o síndico”, analisa Anauate.
Mais que o dia a dia, síndico profissional quer proatividade das administradoras de condomínio
O fato de trazer na bagagem o conhecimento técnico e, em muitos casos, a experiência em gerir diversos empreendimentos, faz com que as necessidades do síndico profissional sejam outras, além do dia a dia do caixa, como o controle da legislação e da documentação legal no condomínio.
Algumas coisas são mais críticas, como o AVS (Auto de Verificação de Segurança) e o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), exemplifica Nilton Savieto.
"Se tenho que renovar meu AVCB, solicito que a administradora prepare a papelada pelo menos com três meses de antecedência e já me tragam as empresas que podem fazer, com os devidos valores. Quando assumo um condomínio novo, com uma administradora, coloco as regras mais importantes, as entregas e prazos, assim como uma vistoria semestral”, conta o síndico profissional.
Para o síndico, ser proativo é um diferencial para as administradoras de condomínio. Nesse sentido, a administradora ideal é aquela que vai falar mês a mês sobre os gastos, informando, com exemplos concretos, como poderia ter gasto melhor ou alcançado melhores resultados se tivesse adotado determinada prática do mercado.
"Uma das administradoras com que trabalho, oferece uma pesquisa dos salários na região que mostra a média que se paga por funcionário x, y, z. Isso é uma coisa que quase ninguém faz”, comenta Savieto.
Claro que é muito difícil para a administradora ser proativa a todo tempo. Afinal, são mais de 200 atividades desenvolvidas, desde as demandas simples às mais complexas.
“A gente é muito mais reativo. Quando o prédio demanda alguma coisa, a gente vai atrás e resolve, vai fazer uma força-tarefa para entregar o que o síndico solicitou”, diz Anauate.
O síndico profissional pode e deve colaborar
Além de síndico profissional, Sergio Meira é engenheiro civil de formação. Ele conta que quando precisa fazer uma obra complicada no prédio que envolve Engenharia, como mexer na impermeabilização do prédio, depois fazer uma estrutura nova e um monte de outras coisas, ele não atribui a demanda para a pessoa que faz orçamentos na administradora.
"Por mais boa vontade que ela tenha, não vai conseguir absorver tudo que eu preciso. Prefiro pedir para uma empresa de engenharia elaborar um memorial descritivo e, então, faço a reunião com o prestador de serviço para passar mais detalhes, as minhas preocupações maiores e, dessa forma, chegar a um orçamento melhor para o condomínio.”
Então é preciso que esteja claro o limite, ou seja, até onde vai o atendimento e a prestação de serviços da administradora.
O diálogo entre síndico profissional e administradora de condomínio
Para administradora e síndico, o primeiro grande passo é enxergar o outro como parceiro, e não como concorrente. O parceiro é valorizado. E uma forma de conseguir que essa parceria renda frutos e seja duradoura, é estabelecendo o diálogo.
Fazer reuniões de alinhamento, uma reunião por mês, uma reunião por trimestre, por semestre, tomar o famoso cafezinho. É uma oportunidade de colocar alguma dificuldade e resolver. É um ganha-ganha, diz Meira.
“A gente troca informações e experiências com o objetivo de melhorar o atendimento, o serviço da administradora e o do síndico."
Para ele, uma pergunta boa que toda administradora de condomínio deve fazer ao seus síndicos é ‘O que eu posso fazer para melhorar para vocês?’.
"Tenho administradoras que me ligam, o próprio gerente, orientado pela diretoria, só para saber se está tudo bem. ‘Tem alguma coisa que eu posso ajudar? Estou te devendo alguma coisa?' E na conversa, sempre vai ter alguma coisa”.
Então, com o alinhamento próximo, nada escapa das coisas importantes. Conhecendo a necessidade do outro lado, fica mais fácil de ajustar.
Falar o que não agrada é importante
As reuniões periódicas de alinhamento são muito importantes para passar a limpo, deixar a relação mais clara, transparente, e isso inclui aquela “DR”.
Segio Meira comenta que sente falta de retorno. Quando liga para a administradora para falar com a gerente de atendimento, na grande maioria das vezes ela não atende na primeira ligação.
"Sei que é normal eu ligar e não ser atendido naquele primeiro momento, mas registro a urgência do assunto. Se não puder me dar o retorno em duas, três horas, ainda espero que ela justifique a ausência e dê um horário possível. Então, o retorno para mim é importantíssimo, mesmo que seja de outra pessoa que ajude a resolver o meu problema”.
Mostrar para o outro o que você não gosta é o princípio da Comunicação Não-Violenta.
‘Quando você fez isso, você não me agradou por tais razões, e pareceu que eu não sou importante e o meu problema não é importante pra vocês. Deu a impressão de que vocês são desorganizados’. É importante que saibam, porque às vezes é apenas um ajuste a ser feito.
Confira abaixo o webinar SíndicoNet sobre Comunicação Não-Violenta:
Nesse processo de diálogo, um tira o melhor do outro. No final das contas, quem ganha com tudo isso é o condomínio.
Como escolher a administradora que prestará o melhor atendimento
Uma remuneração que caiba no bolso do condomínio, e como é cobrada, é só o primeiro passo da lista na hora de escolher a administradora como parceira que irá prestar o melhor atendimento ao síndico profissional. Vamos aos pontos mais importantes:
- O que oferece em termos de estrutura?
- Tem um departamento pessoal que possa ajudar?
- Como se organiza o pessoal do administrativo?
- Qual é a forma de trabalho do gerente para atender ao condomínio?
- Quais demandas atendem?
- Trabalha com um escritório jurídico?
- Oferece departamento de engenharia?
- O que tem em termos de sistemas e tecnologias para disponibilizar ao síndico?
- Como administra a inadimplência?
“A gente trabalha com as contas muito justas hoje e não tem gordura para nada. Um inadimplente já faz diferença. Por isso, vejo também como a administradora trabalha esse ´ponto”, ressalva Savieto.
A relação vai depender muito do síndico sentar e conversar, e deixar claro suas necessidades de atendimento e o que ele espera da administradora. Como se faz ao contratar um gestor predial, dizendo o que se espera na função, conforme o tipo de administração, na área de pessoal, na área operacional, na área de manutenção, em cada uma das áreas.
Um alinhamento que vale para os dois lados, pois é fundamental saber o que a administradora espera e precisa de seu cliente para desenvolver o melhor trabalho possível.
Confira agora um conteúdo sobre a relação colaborativa entre administradoras de condomínio e síndicos profissionais nesta matéria.
Fontes consultadas: Nilton Savieto (síndico profissional), Sergio Meira (síndico profissional) e Omar Anauate (presidente da AABIC).
